审计局档案收集制度

PAGE审计局档案收集制度一、总则（一）目的为加强审计局档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在审计工作及各项事业发展中的作用，特制定本档案收集制度。（二）适用范围本制度适用于审计局机关各科室、下属事业单位及全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案的收集工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则审计局档案实行集中统一管理，由局办公室档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则各部门和工作人员应按照档案形成规律和特点，及时、全面、准确地收集各类档案，保证档案内容的完整性和真实性，能够客观反映审计工作的全过程。3.同步收集原则档案收集工作应与审计业务工作同步进行，做到各项审计活动开展到哪里，档案收集工作就延伸到哪里，确保档案的时效性和关联性。4.便于利用原则档案收集工作要充分考虑档案利用的需求，以方便查阅和使用为出发点，对档案进行科学分类、编号和整理，提高档案的检索效率和利用价值。二、档案收集范围（一）审计业务档案1.审计项目立项文件包括审计项目计划、立项审批表、审计通知书等，记录审计项目的来源、依据和基本情况。2.审计工作方案明确审计目标、范围、内容、方法、步骤和人员分工等，是指导审计工作实施的重要文件。3.审计证据材料涵盖审计过程中获取的各种证明材料，如会计凭证、账簿、报表、合同协议、会议记录、函证回函等，是支持审计结论的关键依据。4.审计工作底稿详细记录审计人员实施审计程序的过程和结果，包括审计事项、审计步骤、审计发现的问题及相关证据等，是形成审计报告的基础。5.审计报告及相关资料审计报告正文、审计决定书、审计移送处理书、被审计单位反馈意见及整改情况等，反映审计工作的最终成果和对审计事项的处理意见。6.后续跟踪审计资料对审计决定执行情况和整改情况进行跟踪检查所形成的文件材料，如跟踪审计通知书、跟踪审计工作记录、整改报告等，确保审计成果的有效落实。（二）行政管理档案1.综合管理文件局党组会议、局长办公会议、局务会议等各类会议记录、纪要、决议；局年度工作计划、总结、报告；上级机关下发的涉及审计工作的各类文件、指示、通知等。2.人事管理文件干部任免文件、人员调配文件、工资福利文件、考核奖惩文件、教育培训文件等，反映审计局人事管理工作的全过程。3.财务管理文件财务预算、决算报表、财务收支凭证、经费报销审批文件、固定资产管理文件等，记录审计局财务活动和资产管理情况。4.后勤管理文件办公设施采购、维修、使用文件，车辆管理文件，办公用品管理文件，安全保卫文件等，保障审计局日常工作的正常运转。5.信息化管理文件信息化建设规划、方案、制度；信息系统开发、维护、升级文件；网络安全管理文件；数据备份与恢复文件等，适应审计工作信息化发展的需要。（三）其他档案1.荣誉奖励档案审计局获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌、奖状等实物及相关表彰文件，记录审计局的工作成绩和社会荣誉。2.声像档案反映审计工作重要活动、重大事件的照片、录音、录像等资料，具有直观性和形象性，能生动展现审计工作场景。3.实物档案审计工作中形成的具有保存价值的各类实物，如审计标志、印章、纪念品等，作为审计历史的见证。三、档案收集职责分工（一）办公室档案管理部门1.负责制定档案收集工作的具体计划和实施方案，明确收集范围、时间要求、质量标准等。2.指导和监督各部门的档案收集工作，定期检查档案收集情况，及时发现和解决存在的问题。3.负责接收和集中管理全局各类档案，对收集到的档案进行初步整理和分类，确保档案的完整性和规范性。4.建立档案收集工作台账，详细记录档案的收集来源、时间、数量、移交人等信息，便于跟踪和查询。（二）各业务科室1.负责本科室审计业务档案及行政管理档案的收集工作，指定专人负责档案的整理和移交。2.在审计项目实施过程中，按照档案管理要求，及时收集、整理各类审计资料，确保档案的真实、完整和有效。3.配合办公室档案管理部门做好档案的审核和整理工作，对档案管理部门提出的问题及时进行整改和补充。4.负责向办公室档案管理部门移交本科室已完成项目的档案，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）下属事业单位1.参照本制度，负责本单位各类档案的收集工作，并按照要求定期向审计局办公室档案管理部门移交档案。2.接受审计局办公室档案管理部门的业务指导和监督检查，不断完善本单位的档案收集工作。四、档案收集程序（一）文件材料形成部门收集1.各部门在工作过程中形成的文件材料，由承办人员按照档案收集范围和整理要求，及时进行收集和整理。2.承办人员应将办理完毕的文件材料进行分类，剔除无关材料，确保文件材料的准确性和完整性。3.对于重要文件材料，承办人员应进行备份或复制，以防原件损坏或丢失。（二）定期移交1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理成册，填写档案移交清单，向办公室档案管理部门移交。2.档案移交清单应包括档案名称、数量、形成时间、保管期限等信息，一式两份，双方签字确认后各执一份。3.办公室档案管理部门在收到移交档案后，应及时进行核对和登记，对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。（三）特殊情况收集1.对于审计项目提前结束或因特殊原因需要提前移交档案的，项目负责人应及时整理档案，并按照规定程序向办公室档案管理部门移交。2.对于涉及重大事项、突发事件或重要审计成果的档案，应在事件结束或成果形成后及时收集，并优先进行整理和归档。3.对于外出审计、调查等活动形成的档案，审计人员应在返回后[规定时间]内，将档案整理移交至办公室档案管理部门。五、档案收集要求（一）文件材料齐全完整1.各部门应确保收集的文件材料齐全，涵盖审计工作及行政管理的各个环节，不得遗漏重要文件。2.文件材料应完整无缺页、破损或字迹模糊等情况，如有缺失或损坏，应及时进行补充或修复。（二）文件材料真实有效1.收集的文件材料应真实反映审计工作和行政管理活动的实际情况，不得伪造、篡改或虚假填报。2.文件材料应具备有效的签字、盖章等手续，确保其法律效力。（三）文件材料整理规范1.文件材料应按照档案分类方案进行分类整理，同一类别的文件应集中存放，并按照一定的顺序排列。2.文件材料应使用统一规格的纸张，字迹清晰、工整，装订整齐牢固，便于查阅和保管。（四）电子档案收集要求1.各部门在工作中形成的电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行整理和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。2.电子文件应与纸质文件同步收集，并存放在专门的存储设备中，定期进行备份，防止数据丢失。3.电子档案的元数据应完整准确，能够反映电子文件的形成背景、内容、结构等信息，便于电子档案的管理和检索。六、档案收集监督与考核（一）监督检查1.办公室档案管理部门定期对各部门的档案收集工作进行监督检查，检查内容包括档案收集的及时性、完整性、准确性和规范性等。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.各部门应积极配合档案管理部门的监督检查工作，如实提供档案收集情况和相关资料，不得拒绝或隐瞒。（二）考核评价1.将档案收集工作纳入各部门年度绩效考核内容，制定具体的考核指标和评分标准，对档案收集工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。2.对档案收集工作不力，存在档案缺失、