工程物资档案管理制度

PAGE工程物资档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程物资档案管理，确保工程物资档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营维护及管理决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程物资采购、验收、储存、使用、处置等全过程形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.真实性原则：工程物资档案应如实反映工程物资的采购、使用等实际情况。2.完整性原则：涵盖工程物资从规划到报废全过程的相关资料，确保档案无缺失。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。4.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案的整理、归档和保管。5.保密性原则：对涉及公司机密的工程物资档案严格保密，防止信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程物资档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各部门做好工程物资档案的收集、整理、归档工作。3.负责工程物资档案的集中统一保管，建立档案目录和检索系统，方便查询利用。4.定期对工程物资档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。（二）工程物资采购部门职责1.负责采购过程中各类文件资料的收集、整理，包括采购合同、招投标文件、供应商资料等。2.及时将采购相关档案资料移交档案管理部门，并确保资料的完整性和准确性。3.配合档案管理部门做好采购档案的查询、借阅等工作。（三）工程物资验收部门职责1.收集、整理工程物资验收过程中形成的各类文件，如验收报告、检验记录、质量证明文件等。2.对验收档案资料进行初步审核，确保资料真实、有效后移交档案管理部门。3.协助档案管理部门核实验收档案的相关信息。（四）工程物资使用部门职责1.负责本部门工程物资领用、使用过程中相关资料的记录和整理，如领用清单、使用台账等。2.定期将使用部门的工程物资档案资料移交档案管理部门。3.根据工作需要，向档案管理部门申请查阅和利用相关工程物资档案。（五）工程物资处置部门职责1.整理工程物资处置过程中的文件资料，如处置申请、审批文件、处置记录等。2.将处置档案资料及时归档，并向档案管理部门报备。3.配合档案管理部门对处置档案进行审核和管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工程物资采购环节：采购计划、采购合同、招投标文件、询价单、报价单、供应商资质文件、采购发票等。2.工程物资验收环节：验收方案、验收报告、检验记录、质量检验证书、不合格品处理记录等。3.工程物资储存环节：入库单、库存台账、盘点记录、仓储环境监测记录等。4.工程物资使用环节：领用清单、使用记录、维修记录、更换记录等。5.工程物资处置环节：处置申请、审批文件、处置合同、处置清单、处置收益记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责工程物资档案的收集工作，确保档案资料及时、完整收集。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，纸质文件应使用耐久性强的书写材料。3.对于电子文件，应确保格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.按照工程物资的类别、项目、时间等进行分类整理，确保同一类别的档案资料集中存放。2.每份档案资料应编制页码，填写卷内目录，注明文件名称、日期、页号等信息。3.对于图纸类资料，应折叠成A4幅面，并在右下角加盖档号章。4.电子文件应按照规范的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构进行存储。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的工程物资档案资料，经部门负责人审核签字后，定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行再次审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，符合要求的予以接收归档。3.档案管理部门按照档案分类方案，将归档的工程物资档案放入相应的档案柜或存储设备中，并建立档案索引。（二）保管期限1.工程物资档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括涉及公司重大利益、具有长期查考利用价值的文件，如重要采购合同、关键工程物资的质量证明文件等。长期保管的档案保管期限一般为1050年，如一般性采购合同、工程物资验收报告等。短期保管的档案保管期限一般为110年，如领用清单、库存盘点表等。2.档案管理部门应根据档案的性质和实际情况，确定具体的保管期限，并在档案目录中注明。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保存。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案存储设备应定期进行检查和维护，确保设备正常运行，防止档案损坏或丢失。4.电子档案应采用安全可靠的存储介质进行备份，并异地存放，防止数据丢失。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅工程物资档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的工程物资档案，查阅申请人需经公司分管领导审批后方可查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.查阅过程中如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅流程1.公司内部人员因工作需要借阅工程物资档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人审核，档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、工程物资相关业务部门负责人及专业技术人员组成，负责对到期的工程物资档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁。2.对仍有查考利用价值的档案，应继续保存；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.对于涉及公司重要权益、法律纠纷等特殊情况的档案，应适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、卷号等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立工程物资档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅、统计分析等功能，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责工程物资档案信息的录入工作，确保录入数据的准确、完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据与实际档案资料一致。3.将新形成的工程物资档案及时录入系统，确保档案信息的时效性。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安