乡政府档案管理制度

PAGE乡政府档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡政府档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在乡政府工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡政府机关各部门、各下属事业单位在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：乡政府档案工作实行集中统一管理，由乡政府综合档案室负责全乡档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映乡政府各项工作的历史过程和实际情况。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率，为乡政府各项工作提供有效支持。4.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是乡政府档案管理的职能部门，负责全乡档案工作的组织、协调和指导，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定乡政府档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用乡政府机关各部门、各下属事业单位形成的档案。3.指导各部门、各下属事业单位的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化和科学化。5.参与重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。（二）各部门、各下属事业单位档案管理职责1.负责本部门、本单位在工作中形成的各种文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.明确一名档案管理人员，负责本部门、本单位档案的日常管理和移交工作，并接受综合档案室的业务指导。3.按照档案管理的有关规定，定期向综合档案室移交档案，确保档案管理的连续性和系统性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本乡工作有关的文件、指示、通知等。2.乡政府制定的各类政策文件、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表等。3.乡政府各部门在履行职责过程中形成的文件材料，如请示、报告、批复、合同、协议等。4.乡政府组织的各类会议、活动、调研、检查等形成的文件材料、照片及音像资料。5.下属事业单位在业务工作中形成的文件材料，如业务报表、技术资料、科研成果等。6.反映本乡政治、经济、文化、社会等方面发展情况的各类资料。（二）收集要求1.各部门、各下属事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对收集到的文件材料，要进行认真核对，确保文件内容真实、准确、完整，签字盖章齐全。3.对重要文件和资料，要及时进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目、专业、时间等进行分类整理，建立档案台账。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.声像档案：按照载体形式、内容主题等进行分类整理，编制声像档案目录，并注明拍摄时间、地点、人物等信息。5.电子档案：按照文件类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案数据库，并进行备份。四、档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放整齐、有序。2.安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，如消防器材、监控设备、除湿机、防虫药等。3.配备档案管理专用计算机、服务器、存储设备等，用于档案的数字化管理和信息存储。（三）档案保管要求1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和利用。2.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失或损坏。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合乡政府工作实际，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经综合档案室负责人审核，报乡政府分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。4.销毁后的档案应及时在档案目录中注销，并做好相关记录。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和乡政府领导报送档案工作情况。3.对档案统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.各部门、各下属事业单位应按照规定的时间和要求，将本部门、本单位形成的档案定期移交综合档案室。2.移交档案时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认。3.综合档案室应对移交的档案进行认真核对和验收，确保档案的质量和完整性。七、档案的利用（一）利用范围1.为乡政府各项工作提供决策依据和参考资料。2.为解决工作中的问题提供历史凭证。3.为社会各界提供有关本乡政治、经济、文化等方面的信息服务。（二）利用方式1.查阅利用：设立档案查阅室，为利用者提供档案查阅服务。利用者查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，经综合档案室负责人批准后，方可查阅。2.借阅利用：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限和归还日期等，经综合档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制利用：利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经综合档案室负责人批准后，按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖综合档案室印章，并注明出处。（三）利用登记综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称及数量等信息。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为利用者提供便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描录入，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合乡政府档案管理的信息化系统平台，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.信息安全管理：加强档案信息化系统的安全防护，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理