工程建设项目档案制度

PAGE工程建设项目档案制度一、总则（一）目的为加强工程建设项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、维护、改造及管理提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有工程建设项目，包括新建、改建、扩建、技术改造等各类工程项目。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司/组织设立统一的档案管理机构，负责统筹规划和指导工程建设项目档案工作；各项目建设单位、参建单位按照职责分工，负责本单位项目档案的收集、整理、归档等工作。2.同步管理原则工程建设项目档案工作与项目建设进程同步，做到项目立项与档案管理计划同步，项目建设与文件形成积累同步，项目竣工验收与档案验收同步。3.真实性、完整性、准确性原则确保档案内容真实反映工程建设实际情况，涵盖项目从决策、设计、施工到竣工验收全过程的各类文件资料，数据准确无误，图表清晰规范。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织工程建设项目档案管理制度。2.负责对工程建设项目档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导，定期开展档案工作检查和考核。3.参与重大工程建设项目档案管理方案的制定，对项目档案的收集、整理、归档等工作进行业务指导。4.负责接收、保管和提供利用公司/组织工程建设项目档案，建立健全档案检索体系，确保档案的安全和完整。5.组织开展工程建设项目档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）项目建设单位职责1.负责本单位工程建设项目档案工作的组织领导和具体实施，明确档案管理责任人，配备必要的档案管理人员和设施设备。2.制定本项目档案管理计划和工作方案，确保档案工作与项目建设同步进行。3.组织、指导和监督本项目各参建单位的档案工作，对参建单位提交的档案进行审核把关。4.负责收集、整理、归档本项目在建设过程中形成的各类文件资料，确保档案的完整、准确和系统。5.在项目竣工验收前，完成项目档案的自查自纠工作，向档案管理部门提交档案验收申请，并配合做好档案验收工作；项目竣工验收后，及时将项目档案移交档案管理部门。（三）参建单位职责1.建立健全本单位工程建设项目档案管理制度，明确档案管理岗位和人员职责。2.按照项目建设单位的要求，负责收集、整理、归档本单位承担项目建设任务过程中形成的文件资料，并向项目建设单位移交。3.接受项目建设单位和档案管理部门的业务指导和监督检查，确保档案工作符合相关要求。4.在项目竣工验收时，提供完整、准确的档案资料，配合做好项目档案验收工作。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.工程建设项目各阶段应按照国家有关法律法规、行业标准和公司/组织的要求，及时形成各类文件材料。文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。2.项目建设过程中产生的电子文件应符合国家有关电子文件管理的规定，确保其真实性、完整性和可读性。电子文件应与纸质文件同步形成，并进行有效的备份和存储。（二）档案的收集范围1.项目前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目批复文件、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.设计文件包括初步设计、施工图设计、设计变更通知、技术交底文件等。3.施工文件包括施工组织设计、施工方案、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、试验检测报告、工程进度报表、安全文明施工记录等。4.监理文件包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告、监理工作总结等。5.竣工验收文件包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书、工程竣工图等。6.其他文件与工程建设项目有关的合同协议、会议纪要、来往信函、声像资料、电子文件等。（三）收集要求1.各参建单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围和时间节点，及时收集本单位形成的文件材料，并进行分类整理。2.项目建设单位应定期对各参建单位的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作按时完成、资料齐全。3.对于重要文件材料，应实行原件归档；如无法提供原件，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处和复印日期，加盖提供单位公章。四、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性，便于档案的保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范，便于查找和统计。3.纸质档案与电子档案应同步整理，确保两者内容一致、相互对应。（二）整理方法1.分类按照工程建设项目的阶段、专业、载体等进行分类。一般可分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等大类，每大类下再根据具体内容进行细分。2.组卷根据文件材料的数量、来源、时间等因素，将具有内在联系的文件材料组成一卷或若干卷。卷内文件应按照一定的顺序排列，一般为批复在前、请示在后，正文在前、附件在后，印件在前、定稿在后等。3.编目卷内文件应编制页号，填写卷内目录、备考表等。卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容；备考表应注明卷内文件的缺损、修改、补充等情况。4.