环境管理档案管理制度

PAGE环境管理档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司环境管理档案工作，确保环境管理档案的完整、准确、系统和有效利用，提高公司环境管理水平，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在环境管理活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司环境管理档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容应真实反映公司环境管理活动的实际情况，数据准确可靠。3.分类科学原则。按照环境管理档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司环境管理档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司环境管理档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立环境管理档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.负责档案的借阅、归还、查阅登记等工作，严格按照规定办理档案借阅手续。6.对各部门环境管理档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案工作培训。（二）各部门职责1.负责本部门环境管理档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案的及时归档和妥善保管。3.在环境管理活动中，严格按照档案管理要求形成和积累档案资料，保证档案的真实性和完整性。4.配合档案管理部门做好档案的清查、核对、借阅等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.环境管理规划、计划、总结、报告等文件材料。2.环境影响评价报告及相关批复文件。3.环保设施设计、施工、验收等文件资料。4.污染物排放监测数据、环境质量监测报告。5.环保设备运行记录、维护保养记录。6.环境管理培训记录、宣传资料。7.环境事故应急预案及演练记录。8.与外部环保机构签订的协议、合同等文件。9.其他与环境管理相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在环境管理活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、重要程度等进行分类整理。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写文件题名、日期、来源、保管期限等信息。3.将文件材料按照分类顺序依次排列，进行装订或装盒，确保档案的整齐美观。四、档案的分类与编号（一）分类方法1.环境管理总体类。包括公司环境管理规划、计划、总结、报告等文件。2.环境影响评价类。涵盖环境影响评价报告及相关批复文件。3.环保设施类。包含环保设施设计、施工、验收等资料。4.监测数据类。如污染物排放监测数据、环境质量监测报告。5.设备运行类。环保设备运行记录、维护保养记录。6.培训宣传类。环境管理培训记录、宣传资料。7.应急预案类。环境事故应急预案及演练记录。8.外部合作类。与外部环保机构签订的协议、合同等文件。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，每一级类别用一位数字表示。2.例如，环境管理总体类编号为1，环境影响评价类编号为2，以此类推。3.每一类别的档案再按照顺序依次编号，如1.1、1.2……2.1、2.2……五、档案的保管期限（一）永久保管1.公司环境管理规划、长期计划等重要文件。2.环境影响评价批复中涉及重大环境问题的文件。3.环保设施竣工验收报告及相关重要文件。4.环境事故调查报告及处理结果文件。（二）定期保管1.环境管理年度计划、总结等文件，保管期限为10年。2.污染物排放监测月报、季报等，保管期限为5年。3.环保设备运行记录、维护保养记录，保管期限为3年。（三）保管期限的确定与调整1.档案管理部门应根据国家法律法规和行业标准，结合公司实际情况，确定各类档案的保管期限。2.随着公司环境管理活动的发展和变化，对档案保管期限进行适时调整。六、档案的存储与保护（一）存储方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架等。2.对纸质档案按照分类顺序上架存放，便于查找和管理。3.对电子档案进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存储在不同地点。（二）保护措施1.档案库房应保持适宜的温度、湿度，配备防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬等设施。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。3.在档案整理、装订、存储过程中，注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损坏档案。七、档案的借阅与利用（一）借阅手续1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据申请内容进行审批，批准后办理借阅手续，填写《档案借阅登记薄》，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。（二）借阅要求1.借阅人员应严格按照批准的借阅期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。2.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人员当面清点档案数量，核对档案内容，确保档案的完整和安全。3.借阅人员不得擅自转借、复印、摘录档案内容，如需复制，应按照规定办理审批手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得在档案上涂改、圈划、污损，如有损坏应及时报告档案管理部门。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为公司各部门提供档案利用服务，根据需求及时提供档案资料。2.定期整理档案利用情况，分析档案利用效果，为公司环境管理决策提供参考依据。3.利用档案开展环境管理培训、宣传等活动，提高员工的环保意识和业务水平。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理人员、相关业务部门人员等参加。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.审批通过后，由档