团员档案管理制度

PAGE团员档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织团员档案管理，确保团员档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有团员档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：团员档案由公司/组织指定的部门或专人进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映团员的基本情况和成长历程，确保信息的准确性。3.安全保密原则：采取有效措施确保团员档案的安全，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：建立科学合理的档案管理体系，方便档案的查询、借阅和使用。二、档案内容（一）团员基本信息1.入团申请书：记录团员入团时的申请内容。2.入团志愿书：包括团员个人基本情况、入团介绍人意见、支部大会决议、上级团委审批意见等。3.团员登记表：详细记录团员的基本信息，如姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、入团时间、工作单位、联系方式等。（二）组织关系材料1.团组织关系介绍信：记录团员组织关系的转接情况。2.团员证：作为团员身份的证明，记录团员的基本信息、团籍注册、组织关系转接等情况。（三）团内奖励材料1.优秀团员、优秀团干部等荣誉证书及相关表彰文件。2.参加团内各类竞赛、活动获得的奖项及证书。（四）团内处分材料1.对团员的警告、严重警告、撤销团内职务、留团察看、开除团籍等处分决定及相关材料。2.团员的检讨书、申诉材料等。（五）其他材料1.在团内担任职务的任职文件、工作汇报等。2.参加团的培训、学习、会议等活动的记录和证明材料。3.其他与团员相关的重要材料。三、档案建立与接收（一）档案建立1.新团员入团后，由所在团支部负责收集其入团申请书、入团志愿书等基本材料，并按照要求填写团员登记表，建立团员个人档案。2.档案材料应使用钢笔或碳素笔填写，字迹工整、清晰，不得涂改。如有涂改，应在涂改处加盖团支部印章或相关负责人签字确认。（二）档案接收1.新团员档案建立后，由团支部统一报送至公司/组织指定的档案管理部门。2.档案管理部门在接收团员档案时，应认真核对档案材料的完整性和准确性，对不符合要求的档案予以退回，要求团支部补充或更正。3.接收的团员档案应及时进行编号、登记，并按照档案类别和时间顺序进行整理归档。四、档案整理与保管（一）档案整理1.档案管理部门应定期对团员档案进行整理，确保档案材料齐全、完整、有序。2.整理档案时，应按照档案内容的类别和时间顺序进行分类，去除重复、无效的材料，并对破损、老化的档案进行修复或复制。3.对整理后的档案应编制档案目录，注明档案材料的名称、日期、页码等信息，方便查询和利用。（二）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对重要档案应定期进行备份，防止档案丢失或损坏。4.档案管理人员应严格遵守档案保管的各项规定，不得擅自将档案带出库房或转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注或污损。五、档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅团员档案的，应填写《团员档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等内容，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据审批意见，确定查阅人员，并指定专人陪同查阅。查阅人员只能在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复印。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注或污损。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅团员档案的，应填写《团员档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅范围、借阅时间等内容，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据审批意见，确定借阅人员，并办理借阅手续。借阅人员应出具本人有效身份证件，并在借阅登记表上签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自复制、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案转递（一）转递条件1.团员因工作调动、升学、参军等原因需要转移组织关系的，应办理团员档案转递手续。2.团员档案转递应在其组织关系转接前进行，确保档案与组织关系同步转移。（二）转递程序1.团员所在团支部应根据团员组织关系转接的相关规定，填写《团员档案转递通知单》，注明团员姓名、转出单位、转入单位、档案材料清单等内容，并加盖团支部印章。2.《团员档案转递通知单》一式两份，一份随团员档案一并转递，一份由团支部留存备查。3.团员档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，不得个人自带档案转递。档案管理人员应认真核对转递档案的完整性和准确性，确保档案安全送达接收单位。4.接收单位在收到团员档案后，应及时将回执寄回转出单位，并在[X]个工作日内将档案存入本单位档案管理部门。七、档案统计与信息化管理（一）档案统计1.档案管理部门应定期对团员档案进行统计，掌握档案的数量、类别、分布等情况，为档案管理工作提供数据支持。2.档案统计应做到准确、及时、全面，统计报表应按照规定的格式和时间要求报送。（二）信息化管理1.公司/组织应逐步推进团员档案信息化管理，建立团员档案管理信息系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计和分析。2.档案管理人员应按照信息化管理的要求，及时将团员档案信息录入系统，并确保信息的准确性和完整性。同时，应定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。3.利用信息化手段，提高档案管理工作的效率和服务水平，方便团员和相关部门查询和利用档案信息。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对团员档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的价值，提出鉴定意见。3.对已超过保管期限或失去保存价值的档案，应进行销毁处理。对仍有保存价值但内容不完整或存在问题的档案，应进行补充或修复后继续保存。（二）档案销毁1.档案销毁应严格按照规定的程序进行，填写《团员档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等内容，经档案管理部门负责人审核、公司/组织领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。3.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。九、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织应建立健全团员档案管理监督机制，加强对档案管理工作的日常监督和检查。2.档案管理部门应定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改，并向上级主管部门报告。3.公司/组织内部审计、纪检监察等部门应不定期对团员档案管理工作进行监督检查，对违反档案管理规定的行为进行严肃处理。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的建立、整理、保管、查阅、借阅、转递、统计、鉴定、销毁等环节。2.档案材料质量，包括档案内容的真实性、