公司级档案管理制度

PAGE公司级档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的完整性。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督公司各部门、分公司、子公司的档案工作，组织档案业务培训。4.负责公司档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。5.定期对公司档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的真实、完整和准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交档案。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管情况，防止档案损坏、丢失和霉变等。4.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，按照规定提供档案利用服务。5.协助综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案、劳动合同，行政公文、函件等。2.财务审计类：包括财务预算、决算，会计凭证、账簿、报表，审计报告、审计资料等。3.业务经营类：包括市场调研报告、营销策划方案，销售合同、订单，采购合同、协议，生产计划、工艺流程，质量检验报告、产品认证文件等。4.技术研发类：包括研发项目立项报告、可行性研究报告，技术方案、设计图纸，实验数据、研究成果，专利申请文件、技术秘密资料等。5.基本建设类：包括工程项目立项批复、可行性研究报告，工程设计文件、施工图纸，工程招投标文件、合同，工程竣工验收报告等。6.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件，工会工作、共青团工作等方面的文件。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。2.年度：采用公元纪年，如“2023”。3.类别代码：按照档案分类设置，如“XG”表示行政管理类，“CW”表示财务审计类等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、函件等。3.公司员工在工作中形成的个人业务档案、工作总结、调研报告等。4.公司获得的荣誉证书、奖项、资质认证等相关材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，及时收集本部门形成的档案材料。2.档案材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对重要的档案材料，应进行备份或复制，确保档案的安全性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案材料进行分类。2.组卷：将同一类别的档案材料按照一定的原则和方法进行组卷，每卷厚度适中，一般不超过2cm。3.编目：对每卷档案编制卷内目录，包括序号、文件题名、文号、日期、页号等；编制案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数、备注等。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用三孔一线的方法装订，确保档案的整齐牢固。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份，并定期进行数据维护和更新。3.声像档案应按照载体类型分别存放，注明录制时间、内容、来源等信息。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，上报公司领导。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理人员提出销毁档案清单，报档案鉴定工作小组审核。2.经公司领导批准后，对拟销毁档案进行登记造册。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人应经公司分管领导批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经公司综合管理部门负责人审核，报公司领导批准后，方可查阅。（二）查阅要求1.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。3.需要复印或摘录档案内容的，应经综合管理部门同意，并按规定办理相关手续。（三）利用登记1.综合管理部门应对档案查阅和利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、利用方式等。2.档案利用登记应定期进行统计和分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案的保密（一）保密措施1.加强档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.对档案库房、查阅场所等进行安全保密管理，设置必要的防护设施。3.对涉及公司机密的档案，应严格控制知悉范围，采取加密存储、专人保管等