原辅料档案管理制度

PAGE原辅料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司原辅料档案管理，确保原辅料信息的完整性、准确性和可追溯性，保障产品质量安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有原辅料档案的建立、管理、查阅、使用和保存等活动。（三）职责分工1.质量管理部门负责制定和修订原辅料档案管理制度，并监督制度的执行情况。指导和审核原辅料档案的建立，确保档案内容符合质量管理要求。定期对原辅料档案进行检查和评估，提出改进意见。2.采购部门负责收集、整理和提交原辅料供应商资质证明文件、采购合同等相关资料。协助质量管理部门建立和完善原辅料档案。3.仓库管理部门负责原辅料到货验收记录、储存条件记录等档案资料的填写和保管。按照规定的储存条件妥善保管原辅料，并确保原辅料标识清晰、可追溯。4.生产部门在使用原辅料时，负责填写原辅料领用记录、投料记录等档案资料。配合质量管理部门对原辅料档案进行审核和检查。5.其他相关部门根据各自职责，配合做好原辅料档案管理工作，提供相关信息和资料。二、原辅料档案的建立（一）档案内容1.供应商档案供应商基本信息，包括名称、地址、联系方式、营业执照注册号、生产许可证编号等。供应商资质证明文件，如质量管理体系认证证书、生产许可证、产品检验报告等。供应商评估记录，包括定期评估报告、实地考察记录、产品质量反馈等。采购合同及相关协议。2.原辅料质量档案原辅料的名称、规格、型号、质量标准等信息。原辅料的检验报告，包括进厂检验报告、定期抽检报告等。原辅料的质量稳定性考察记录。原辅料不合格处理记录，包括不合格原因分析、处理措施、整改情况等。3.原辅料采购档案采购计划、订单、发票等相关记录。原辅料的价格变动记录。采购过程中的特殊情况记录，如紧急采购、供应商变更等。4.原辅料验收档案到货验收记录，包括到货日期、数量、规格、外观检查情况等。验收标准及执行情况记录。验收不合格处理记录。5.原辅料储存档案原辅料的储存条件要求，如温度、湿度、光照等。储存环境监测记录，包括温湿度记录、防虫防鼠措施记录等。原辅料的库存盘点记录。6.原辅料使用档案原辅料领用记录，包括领用日期、数量、用途等。投料记录，包括投料日期、批次、数量等。使用过程中的质量反馈记录。（二）档案建立流程1.供应商档案建立采购部门在选定供应商后，收集供应商基本信息和资质证明文件，并提交给质量管理部门。质量管理部门对供应商资料进行审核，评估供应商的质量保证能力。审核通过后，建立供应商档案。采购部门与供应商签订采购合同及相关协议，并将合同副本提交给质量管理部门，作为供应商档案的补充资料。2.原辅料质量档案建立质量管理部门根据原辅料质量标准，制定检验计划。仓库管理部门在原辅料到货时，通知质量管理部门进行检验。质量管理部门按照检验计划进行检验，并出具检验报告。质量管理部门定期对原辅料进行质量稳定性考察，记录考察结果。对于原辅料不合格情况，质量管理部门组织相关部门进行原因分析，制定处理措施，并跟踪整改情况，记录相关信息。3.原辅料采购档案建立采购部门根据生产计划和库存情况，制定采购计划，并下达采购订单。采购部门收集采购过程中的相关记录，如发票、采购合同执行情况等，并整理归档。对于采购过程中的特殊情况，采购部门及时记录，并向质量管理部门通报。4.原辅料验收档案建立仓库管理部门在原辅料到货时，按照验收标准进行外观检查、数量核对等验收工作，并填写到货验收记录。质量管理部门对验收情况进行监督和审核，如发现不合格情况，及时处理，并记录验收不合格处理记录。5.原辅料储存档案建立质量管理部门根据原辅料的特性，确定储存条件要求，并通知仓库管理部门。仓库管理部门按照储存条件要求，对原辅料进行分类存放，并记录储存环境监测数据。仓库管理部门定期对原辅料进行库存盘点，记录盘点结果。6.原辅料使用档案建立生产部门根据生产计划，从仓库领用原辅料，并填写领用记录。在投料过程中，生产部门按照规定的投料量和投料顺序进行投料，并填写投料记录。生产过程中，如发现原辅料质量问题或其他异常情况，生产部门及时记录并反馈给质量管理部门。三、原辅料档案的管理（一）档案编号原辅料档案应进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则如下：[编号规则示例：YYFL[年份][流水号]，其中YYFL表示原辅料档案，[年份]为四位数字年份，[流水号]为三位数字流水号]（二）档案整理1.质量管理部门定期对原辅料档案进行整理，确保档案资料齐全、完整、规范。2.对档案资料进行分类存放，便于查阅和管理。（三）档案更新1.当原辅料供应商信息、质量标准、采购合同等发生变更时，相关部门应及时通知质量管理部门，质量管理部门负责更新原辅料档案。2.在原辅料质量稳定性考察、检验结果、不合格处理等情况发生变化时，质量管理部门应及时更新原辅料质量档案。3.采购计划、订单、发票等采购档案资料应及时更新，确保与实际采购情况一致。4.到货验收记录、库存盘点记录等应在每次活动结束后及时填写和更新。（四）档案备份1.原辅料档案应进行电子备份和纸质备份，确保档案数据的安全性和完整性。2.电子备份应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行数据备份。3.纸质备份应存放在专门的档案柜中，妥善保管，防止损坏、丢失。四、原辅料档案的查阅与使用（一）查阅权限1.质量管理部门人员有权查阅所有原辅料档案。2.采购部门人员可查阅与采购相关的原辅料档案。3.仓库管理部门人员可查阅与储存、验收相关的原辅料档案。4.生产部门人员可查阅与领用、投料相关的原辅料档案。5.其他部门人员如需查阅原辅料档案，应经质量管理部门负责人批准，并在规定的范围内查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《原辅料档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息。2.将申请表提交给质量管理部门负责人审批。3.质量管理部门负责人批准后，安排专人协助查阅人员查阅档案，并做好查阅记录。4.查阅人员应在规定的时间内归还档案，并在查阅记录上签字确认。（三）档案使用要求1.查阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换或销毁档案。2.如需复印或摘录档案资料，应经质量管理部门负责人批准，并注明用途。3.原辅料档案仅供公司内部使用，未经许可，不得对外提供或泄露档案内容。五、原辅料档案的保存期限1.原辅料供应商档案应保存至停止采购该供应商原辅料后[X]年。2.原辅料质量档案应保存至该原辅料停止使用后[X]年。3.原辅料采购档案、验收档案、储存档案、使用档案应保存至产品有效期满后[X]年。六、监督与考核1.质量管理部门定期对原辅