敬老院档案室管理制度

PAGE敬老院档案室管理制度一、总则（一）目的为加强敬老院档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理水平，更好地服务敬老院各项工作，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于敬老院档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录等的收集、整理、保管、利用等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案室对敬老院的各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则：档案应如实反映敬老院的工作活动和历史面貌，确保档案信息的真实可靠。3.完整性原则：全面收集和整理与敬老院工作相关的各类档案，保证档案内容的完整无缺。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善敬老院档案管理制度。2.负责集中统一管理敬老院的各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理的效率和水平。4.负责档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的实体安全。5.开展档案的开发利用工作，为敬老院的各项工作提供档案信息服务，积极配合有关部门查阅档案。6.定期对档案进行鉴定和销毁，对失去保存价值的档案按照规定程序进行处理。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全院人员的档案意识和档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件、资料、记录等的收集、整理和归档工作，并定期移交档案室。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案工作的顺利开展。3.积极配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，按照规定程序办理档案借阅手续。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的各类文件、通知、指示等。2.敬老院制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等。3.敬老院与外部单位签订的合同、协议、合作项目等文件。4.敬老院在工作中形成的各类会议记录、纪要、决议等。5.敬老院工作人员的人事档案、工资档案、考核档案等。6.敬老院的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。7.敬老院的医疗档案，包括老人的病历、体检报告、护理记录等。8.敬老院的设施设备档案，包括设备购置合同、安装调试记录、维修保养记录等。9.敬老院组织开展的各类活动的文件、照片、视频等资料。10.其他与敬老院工作相关的有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门产生的文件、资料、记录等进行收集整理，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况应及时进行修复或复制。3.对电子文件应进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类、医疗管理类、设施设备管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，确保档案目录的准确完整。4.装订：对纸质档案进行装订时，应注意保持文件的顺序和完整性，避免损坏文件。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于档案的保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件良好的房间作为保管场所，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管要求1.档案应分类存放，不同类别的档案应分开存放，避免混淆。2.档案应按照编号顺序排列上架，便于查找和利用。3.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。5.做好档案的温湿度记录，根据温湿度情况及时采取相应的措施，确保档案保管环境的适宜。（三）档案的数字化1.为提高档案管理效率和利用水平，逐步推进档案的数字化工作。2.按照国家有关档案数字化的标准和规范，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等工作，建立档案数字化数据库。3.加强对数字化档案的管理，确保数字化档案的安全存储和有效利用。五、档案的利用（一）利用范围1.敬老院内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。4.其他经敬老院批准的查阅档案的情况。（二）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将《档案查阅申请表》提交档案室，档案室根据申请内容进行审核，符合查阅条件的，予以批准。3.查阅人员凭有效证件到档案室查阅档案，查阅时应在档案室工作人员的陪同下进行，不得擅自翻阅、抽取、涂改、复制档案。4.需要复印档案的，应经档案室工作人员同意，并按照规定的程序进行复印。5.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和利用。2.查阅档案应遵守档案管理制度，不得擅自扩大查阅范围或泄露档案内容。3.档案原件一般不得外借，如有特殊情况需要外借的，应经敬老院领导批准，并办理相关手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行科学合理的鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.查阅档案目录和相关文件，了解档案的形成背景和保管期限。2.对档案的内容进行分析，判断其是否具有保存价值。3.征求相关部门和人员的意见，综合考虑档案的利用情况和现实需求。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报敬老院领导批准。2.编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。3.按照规定的程序进行销毁，销毁时应指定专人负责监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程和相关法律法规。（二）认真履行档案管理职责，做好档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范有序。（三）严格遵守档案管理制度，保守档案机密，不得擅自泄露档