微机室档案管理制度

PAGE微机室档案管理制度一、总则（一）目的为加强微机室档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在微机室日常工作、教学、科研等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织微机室内所有与微机设备、软件应用、网络运营、信息技术项目等相关的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则微机室档案由专门的档案管理人员集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则档案内容必须真实反映微机室各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则涵盖微机室工作的各个方面，包括设备采购与维护记录、软件使用与开发文档、网络配置与变更资料、信息技术项目文档等，确保档案不遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及公司/组织机密的档案信息，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案分类与编号（一）档案分类1.设备档案微机设备采购合同、发票、保修单等相关资料。设备配置清单、技术参数说明。设备维修记录、故障报告及处理情况。设备报废申请及审批文件。2.软件档案软件采购合同、授权文件。软件使用手册、操作指南。软件安装与卸载记录。软件升级记录及相关说明。自主开发软件的需求文档、设计文档、测试报告、源代码等。3.网络档案网络拓扑结构图。网络设备配置文件，如路由器、交换机配置。网络布线图纸及相关说明。网络故障处理记录、网络优化报告。网络安全策略文档、防火墙配置文件等。4.项目档案信息技术项目立项申请书、可行性研究报告。项目计划、任务分配表、进度报告。项目需求规格说明书、设计文档、测试计划与报告。项目验收报告、总结文档。项目相关的会议纪要、往来文件等。5.人员档案微机室工作人员简历、培训记录。人员技术能力评估报告。人员在微机室工作期间的业绩考核记录。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.一级编号表示档案类别，如：“S”表示设备档案“R”表示软件档案“N”表示网络档案“P”表示项目档案“E”表示人员档案3.二级编号为顺序号，从001开始依次递增。4.例如，设备档案中的第5份资料编号为“S005”，软件档案中的第12份文档编号为“R012”。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门及相关人员负责及时将本部门产生的微机室档案资料收集齐全，并定期移交至档案管理人员。2.档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损毁。3.对于电子档案，应确保存储介质的可靠性，并定期进行备份。（二）整理方法1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.每份档案应附上清晰的目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对于纸质档案，应进行装订、编页，确保整齐有序；对于电子档案，应按照规范的命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹中。四、档案归档与存储（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，确保档案内容完整、准确、分类合理。2.审核通过后，将档案按照编号顺序依次存入档案柜或电子存储系统。3.建立档案归档目录，记录每份档案的存放位置，以便快速查找。（二）存储方式1.纸质档案采用专用档案柜进行存放，按照档案类别和编号顺序排列。档案柜应保持清洁、干燥，避免档案受潮、发霉。2.电子档案存储在专用的服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带库等方式进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。同时，建立电子档案索引数据库，方便快速检索。五、档案借阅与使用（一）借阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要借阅微机室档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.一般档案的借阅由部门负责人审批；涉及机密的档案借阅需经公司/组织主管领导审批。（二）借阅流程1.申请人将填写好的《档案借阅申请表》提交至档案管理人员。2.档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，向借阅人提供档案，并登记借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。（三）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。如需延期，应提前办理续借手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。六、档案保管与维护（一）保管环境1.档案存放场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.保持档案室内温度、湿度适宜，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每月进行一次全面检查，每季度进行一次重点抽查。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、存储介质的状况、档案存放环境等。3.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录处理情况。（三）维护措施1.对于纸质档案，如发现字迹模糊、纸张破损等情况，应及时进行修复或复制。2.对于电子档案，应定期进行病毒查杀、数据备份和存储设备维护，确保数据的安全性和可用性。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据公司/组织的发展需求和档案的保存价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由微机室负责人、档案管理人员及相关技术专家组成。鉴定小组负责制定档案鉴定标准和程序，对档案进行鉴定。（三）鉴定标准1.已超过规定保管期限，且确无保存价值的档案。2.重复、无效或不完整的档案。3.因技术更新、业务变化等原因，已失去使用价值的档案。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案清单。2.填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，报公司/组织主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等。4.对于电子档案，应采用专业的数据擦除工具进行销毁，确保数据无法恢复。八、档案信息化管理（一）系统建设建立微机室档案管理信息化系统，实现档案的电子化录入、存储、检索、借阅管理等功能。（二）数据录入档案管理人员应及时将纸质档案和电子档案的相关信息录入档案管理系统，确保数据的准确性和完整性。（三）信息安全加强档案管理信息化系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经