安委会档案管理制度

PAGE安委会档案管理制度一、总则（一）目的为加强安委会档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在安全生产工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司安委会及各成员单位在安全生产工作中形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：安委会档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映安全生产工作的实际情况，数据准确可靠。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）安委会职责1.负责制定和修订安委会档案管理制度，明确档案管理的要求和标准。2.组织开展安全生产工作，形成各类档案资料，并及时移交档案管理部门。3.对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合制度要求。（二）档案管理部门职责1.负责安委会档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.建立健全档案管理制度，完善档案管理设施，确保档案安全。3.对档案进行分类、编号、编目等工作，编制档案检索工具，提高档案利用效率。4.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。（三）各成员单位职责1.负责本单位安全生产工作中形成的档案资料的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，提供档案资料的相关信息，协助做好档案管理工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.安全生产法律法规及标准档案：包括国家和地方有关安全生产的法律法规、规章、标准等文件。2.安委会文件档案：安委会发布的各类文件、通知、决议等。3.安全生产会议档案：安委会组织召开的各类会议记录、纪要等。4.安全生产检查档案：包括日常检查、专项检查、季节性检查等记录和报告。5.安全生产隐患排查与治理档案：隐患排查记录、治理方案、整改报告等。6.安全生产教育培训档案：员工培训计划、培训记录、考核成绩等。7.安全生产事故档案：事故报告、调查处理文件、事故统计分析等。8.安全设施设备档案：安全设施设备的设计、安装、调试、运行、维护等资料。9.应急管理档案：应急预案、应急演练记录、应急救援物资清单等。10.其他档案：与安全生产工作相关的其他文件、资料等。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别+顺序号”的方式，例如：2023AJ001，其中“2023”表示年度；“AJ”表示安委会档案类别；“001”表示该类别档案的顺序号。四、档案收集与整理（一）收集范围1.安委会及各成员单位在安全生产工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、记录等。2.上级主管部门下发的与安全生产相关的文件、通知、通报等。3.外部单位提供的与安全生产有关的资料、协议等。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将工作中形成的档案资料移交档案管理部门，不得积压或擅自销毁。2.档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.电子文件应同时移交纸质文件，并确保电子文件与纸质文件内容一致。（三）整理要求1.档案管理人员按照档案分类标准对收集到的档案资料进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案目录清单。3.剔除重复、无效的档案资料，确保档案的精炼和准确。4.对破损、褪色的档案资料进行修复或复制，保证档案的完整性。五、档案归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案资料应及时归档，归档时间不得超过次年第一季度。2.归档的档案应按照类别和编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。3.建立档案索引目录，便于快速查找和利用档案。（二）保管期限1.安全生产法律法规及标准档案、安委会文件档案、安全生产会议档案等永久性保存。2.安全生产检查档案、安全生产隐患排查与治理档案、安全生产教育培训档案等保存期限为10年。3.安全生产事故档案保存期限为长期。4.安全设施设备档案、应急管理档案等保存期限为该设施设备或应急管理工作结束后10年。（三）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。3.档案应存放在专用的档案架上，排列整齐，便于查找和利用。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅安委会档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可查阅。2.涉及重要机密的档案，需经安委会主任审批后方可查阅。3.外部单位查阅安委会档案，需持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并登记复印或摘录的内容、用途等信息。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用范围1.为公司安全生产决策提供参考依据。2.用于安全生产工作的总结、分析和评估。3.作为安全生产培训、教育的教材。4.满足外部单位对公司安全生产情况的了解需求。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保存价值与保管期限相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、安委会成员及相关业务部门人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考档案保管期限表，结合实际情况进行鉴定。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的客观性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经安委会主任审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁过程中，应填写《档案销毁记录》，记录销毁档案的名称、数量、时间、地点等信息，由监销人员签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立安委会档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.将纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.利用档案管理信息系统对档案进行分类、编号、编目、检索等管理。3.实现档案信息的在线查阅和利用，提高档案利用效率。（三）信息化安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露。