小学财务档案管理制度

PAGE小学财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强小学财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校财务部门在各项经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、财务预算、财务决算、财务审计报告、财务合同、财务票据等各种财务档案。（三）管理原则1.统一领导，分级管理。学校财务档案管理工作在校长的统一领导下，由财务部门负责组织实施，并接受档案管理部门的监督和指导。2.规范管理，确保安全。严格按照国家有关法律法规和行业标准，对财务档案进行分类、整理、归档、保管和利用，确保财务档案的安全和完整。3.方便利用，服务教学。在保证财务档案安全的前提下，充分考虑教学和管理工作的需要，为学校各项工作提供及时、有效的财务信息支持。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，以及财务情况说明书等。4.财务预算类：包括年度财务预算、专项财务预算等。5.财务决算类：包括年度财务决算报告、专项财务决算报告等。6.财务审计报告类：包括内部审计报告和外部审计报告。7.财务合同类：包括各类经济合同、协议等。8.财务票据类：包括发票、收据、支票、汇票等。9.其他类：包括财务工作中形成的其他有保存价值的文件、资料等。（二）编号1.财务档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.会计凭证类编号格式为：年度+月份+凭证序号，如202301001。3.会计账簿类编号格式为：账簿名称+年度+编号，如总账202301。4.财务报告类编号格式为：报告类型+年度+报告期，如年度财务报告2023。5.财务预算类编号格式为：预算类型+年度+预算编号，如年度财务预算20230X。6.财务决算类编号格式为：决算类型+年度+决算编号，如年度财务决算20230X。7.财务审计报告类编号格式为：审计类型+年度+审计编号，如内部审计报告20230X。8.财务合同类编号格式为：合同类型+年度+合同编号，如经济合同20230X。9.财务票据类编号格式为：票据类型+年度+票据起止号码，如发票2023000120230100。10.其他类编号格式为：类别+年度+编号，如财务工作文件20230X。三、财务档案的整理与归档（一）整理要求1.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门按照分类和编号要求进行整理。2.会计凭证应按照编号顺序，将原始凭证粘贴在记账凭证后面，并折叠整齐，加具封面、封底，装订成册。3.会计账簿应按照账簿种类和编号顺序，整理齐全，加具封面、封底，装订成册。4.财务报告应按照报告类型和年度、报告期顺序，整理成册，加盖单位公章。5.财务预算、财务决算、财务审计报告、财务合同、财务票据等应按照各自的分类和编号要求，进行分类整理，装订成册或装盒存放。6.其他类财务档案应按照文件形成时间和内容，进行分类整理，装订成册或装盒存放。（二）归档程序1.财务档案整理完毕后，应由财务部门指定专人负责填写档案目录，档案目录应包括档案名称、编号、日期、保管期限等内容。2.档案管理人员应根据档案目录，对整理好的财务档案进行核对，确保档案的完整性和准确性。3.核对无误后，档案管理人员应将财务档案移交至学校档案管理部门进行归档保管。4.档案管理部门应按照档案保管要求，对财务档案进行分类存放，并建立档案索引，以便于查找和利用。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类保管期限为30年。2.会计账簿类保管期限为30年。3.财务报告类保管期限为年度财务报告永久保管，月度、季度财务报告保管期限为10年。4.财务预算类保管期限为10年。5.财务决算类保管期限为永久保管。6.财务审计报告类保管期限为永久保管。7.财务合同类保管期限为至合同履行完毕后10年。8.财务票据类保管期限为10年。9.其他类财务档案保管期限根据实际情况确定，一般不少于1年。（二）保管地点1.学校应设立专门的财务档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.财务档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。3.财务档案应按照类别和保管期限，分别存放在不同的档案柜中，并在档案柜上标明档案类别、编号、保管期限等信息。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对财务档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、变质的财务档案，应及时进行修复或复制，并做好记录。3.财务档案不得外借，如有特殊需要，须经学校领导批准，并办理借阅手续。借阅人员不得在财务档案上涂改、圈划、抽换、损坏，归还时应认真检查核对。4.财务档案保管期满后，应由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制财务档案销毁清册，报学校领导批准后销毁。销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签名盖章备案。五、财务档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门因教学、管理工作需要，可查阅、利用财务档案。2.上级主管部门、财政部门、审计部门等因工作需要，可查阅、利用学校财务档案。3.其他有关单位或个人因司法、税务等工作需要，可查阅、利用学校财务档案，但须按照法律法规规定办理相关手续。（二）利用程序1.学校内部各部门查阅、利用财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等信息，经部门负责人签字后，报财务部门负责人审批。2.财务部门负责人审批同意后，由档案管理人员按照申请表要求，提供相应的财务档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅期限等信息。3.上级主管部门、财政部门、审计部门等查阅、利用学校财务档案，应出具单位介绍信，并填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等信息，经学校领导批准后，由档案管理人员按照申请表要求，提供相应的财务档案，并做好查阅记录。4.其他有关单位或个人查阅、利用学校财务档案，应按照法律法规规定办理相关手续，如司法机关出具的协助查询通知书、税务机关出具的税务检查通知书等，并填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等信息，经学校领导批准后，由档案管理人员按照申请表要求，提供相应的财务档案，并做好查阅记录。（三）利用要求1.查阅、利用财务档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得将财务档案带出档案保管室。2.查阅、利用财务档案时，不得在财务档案上涂改、圈划、抽换、损坏，如需复印或复制财务档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅、利用财务档案后，应及时将财务档案归还档案管理人员，并办理归还手续。六、财务档案管理人员职责（一）档案管理人员基本职责1.负责财务档案的整理、归档、保管和利用工作。2.建立健全财务档案管理制度，严格按照制度要求进行档案管理工作。3.定期对财务档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。4.对破损、变质的财务档案，及时进行修复或复制，并做好记录。5.按照规定办理财务档案的查阅、借阅手续，做好查阅、借阅记录。6.负责财务档案保管期满后的鉴定、销毁工作，编制财务档案销毁清册，报学校领导批准后销毁。7.积极参加档案管理业务培训，不断提高业务水平和工作能力。（二）财务部门负责人职责1.负责组织制定财务档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.定期检查财务档案管理工作，对存在的问题及时提出整改意见。3.协调解决财务档案管理工作中出现的重大问题。4.对档案管理人员的工作进行指导和考核。（三）学校领导职责1.负责审批财务档案管理制度和