人事档案上墙八项制度

PAGE人事档案上墙八项制度一、总则1.目的为了加强公司人事档案管理，确保人事档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥人事档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本八项制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。3.基本原则真实性原则：人事档案内容必须真实可靠，如实反映员工的个人情况。完整性原则：全面收集员工的各类信息，确保档案资料的完整性。保密性原则：严格保护人事档案的机密性，防止信息泄露。动态管理原则：根据员工的工作变动和个人情况变化，及时更新档案内容。二、档案收集制度1.收集范围员工个人基本信息，包括身份证、学历证书、学位证书、户口本等复印件。员工入职登记表、劳动合同、岗位变动记录等。员工培训记录、考核评价结果、奖惩情况等。员工薪酬福利变动记录、社保缴纳记录等。员工职业资格证书、专业技术职务任职资格证书等。其他与员工相关的重要资料。2.收集要求各部门应指定专人负责收集本部门员工的档案资料，并及时移交至人力资源部。收集的资料应确保真实、准确、完整，复印件需清晰可辨，并加盖相关部门或单位公章。对于重要资料，应进行原件审核，并留存复印件备案。3.收集流程员工入职时，应按照公司要求填写入职登记表，并提交相关个人资料。部门负责人审核员工提交的资料，并签字确认后移交至人力资源部。人力资源部对接收的资料进行整理、核对，确保资料齐全后进行归档。三、档案整理制度1.整理原则分类清晰原则：按照档案内容的类别进行分类整理，便于查找和管理。顺序规范原则：同一类别的档案资料应按照一定的顺序排列，如时间顺序、重要程度等。标识明确原则：对档案资料进行编号、标注，确保每份资料都有明确的标识。2.整理方法按照档案类别，将员工的个人基本信息、工作经历、培训记录、考核评价等资料分别进行整理。对每份资料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查询。在档案资料上标注日期、来源等信息，确保资料的准确性和可追溯性。将整理好的档案资料装入档案袋或档案盒，并在封面上注明档案类别、员工姓名、档案编号等信息。3.整理流程人力资源部收到员工档案资料后，首先对资料进行初步审核，检查资料是否齐全、完整。按照整理原则和方法，对档案资料进行分类、排序、编号等整理工作。将整理好的档案资料移交至档案管理人员进行归档存储。四、档案保管制度1.保管场所公司设立专门的人事档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等。档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.保管要求档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的安全和完整。对破损、褪色、变质的档案资料应及时进行修复或复制。严格限制非档案管理人员进入档案保管室，确需查阅档案的，应按照规定办理查阅手续。做好档案保管室的防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保档案资料不受损坏。3.保管期限员工人事档案的保管期限为自员工离职之日起[X]年。对于重要岗位员工或涉及公司核心机密的员工档案，保管期限可适当延长。4.保管流程档案管理人员将整理好的档案资料按照类别、顺序存放在档案柜中，并建立档案索引。定期对档案进行盘点，核对档案数量和内容，确保档案的准确性和完整性。在档案保管期限届满后，按照规定对档案进行销毁或移交。五、档案查阅制度1.查阅范围公司内部管理人员因工作需要，可查阅员工人事档案。外部单位因法定事由需要查阅公司员工人事档案的，需按照规定办理查阅手续。2.查阅要求查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。查阅申请表需经部门负责人签字同意后，方可提交至人力资源部。档案管理人员应严格按照查阅申请表的内容提供档案资料，不得擅自扩大查阅范围。查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、污损等。3.查阅流程查阅人员填写查阅申请表，并提交至部门负责人签字。将签字后的查阅申请表提交至人力资源部，人力资源部审核通过后安排档案管理人员提供档案资料。查阅人员在档案查阅室查阅档案，查阅完毕后将档案资料归还档案管理人员。档案管理人员对查阅申请表和查阅记录进行整理归档。六、档案借阅制度1.借阅范围公司内部员工因特殊原因需要借阅人事档案的，可按照规定办理借阅手续。外部单位因法定事由需要借阅公司员工人事档案的，需按照规定办理借阅手续。2.借阅要求借阅档案应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。借阅申请表需经部门负责人签字同意后，方可提交至人力资源部。档案管理人员应严格按照借阅申请表的内容提供档案资料，不得擅自扩大借阅范围。借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损等。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案资料是否完整、有无损坏等情况。3.借阅流程借阅人员填写借阅申请表，并提交至部门负责人签字。将签字后的借阅申请表提交至人力资源部。人力资源部审核通过后，档案管理人员将档案资料借给借阅人员，并办理借阅登记手续。借阅人员在规定期限内归还档案资料，档案管理人员进行核对后办理归还手续。七、档案转递制度1.转递范围员工离职时，其人事档案应按照规定转递至新的工作单位或相关部门。员工因工作调动、升学等原因需要转递人事档案的，应按照规定办理转递手续。2.转递要求档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，确保档案的安全和及时送达。档案转递时，应填写档案转递通知单，注明转递原因、转递单位、转递时间等信息。档案管理人员应认真核对档案转递通知单的内容，确保档案资料与转递通知单一致。接收单位收到档案后，应在档案转递通知单上签字确认，并及时将回执返回至公司人力资源部。3.转递流程员工离职或调动时，人力资源部根据员工的新工作单位或相关部门信息，填写档案转递通知单。档案管理人员按照转递通知单的要求，整理好员工的人事档案，并密封包装。通过机要交通或专人送取的方式将档案转递至接收单位。接收单位收到档案后，在档案转递通知单上签字确认，并将回执返回至公司人力资源部。人力资源部对档案转递情况进行记录和归档。八、档案保密制度1.保密范围人事档案中的所有信息，包括员工个人基本信息、工作经历、薪酬福利、考核评价、奖惩情况等。档案管理人员在档案管理过程中知悉的公司机密信息。2.保密要求档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案中的任何信息。非档案管理人员未经授权不得接触人事档案。在档案查阅、借阅、转递等过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。对违反保密制度的行为，应依法追究相关人员的责任。3.保密措施档案保管室应安装必要的安全防护设备，如监控摄像头、门禁系统等。档案资料应进行加密存储，确保数据安全。档案管理人员在工作中应妥善保管档案资料，不得随意放置或丢弃。对涉及公司机密的档案资料，应进行单独存放和管理，并严格限制查阅和借阅范围。4.保密流程档案管理人员在接收、整理、保管、查阅、