儿童之家档案管理制度

PAGE儿童之家档案管理制度一、总则（一）目的为加强儿童之家档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在儿童之家工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于儿童之家所有部门及工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指儿童之家在开展儿童服务、行政管理、教育教学等活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：儿童之家档案由专门的档案管理部门或专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映儿童之家的工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，对涉及儿童隐私、敏感信息等严格保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善儿童之家档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为儿童之家的决策、管理和服务提供参考依据。5.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等服务工作。3.按照档案管理要求，规范本部门档案的形成和积累，确保档案的质量。（三）工作人员职责1.严格遵守档案管理制度，在工作中形成的各类文件材料及时整理归档。2.妥善保管个人使用的档案资料，不得擅自销毁、涂改或转借他人。3.积极配合档案管理部门的工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.儿童之家行政管理类档案：包括上级文件、儿童之家文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.儿童服务类档案：包括儿童基本信息档案、服务记录、评估报告、个案档案、小组活动档案、社区活动档案等。3.教育教学类档案：包括教学计划、教案、教材、学生成绩记录、教学评估资料等。4.其他类档案：如捐赠记录、合作协议、荣誉证书、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自剪裁、涂抹或丢失。3.对电子文件应同时收集其对应的纸质文件，并确保两者内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范。（四）整理方法1.行政管理类档案：按照文件性质、时间顺序等进行分类整理，可分为党群工作、行政管理、业务工作等类别。2.儿童服务类档案：按照儿童个体或服务项目进行分类整理，建立清晰的档案目录。3.教育教学类档案：按照学科、年级、教学阶段等进行分类整理。4.其他类档案：根据档案内容特点进行分类整理，如照片可按时间、主题等分类，音像资料可按内容、来源等分类。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在每年[具体时间]前将上一年度整理好的档案移交档案管理部门。2.对于重要的临时性档案，应在工作结束后及时归档。（二）归档程序1.档案管理部门对接收的档案进行核对、清点，检查档案的完整性和准确性。2.按照档案分类方案进行分类存放，并编制档案目录。3.将档案装入档案盒或档案柜，在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映儿童之家主要职能活动和历史面貌的，对儿童之家工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：分为[X]年、[X]年两种。定期保管的档案在保管期满后，经鉴定可以销毁。（四）保管要求1.档案库房应保持适宜的温度、湿度，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施。2.档案应存放于专用的档案柜或档案架上，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，存储于安全的介质上，并定期进行维护和更新。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.儿童之家内部工作人员因工作需要可查阅相关档案。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，须经儿童之家负责人批准。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人签字后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据审核情况，确定是否提供查阅服务，并安排专人陪同查阅。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。（三）借阅权限1.儿童之家内部工作人员因工作需要可借阅少量档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日。2.外部单位或个人原则上不允许借阅档案，如有特殊情况，须经儿童之家负责人批准，并办理严格的借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据审核情况，收取一定的借阅保证金（可根据实际情况确定金额），并办理借阅手续，开具《档案借阅凭证》。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，按时归还。如需延期归还，应提前办理续借手续。5.归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。六、档案的统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和儿童之家领导汇报档案管理工作情况。（二）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。3.鉴定小组根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。4.对确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经儿童之家负责人批准后进行销毁。七、档案的销毁（一）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经儿童之家负责人审核签字后，报上级主管部门备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。4.监销人员应认真核对销毁档案的内容与《档案销毁清册》一致，确保档案销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人员应在《档案