人事档案管理制度包括

PAGE人事档案管理制度包括一、总则（一）目的为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实、准确地反映员工的实际情况。2.完整性原则：全面收集员工各类人事信息，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保密人事档案内容，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动、奖惩等情况，及时更新档案内容。二、人事档案的内容（一）个人基本信息1.员工的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.身份证号码、婚姻状况、联系方式。3.学历、学位证书复印件。4.专业技术资格证书复印件。（二）入职材料1.应聘登记表。2.面试评估表。3.录用通知书。4.劳动合同。（三）工作经历1.以往工作单位名称、职位、工作时间。2.工作业绩、奖惩情况。（四）培训经历1.参加过的各类培训课程、培训时间、培训机构。2.培训证书复印件。（五）考核材料1.年度考核表。2.专项考核记录。（六）薪资福利记录1.工资调整记录。2.奖金发放记录。3.社保、公积金缴纳记录。（七）奖惩材料1.奖励证书、表彰文件。2.违纪处分决定、检讨书。（八）职业发展材料1.职业规划书。2.晋升、调岗审批表。（九）其他材料1.员工健康体检报告。2.员工离职证明。三、人事档案的收集与整理（一）收集渠道1.新员工入职时，由人力资源部门负责收集其相关档案材料。2.员工工作期间，各部门及时将涉及员工的考核、奖惩等材料移交人力资源部门。3.员工离职时，人力资源部门负责收集其离职相关材料。（二）整理要求1.按照档案内容的类别进行分类，如个人基本信息、入职材料、工作经历等。2.每份材料应注明日期，并按时间顺序排列。3.对材料进行编号，建立档案目录，便于查找。四、人事档案的保管（一）保管部门公司人事档案由人力资源部门指定专人负责保管。（二）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.保持档案保管场所的清洁、通风。（三）档案存放方式1.采用档案柜存放档案，按照档案类别和编号顺序排列。2.对重要档案可采用电子备份的方式保存。（四）档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅人事档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可查阅。外部单位因工作需要查阅人事档案，必须持有单位介绍信，经公司领导批准后，由人力资源部门指定专人陪同查阅。2.查阅规定查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换。查阅完毕后，应及时将档案归还保管人员。3.借阅权限公司内部人员因特殊原因需要借阅人事档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需重新办理借阅手续。4.借阅规定借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人。借阅期间不得擅自复印、拍照档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，如有损坏或丢失，应承担相应责任。五、人事档案的更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门每年定期对人事档案进行全面检查，核实档案内容的准确性和完整性。2.根据员工的工作变动、奖惩等情况，及时更新档案内容。（二）动态维护1.员工信息发生变更时，应及时向人力资源部门提交相关证明材料，办理档案信息变更手续。2.对档案中的错误信息或不完整信息，应及时进行更正和补充。六、人事档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅和借阅档案时，应在指定地点进行，无关人员不得在场。3.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储等特殊保密措施。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范，安装必要的安全设施。2.定期对档案进行清查，确保档案的安全与完整。3.如发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告，并采取相应的补救措施。七、人事档案的销毁（一）销毁条件1.员工离职后，其人事档案保存[X]年后，经人力资源部门审核，确无保存价值的，可予以销毁。2.档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏无法修复的，可予以销毁。（二）销毁程序1.由档案管理人员填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.经人力资源部门负责人和公司领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清