档案三重一大制度

PAGE档案三重一大制度一、总则（一）目的为进一步加强公司档案管理工作，规范档案管理流程，确保公司重大决策、重要干部任免、重大项目安排和大额度资金使用（以下简称“三重一大”）相关档案资料的完整、准确、系统和安全，提高档案管理水平，为公司发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构在“三重一大”事项处理过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则“三重一大”档案资料应如实反映决策过程和执行情况，保证档案内容的真实性和完整性。3.集中统一原则公司设立专门的档案管理部门，对“三重一大”档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善“三重一大”档案管理的具体办法和操作规程。2.负责接收、收集、整理、保管“三重一大”档案资料，建立健全档案数据库，实现档案的信息化管理。3.对“三重一大”档案资料进行分类、编目、装订，确保档案的系统性和规范性。4.开展档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序处理过期或不再需要保存的档案。5.提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理查阅、借阅手续，确保档案的安全和保密。6.定期对“三重一大”档案管理工作进行检查、评估，总结经验，发现问题及时整改。7.负责与上级档案管理部门及其他相关部门的沟通协调，做好档案管理的业务指导和培训工作。（二）业务部门职责1.负责本部门在“三重一大”事项处理过程中形成的各类档案资料的收集、整理和初步立卷工作，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确归档，对归档资料的真实性、完整性负责。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅工作，按照规定提供相关资料。4.协助档案管理部门开展档案的鉴定、销毁工作，提供相关鉴定意见。（三）分管领导职责1.负责指导、监督本部门及下属单位的“三重一大”档案管理工作，确保档案管理工作符合公司制度和相关法律法规要求。2.协调解决档案管理工作中出现的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。3.对提交公司决策的“三重一大”事项档案资料进行审核，确保决策依据充分、程序合规。（四）主要领导职责1.全面领导公司“三重一大”档案管理工作，将档案管理工作纳入公司整体发展规划，保障档案管理工作所需的人员配备、经费投入等资源。2.审批“三重一大”档案管理制度及相关操作规程，对档案管理工作的重大事项做出决策。3.定期检查公司“三重一大”档案管理工作情况，对档案管理工作给予指导和支持。三、“三重一大”事项分类及档案内容（一）重大决策1.公司发展战略规划规划编制过程中的调研分析报告、专家论证意见、征求意见函及反馈意见汇总等。公司发展战略规划的正式文本、决议文件等。2.年度经营计划年度经营计划制定过程中的市场分析报告、财务预算草案、各部门工作计划等。年度经营计划的审批文件、调整记录等。3.重大改革方案改革方案的起草说明、可行性研究报告、风险评估报告等。改革方案的审议记录、决策文件及实施过程中的相关文件。（二）重要干部任免1.干部选拔任用干部选拔任用工作方案、职位说明书、任职资格条件等。民主推荐、考察、公示等环节的相关材料，包括推荐票、考察报告、公示结果等。干部任免审批表、任职文件、谈话记录等。2.干部考核评价干部考核评价制度、考核方案。年度考核、任期考核等各类考核材料，包括考核指标完成情况、民主测评结果、综合评价意见等。干部奖惩决定及相关材料。（三）重大项目安排1.项目立项项目立项申请报告、可行性研究报告、环境影响评价报告等。项目立项审批文件、项目建议书及批复等。2.项目招投标招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。招投标过程中的相关会议记录、合同谈判纪要等。3.项目实施项目实施方案、项目进度报告、质量检验报告、安全检查记录等。项目变更记录、项目验收报告及相关文件。（四）大额度资金使用1.资金预算年度资金预算编制说明、预算报表、资金平衡表等。资金预算的审批文件、调整记录等。2.重大资金支出资金支出申请报告、项目可行性分析报告、资金使用计划等。资金审批流程中的相关文件，包括审批意见、会议纪要等。资金支付凭证、财务审计报告等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各业务部门应在“三重一大”事项完成后，及时将相关档案资料收集齐全，确保档案内容完整。2.收集的档案资料应包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等各种形式，保证档案信息的多样性。3.对于重要的会议记录、决议文件等，应收集原始记录或正式文本，不得擅自修改或伪造。（二）整理方法1.档案管理部门按照档案分类标准，对收集到的“三重一大”档案资料进行分类整理。2.对纸质档案进行编号、编目、装订，编制档案目录，便于查阅和管理。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。4.对于声像资料，应进行整理、标注，与纸质或电子档案建立关联，便于查找和使用。五、档案保管与保护（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管期限1.“三重一大”档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为永久、长期和短期。2.涉及公司核心机密、重大历史事件、重要决策依据等档案应永久保存；涉及公司重要业务活动、重要干部任免等档案应长期保存，期限一般为30年；其他一般性档案可短期保存，期限一般为10年。（三）保护措施1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.定期对档案进行检查、清点，及时发现和处理档案损坏、丢失等问题。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。4.对电子档案进行定期备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅“三重一大”档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审核后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，安排专人负责查阅，并在指定地点进行查阅，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，由档案管理人员进行核对、清点。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅“三重一大”档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人审核后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，办理借阅手续，借阅人员应在借阅期限内归还档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。（三）外部查阅与借阅1.外部单位因工作需要查阅或借阅公司“三重一大”档案资料的，应出具单位介绍信，注明查阅或借阅的目的、内容等，经公司分管领导批准后，由档案管理部门办理相关手续。2.外部查阅或借阅档案时，应按照公司规定的查阅、借阅流程进行，并由档案管理部门安排专人陪同，确保档案信息安全。3.外部单位如需复制档案资料，应经公司分管领导批准，并按照规定办理复制手续，复制的档案资料应加盖公司档案管理部门印章。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务人员、审计人员等组成，负责对“三重一大”档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定，确定是否继续保存、销毁或延长保管期限。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无关文件等，应予以销毁。3.对涉及公司商业秘密、个人隐私等不宜公开的档案，应按照保密规定进行处理。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，报公司分管领导批准。2.档案管理部门根据批准的销毁意见，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、保管期限等。3.档案销毁应在指定地点进行，