影院财务档案管理制度

PAGE影院财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强影院财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本影院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于影院财务部门及与财务档案管理相关的所有部门和人员。（三）定义1.财务档案：指影院在经济活动中形成的，记录和反映财务收支、资产负债、经营成果等财务状况的各种会计凭证、会计账簿、财务报告及其他相关资料。2.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，是记录经济业务发生或完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。3.会计账簿：指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。4.财务报告：指影院对外提供的反映影院某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。财务档案管理工作由影院财务负责人统一领导，各部门按照职责分工负责具体管理工作。2.真实、完整、准确原则。财务档案应如实反映影院经济活动情况，保证档案内容的完整性和准确性。3.安全保密原则。加强财务档案的安全保护措施，防止档案丢失、损坏和泄密。4.有效利用原则。充分发挥财务档案的作用，为影院经营决策、财务管理和审计监督提供依据。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。4.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务预算、财务分析报告、审计报告、评估报告等。（二）编号1.财务档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.会计凭证编号：按照月份和凭证顺序号进行编号，如“20XX年X月001号”。3.会计账簿编号：总账编号为“1”，明细账编号为“2”，日记账编号为“3”，固定资产卡片编号为“4”，其他辅助性账簿编号为“5”，并在编号后注明账簿名称，如“1总账”。4.财务报告编号：按照年份和报告类型进行编号，如“20XX年年度财务报告1”，“20XX年X季度财务报告2”。5.其他类档案编号：按照档案形成时间和类别进行编号，如“20XX年银行存款余额调节表1”，“20XX年财务预算2”。三、财务档案的收集与整理（一）收集1.财务部门应定期收集各类财务档案，确保档案资料的及时、完整。2.会计凭证应在每月结账后及时整理装订，记账凭证应连同所附原始凭证一并整理。3.会计账簿应在年度终了后及时打印装订，总账、明细账应分别装订成册。4.财务报告应在规定时间内编制完成，并及时报送相关部门和人员，同时将纸质报告和电子文档整理归档。5.其他类档案应根据档案形成时间和类别，及时收集整理，确保档案资料的完整性。（二）整理1.财务档案收集后，应按照分类和编号要求进行整理，确保档案资料的有序存放。2.会计凭证应按照编号顺序排列，检查凭证的日期、编号、摘要、金额等是否齐全，附件是否完整，如有缺失应及时补齐。3.会计账簿应按照编号顺序排列，检查账簿的账页是否齐全，账页内容是否完整，如有涂改、挖补等情况应及时更正。4.财务报告应按照编号顺序排列，检查报告的内容是否完整，数据是否准确，签字盖章是否齐全。5.其他类档案应按照档案形成时间和类别进行分类整理，确保档案资料的清晰、易查。四、财务档案的装订与保管（一）装订1.会计凭证应使用专用的凭证装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。2.会计凭证装订后，应在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等内容，并由装订人员和会计主管人员签字盖章。3.会计账簿应使用专用的账簿装订机进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。4.会计账簿装订后，应在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、月份、起止日期、账簿页数等内容，并由装订人员和会计主管人员签字盖章。5.财务报告应使用专用的报告夹进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。6.财务报告装订后，应在封面上注明单位名称、报告名称、年度、月份、报告日期等内容，并由编制人员和会计主管人员签字盖章。（二）保管1.财务档案应指定专人负责保管，保管人员应具备专业知识和技能，熟悉财务档案管理规定。2.财务档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.财务档案应按照分类和编号顺序存放，便于查找和利用。4.财务档案的保管期限应按照《会计档案管理办法》的规定执行，保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。5.财务档案保管期满后，应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由财务部门会同档案管理部门共同进行，提出鉴定意见，编制会计档案销毁清册，报经单位负责人批准后销毁。6.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。7.销毁会计档案时，应当由档案管理机构和会计机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅1.本影院内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经财务负责人批准后，方可查阅。2.查阅财务档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅人员应爱护财务档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还保管人员，并在《财务档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.外单位人员查阅或借阅财务档案，应持有单位介绍信，注明查阅或借阅目的、查阅或借阅内容、查阅或借阅时间等，经影院负责人批准后，方可查阅或借阅。2.借阅财务档案时，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等，经财务负责人批准后，方可借阅。3.借阅财务档案时，应办理借阅手续，借阅人员应出具本人有效身份证件，并将借阅档案的名称、数量、借阅时间等登记在《财务档案借阅登记表》上。4.借阅人员应爱护财务档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等，不得擅自转借他人。5.借阅人员应在规定时间内归还档案，如需延期归还，应办理延期手续。6.归还档案时，保管人员应认真检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应的赔偿责任。六、财务档案的信息化管理（一）电子档案的收集与整理1.财务部门应定期收集各类电子财务档案，确保档案资料的及时、完整。2.电子财务档案应按照分类和编号要求进行整理，确保档案资料的有序存放。3.电子财务档案应采用安全可靠的存储介质进行存储，如硬盘、光盘、磁带等，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）电子档案的保管与利用1.电子财务档案应指定专人负责保管，保管人员应具备专业知识和技能，熟悉电子档案管理规定。2.电子财务档案应存放在专门的服务器或存储设备中，服务器或存储设备应具备安全防护措施，防止数据泄露、丢失和损坏。3.电子财务档案应按照分类和编号顺序存放，便于查找和利用。4.电子财务档案的保管期限应按照《会计档案管理办法》的规定执行，保管期限分