六种档案管理制度

PAGE六种档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和工作情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，严格保密，防止泄露。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度等。2.人事档案：员工的个人基本信息、入职离职记录、薪资福利、培训考核等资料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关文件。4.业务档案：根据公司/组织业务特点，分为项目档案、销售档案、采购档案等。5.技术档案：研发成果、技术方案、工艺流程、设备资料等。6.声像档案：照片、录音、录像等资料。（二）档案编号1.采用数字与字母相结合的方式进行编号，确保编号的唯一性和系统性。2.编号规则：一级编号：代表档案类别，如“XZ”表示行政档案，“RS”表示人事档案等。二级编号：根据档案形成时间或顺序进行编号，如“202301”表示2023年1月形成的档案。三级编号：对于一些有细分内容的档案，可进一步进行三级编号，如“RS0101”表示人事档案中的员工基本信息类。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.对于重要文件、合同等，应在形成后立即收集，并进行妥善保管。3.员工离职时，应将个人保管的公司/组织档案全部交回档案管理部门。（二）整理规范1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应编制目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的可读性。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，与纸质档案相对应。四、档案归档与保管（一）归档程序1.档案整理完毕后，档案管理人员应及时将档案移交至档案库房进行归档。2.归档时，应按照档案编号顺序依次排列，确保档案存放有序。3.建立档案归档台账，记录档案的归档时间、编号、名称等信息。（二）保管期限1.根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。永久保管的档案：涉及公司/组织重大权益、历史沿革、重要决策等文件。长期保管的档案：保存期限一般为10年至50年，如重要业务合同、财务报表等。短期保管的档案：保存期限一般为1年至10年，如一般性文件、会议记录等。2.定期对档案保管期限进行评估，根据实际情况进行调整。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。3.保持档案库房的清洁卫生，定期进行通风换气。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅人需经公司/组织高层领导批准，并在档案管理人员的监督下查阅。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经公司/组织相关部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可查阅。（二）查阅程序1.档案管理人员根据查阅申请表，查找并提供相应的档案。2.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行办理。（三）利用登记1.建立档案利用登记台账，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称和编号等信息。2.档案管理人员应对档案利用情况进行跟踪，确保档案的安全和完整。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和专业人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际保存价值，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见。（三）销毁程序1.经鉴定小组批准销毁的档案，档案管理人员应编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量等信息。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同监督销毁过程。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。4.将《档案销毁清单》归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司/组织档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理规范，将纸质档案内容录入档案信息管理系统。2.定期对档案信息进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（三）系统安全与保密1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司/组织的档案管理制度。2.负责公司/组织档案的收集整理、归档保管、查阅利用和鉴定销毁等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作。4.开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识。（二）档案管理人员岗位职责1.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、查阅登记等。2.维护档案信息管理系统，确保系统的正常运行和数据安全。3.对档案进行定期检查和盘点，及时