干部档案室管理制度

PAGE干部档案室管理制度一、总则（一）目的为加强干部档案室管理，确保干部档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织干部档案室的管理工作，包括干部档案的收集、整理、保管、查阅、转递等环节。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案应如实反映干部的真实情况，确保档案内容的真实性和准确性。2.完整性原则：全面收集干部各个方面的材料，保证档案材料的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保干部档案信息不泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案管理工作，保证管理工作的规范化。二、档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置设立专职档案管理人员，负责干部档案室的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责干部档案的收集、整理、鉴别、归档、保管和统计等工作。2.严格执行档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.负责档案库房的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。4.按照规定的程序和权限，为有关部门和人员提供档案查阅服务。5.负责档案的信息化管理工作，建立健全档案信息数据库，提高档案管理的效率和水平。6.定期对档案管理工作进行总结和分析，及时发现问题并提出改进措施。7.完成领导交办的其他有关档案管理的工作任务。三、档案收集（一）收集范围1.履历材料：干部的个人基本情况、工作经历、学历学位等方面的材料。2.自传材料：干部本人撰写的反映个人经历、思想变化等情况的材料。3.鉴定、考核、考察材料：干部的年度考核、任职考察、专项考察等方面的材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：干部的学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等材料。5.政审材料：干部的政治历史情况审查、入党入团审查等方面的材料。6.党团材料：干部的入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表等党团材料。7.奖励材料：干部获得的各种奖励的表彰决定、奖励证书等材料。8.处分材料：干部受到党纪政纪处分的决定、处分审批表等材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：干部的工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批表等材料。10.其他可供组织参考的材料：如干部的个人述职报告、工作总结、调研报告等材料。（二）收集要求1.各部门应及时将涉及干部的相关材料收集整理后移交干部档案室。2.收集的材料应真实、完整、有效，符合档案管理的要求。3.对收集的材料要进行认真鉴别，剔除不应归档的材料。（三）收集程序1.各部门确定专人负责材料的收集工作，并定期将收集的材料移交干部档案室。2.干部档案室收到移交的材料后，应及时进行登记，并对材料进行初步审核。3.对审核合格的材料，按照档案整理的要求进行分类、排序、编目等工作。四、档案整理（一）整理原则1.遵循干部档案的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系。2.便于档案的保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照干部档案的内容，分为履历类、自传类、鉴定考核考察类、学历学位培训专业技术职务（职称）类、政审类、党团类、奖励类、处分类、工资任免出国（境）类等十大类。2.排序：每一类档案材料按照时间顺序进行排列。3.编目：对每一份档案材料进行编号、编目，填写档案材料目录。4.装订：将每一类档案材料按照编目顺序进行装订，形成档案卷宗。（三）整理要求1.整理档案时，应认真核对档案材料的内容，确保材料的真实性和准确性。2.档案材料应齐全完整，不得遗漏重要材料。3.整理后的档案应符合档案管理的规范要求，便于查阅和利用。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。4.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制。5.严格遵守档案库房的安全管理制度，严禁无关人员进入库房。（三）档案信息化管理建立干部档案信息数据库，将档案材料的内容录入数据库，实现档案信息的电子化管理。同时，要做好档案信息数据库的安全保密工作，防止信息泄露。六、档案查阅（一）查阅范围1.本公司/组织内部因工作需要查阅干部档案的。2.上级主管部门因工作需要查阅干部档案的。3.司法机关因办案需要查阅干部档案的。（二）查阅程序1.查阅人应填写《干部档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.《干部档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报干部档案室负责人审批。3.干部档案室负责人根据审批意见，确定是否提供查阅服务，并安排专人负责查阅工作。4.查阅人应在指定的地点查阅档案，查阅时不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。5.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还干部档案室，并在《干部档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅要求1.查阅干部档案必须严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.查阅档案的人员必须是经过授权的人员，其他人员不得查阅。3.查阅档案应按照规定的程序进行，不得擅自扩大查阅范围。七、档案转递（一）转递范围1.干部工作调动、职务变动等需要转递档案的。2.干部退休、离职等需要转递档案的。3.其他需要转递档案的情况。（二）转递程序1.干部所在部门填写《干部档案转递申请表》，注明转递原因、转递单位等。2.《干部档案转递申请表》经所在部门负责人签字同意后，报干部档案室负责人审批。3.干部档案室负责人根据审批意见，开具《干部档案转递通知单》，并将档案密封后通过机要交通或专人送交给接收单位。4.接收单位收到档案后，应在《干部档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时将回执寄回干部档案室。（三）转递要求1.档案转递应严格按照规定的程序进行，确保档案的安全和完整。2.转递档案时，应填写《干部档案转递登记表》，详细记录档案转递的情况。3.接收单位应及时核对档案内容，如发现问题应及时与干部档案室联系。八、档案保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.查阅档案的人员必须签订保密协议，承诺不泄露档案内容。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应采取特殊的保密措施。（二）安全制度1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全设施，如防火报警器、防盗门窗等。2.定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时整改。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。（三）应急处置制定档案安全应急预案，明确应急处置的程序和措施。一旦发生档案安全事故，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，最大限度地减少损失。九、档案统计与鉴定（一）档案统计建立档案统计制度，定期对档案的数量、种类、整理情况、查阅利用情况等进行统计分析，为档案管理工作提供数据支持。（二）档案鉴定1.定期对档案进行鉴