装订纸质档案应采用线装或胶装等方式进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。（三）归档要求1.各参建单位应在项目建设过程中，定期将整理好的档案移交项目建设单位。项目建设单位应在项目竣工验收前，完成全部档案的整理和归档工作，并向档案管理部门提交档案归档清单。2.归档的档案应编制档案目录，建立电子目录数据库，实现档案目录的信息化管理，便于快速检索和查询。3.档案管理部门应按照档案分类方案，对接收的档案进行统一编号和存放，建立档案实体分类库，确保档案存放有序、查找方便。五、档案的保管与利用（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，并配备必要的档案保管设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。3.对电子档案应采用安全可靠的存储设备和存储方式，进行定期备份和异地存储，防止数据丢失和损坏。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全保密。（二）利用要求1.建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和审批权限。档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.外单位人员因特殊原因需要查阅档案的，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应严格遵守档案管理部门的规定，不得将档案带出档案库房。4.档案管理部门应根据档案利用情况，及时做好档案利用登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。对档案利用过程中发现的问题，应及时进行处理和反馈。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司/组织的档案管理制度，对已超过保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目建设单位相关人员、专业技术人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和处理建议。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、保管状况等因素，对档案进行综合分析和评估，确定档案的保管期限和保存价值。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值。对于已失去保存价值的档案，应填写档案销毁审批表，经公司/组织主管领导批准后，予以销毁。（四）销毁程序1.档案销毁前，应编制档案销毁清单，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。档案销毁清单应经档案鉴定小组组长审核签字，并报公司/组织主管领导批准。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关部门共同派员监销。监销人员应认真核对档案销毁清单，确保销毁的档案与清单一致，防止档案丢失或遗漏未销毁。3.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的工程建设项目档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁全过程的信息化管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为公司/组织的工程建设、生产经营等活动提供及时、准确、便捷的档案信息支持。（二）信息化管理系统功能1.档案收集管理模块实现档案收集任务的下达、跟踪和统计，各参建单位可通过系统上传档案资料，项目建设单位进行审核和接收。2.档案整理模块提供档案分类、组卷、编目等功能，支持纸质档案和电子档案的同步整理，生成规范的档案目录和电子文件。3.档案存储管理模块对档案实体和电子档案进行存储管理，记录档案的存放位置、保管期限等信息，实现档案的快速检索和定位。4.档案利用模块提供档案在线查阅、借阅、下载等功能，设置权限管理，确保档案利用的安全和规范。同时，记录档案利用情况，进行统计分析。5.档案鉴定与销毁模块对档案进行鉴定评估，生成档案鉴定报告和销毁清单，按照规定程序进行档案销毁操作，并记录销毁过程。6.系统管理模块包括用户管理、权限管理、数据备份与恢复、系统日志管理等功能，保障系统的正常运行和数据安全。（三）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案整理和归档要求，及时将档案目录和电子文件录入信息化管理系统，确保数据的准确、完整。2.定期对系统中的档案数据进行维护和更新，及时补充新形成的档案信息，删除已销毁或不再保存的档案数据，保证系统数据与实际档案情况一致。（四）安全保障1.建立健全档案信息化管理系统的安全管理制度，加强对系统的安全防护，防止数据泄露、篡改和丢失。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等安全措施，保障系统网络安全。对系统用户进行身份认证和权限管理，严格控制用户对档案数据的访问。3.定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。做好数据备份工作，制定数据恢复计划，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对工程建设项目档案工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理归档情况、档案保管利用情况等。2.项目建设单位应加强对本项目各参建单位档案工作的日常监督检查，及时发现和纠正档案工作中存在的问题。3.对于监督检查中发现的问题，应下达整改通知书，责令相关单位限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.