通信维护档案管理制度

PAGE通信维护档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司通信维护档案管理，确保通信网络的安全稳定运行，提高维护工作效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与通信维护档案管理相关的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.真实性原则：通信维护档案应如实反映通信网络的维护情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：涵盖通信网络从建设到运行维护全过程的各类文件资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：档案的形成、整理、存储、检索、利用等环节应遵循统一的规范和标准。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、网络安全等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善通信维护档案管理制度，并监督执行。2.组织开展通信维护档案的收集、整理、归档、保管、检索、利用等工作。3.定期对档案管理工作进行检查和评估，提出改进措施。4.负责与外部档案管理机构的沟通与协调，确保档案管理工作符合相关法律法规要求。（二）维护部门职责1.负责本部门通信维护档案的日常收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门。3.在通信维护工作中，严格执行档案管理制度，妥善保管和使用档案资料。（三）相关人员职责1.通信维护人员在工作过程中，应及时记录维护工作情况，形成原始档案资料，并按照规定进行整理和移交。2.档案管理人员应具备专业的档案管理知识和技能，认真履行档案管理职责，确保档案管理工作的规范、高效。三、档案的分类与编号（一）分类通信维护档案分为以下几类：1.网络建设档案：包括通信网络规划、设计文件，工程建设合同、协议，设备采购清单，工程验收报告等。2.设备档案：涵盖各类通信设备的产品说明书、技术手册、维护手册，设备安装调试记录，设备运行日志，设备维修记录，设备报废审批文件等。3.线路档案：包含通信线路的路由图、敷设记录，线路测试报告，线路维护记录，线路改造方案及记录等。4.业务档案：如通信业务开通、变更、注销记录，业务故障处理记录，用户投诉及处理情况记录等。5.应急处理档案：有关通信网络应急预案，应急演练记录，突发事件处理报告等。6.其他档案：与通信维护工作相关的其他文件资料，如会议纪要、培训资料、技术交流文件等。（二）编号为便于档案的管理和检索，对每类档案进行编号。编号采用数字与字母相结合的方式，具体规则如下：1.网络建设档案：以“NJ”开头，后面依次为年份、项目序号，如NJ2023001。2.设备档案：以“SB”开头，再加上设备类别代码（如交换机为JH，路由器为LY等）、设备型号及编号，如SBJH01001。3.线路档案：以“XL”开头，接着是线路类型代码（如光缆为GL，电缆为DL等）及线路编号，如XLGL001。4.业务档案：以“YW”开头，按照业务类别及时间顺序编号，如YWKT2023001（表示2023年第1次业务开通记录）。5.应急处理档案：以“YJ”开头，加上应急事件类型代码（如自然灾害为ZR，网络攻击为GJ等）及事件序号，如YJZR2023001。6.其他档案：以“QT”开头，根据档案内容进行流水编号，如QT2023001。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案收集责任人，负责及时收集本部门产生的通信维护档案资料。2.通信维护人员在完成一项工作任务后，应在规定时间内将相关档案资料提交给部门收集责任人。3.对于外部单位提供的与通信维护相关的文件资料，如设备供应商的技术支持文件、合作单位的业务往来文件等，由相关业务部门负责收集。（二）整理1.收集到的档案资料应进行分类整理，确保同一类档案资料齐全、完整。2.对每份档案资料进行编号，并填写档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对档案资料中的文件进行排序，一般按照文件形成的时间顺序排列，重要文件在前，次要文件在后。4.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。五、档案的归档与保管（一）归档1.各部门整理好的档案资料，应定期移交至档案管理部门进行归档。2.档案管理部门在接收档案时，应对档案资料进行认真核对，确保档案的准确性和完整性。3.对归档的档案资料，按照分类和编号顺序进行存放，并建立相应的档案索引目录，便于查找和管理。（二）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持适宜的温度、湿度，定期进行清洁和消毒，防止档案受损。3.对电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，并建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、检索和管理。4.档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。六、档案的检索与利用（一）检索1.建立完善的档案检索体系，提供多种检索方式，如按编号检索、按类别检索、按关键词检索等，方便档案管理人员和使用人员快速查找所需档案。2.档案管理部门应定期更新档案索引目录，确保索引信息的准确性和及时性。3.对于电子档案，应利用电子档案管理系统的检索功能，提高检索效率。（二）利用1.公司内部人员因工作需要查阅通信维护档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.涉及公司商业秘密、网络安全等敏感信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。5.公司外部单位因特殊原因需要查阅通信维护档案时，应按照国家有关法律法规和公司相关规定，办理查阅审批手续。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对通信维护档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门、维护部门及相关技术专家组成，负责对档案进行鉴定。3.鉴定小组根据档案的内容、性质、时间等因素，综合评估档案的保存价值，提出鉴定意见。（二）销毁1.对已失去保存价值的档案，经档案鉴定小组审核批准后，进行销毁处理。2.档案销毁前，应编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量等信息，经档案管理部门负责人和公司分管领导签字确认。3.档案销毁