关工小组档案管理制度

PAGE关工小组档案管理制度一、总则（一）目的为加强关工小组档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于关工小组在开展各项工作过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：关工小组档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映关工小组的工作实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存关工小组工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善关工小组档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.负责档案的保管、保护和安全防范工作，确保档案的实体安全和信息安全。4.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，按照规定提供档案资料。5.负责档案的鉴定、销毁等工作，对失去保存价值的档案进行妥善处理。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将应归档的文件材料整理好，并向档案管理部门移交。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的信息和资料。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，熟练掌握档案管理业务知识和技能，提高档案管理工作水平。3.做好档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。4.负责档案的保管、保护和安全防范工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。5.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，热情接待查阅人员，按照规定提供档案资料。6.负责档案的鉴定、销毁等工作，对失去保存价值的档案进行妥善处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级有关部门下发的与关工小组工作相关的文件、通知、指示等。2.关工小组工作计划、总结、报告、会议记录、活动方案、活动记录等。3.关工小组组织建设、队伍建设、制度建设等方面的文件材料。4.关工小组开展关爱青少年活动的相关材料，如活动照片、视频、调研报告等。5.关工小组与其他单位、部门的往来文件、信函、合作协议等。6.关工小组工作人员的个人资料、工作业绩等。7.其他与关工小组工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应保持文件材料的原始状态，不得擅自涂改、伪造和销毁。3.对收集到的档案材料应进行认真核对，确保档案内容的真实、准确。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等进行分类，一般可分为党群工作类、行政工作类、关爱青少年工作类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并定期进行检查和维护。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（三）保管期限1.关工小组档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括关工小组的重要文件、会议记录、活动方案、调研报告等。3.长期保管的档案主要包括关工小组的工作计划、总结、报告、组织建设、队伍建设等方面的文件材料，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括关工小组的一般性文件、通知、信函等，保管期限为1年至10年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.清查内容包括档案的数量、编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以及档案的实体状况，如是否有损坏、霉变、丢失等情况。3.对清查中发现的问题应及时进行处理，并做好记录。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、内容等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定提供档案资料，查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、日期、内容、借阅期限等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案管理部门应按照规定提供档案资料，借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人或用于其他非工作目的。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]天，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应按时归还档案资料，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、从实际出发的原则。2.对档案的鉴定应根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素进行综合判断。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷逐件审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，判断档案的保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率较低、保存价值不大的档案进行重点审查。3.征求相关业务部门的意见，对涉及重要业务和工作的档案进行综合评估。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案的名称、数量、销毁原因等信息，并经档案鉴定小组签字同意后，方可销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由档案管理部门负责人签字确认。4.对已销毁的档案应在档案目录中注明，并永久保存销毁记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立关工小组档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为关工小组工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、录入等处理，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等管理。2.档案管理系统建设：开发或选用适合关工小组档案管理的信息化系统，实现档案的在线存储、检索、借阅、利用等功能。3.数据安全管理：建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.应定期对档案信息化数据进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放