日常监督档案管理制度

PAGE日常监督档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司日常监督工作的规范化、科学化管理，确保监督工作的有效开展，保障公司各项业务活动合法合规运行，特制定本日常监督档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及所有涉及日常监督工作的相关人员。（三）基本原则1.真实性原则：监督档案应如实反映监督工作的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖监督工作的各个环节，包括监督计划、实施过程记录、结果报告等，保证档案资料完整无缺。3.保密性原则：对监督档案中涉及的敏感信息和商业机密严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案的整理、归档和保管，确保档案管理工作规范有序。二、监督档案的分类与内容（一）监督计划档案1.年度监督计划明确年度监督工作的目标、范围、重点领域和项目。详细列出各项监督任务的责任人、时间安排和预期成果。2.专项监督计划针对特定业务或问题开展的专项监督，应制定专项监督计划，包括监督的背景、目的、具体内容、方法步骤、时间节点等。（二）监督实施档案1.监督工作记录每次监督工作的开展情况记录，包括监督人员组成、监督时间、地点、监督对象等基本信息。对监督过程中发现的问题进行详细记录，包括问题描述、发现途径、相关证据等。2.沟通协调记录与被监督部门或人员的沟通交流情况，如会议纪要、谈话记录等，记录沟通的时间、地点、参与人员、沟通内容及达成的共识。与其他相关部门协作开展监督工作的协调记录，明确协作事项、责任分工和工作进展。（三）监督结果档案1.监督报告定期监督报告，总结一定时期内监督工作的总体情况，包括发现的主要问题、整改建议及监督工作成效。专项监督报告，针对专项监督工作形成详细报告,阐述专项监督的结果、结论及相关建议。2.问题整改跟踪记录对监督发现问题的整改情况进行跟踪记录，包括整改措施、整改责任人、整改期限、实际整改情况及整改结果验证等。（四）其他相关档案1.被监督部门反馈材料被监督部门针对监督意见的反馈说明、整改方案及整改落实情况报告等。2.监督工作中的重要文件、资料与监督工作相关的政策法规文件、内部规章制度、业务流程文档等，作为监督工作的参考依据和支撑材料。三、监督档案的收集与整理（一）收集要求1.监督人员应及时将监督工作过程中形成的各类文件、资料、记录等收集齐全，确保无遗漏。2.对于电子文档，应按照规定的命名规则和存储路径进行保存，并定期进行备份，防止数据丢失。3.涉及纸质文档的，应在监督工作结束后及时整理归档，确保纸质档案与电子档案内容一致。（二）整理方法1.按照监督档案的分类，对收集到的资料进行分类整理。同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.编制档案目录，详细列出各类档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，方便快速查找档案内容。四、监督档案的归档与保管（一）归档流程1.整理好的监督档案由监督工作负责人进行初步审核，确保档案内容完整、准确、规范。2.审核通过后，将档案移交至公司档案管理部门进行统一归档。档案管理部门应按照规定的档案分类体系和编号规则，对监督档案进行妥善存放。3.在归档过程中，档案管理部门应建立档案交接清单，明确档案的名称、数量、移交时间等信息，交接双方签字确认。（二）保管期限1.监督计划档案中的年度监督计划和专项监督计划，保管期限为[X]年。2.监督实施档案中的监督工作记录、沟通协调记录等，保管期限为[X]年。3.监督结果档案中的监督报告、问题整改跟踪记录等，保管期限根据具体情况确定，涉及重要事项或长期追溯的档案应长期保存。4.其他相关档案的保管期限按照公司档案管理的一般规定执行。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.对纸质档案应采用合适的装具进行存放，并定期进行检查和清点，防止档案损坏、丢失。3.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备和存储方式，并定期进行数据备份和维护，确保电子档案的可读性和完整性。4.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员应严格遵守档案查阅、借阅制度，确保档案安全。五、监督档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅监督档案的，应填写《监督档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司重大事项或机密信息的监督档案，查阅申请需经公司分管领导审批。（二）查阅流程1.档案管理部门收到查阅申请后，应根据申请内容查找相关档案，并安排专人负责提供查阅服务。2.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏档案内容。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应检查档案是否完整无损，并在查阅申请表上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅监督档案的，应填写《监督档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，报公司分管领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.档案管理部门根据审批后的借阅申请，办理档案借阅手续，填写《监督档案借阅登记表》，注明档案名称、借阅人、借阅时间、预计归还时间等信息，借阅人和档案管理人员签字确认。2.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于非工作目的。在借阅期限内，借阅人应按时归还档案。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。3.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和质量状况，确认无误后在借阅登记表上注明归还时间，并办理注销借阅手续。六、监督档案的销毁（一）销毁条件1.监督档案保管期满，且已无继续保存价值的，可按照规定进行销毁。2.因公司业务调整、机构变更等原因，导致某些监督档案不再适用或不需要保存的，经审批后可进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对保管期满的监督档案进行清查，提出销毁意见，并填写《监督档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《监督档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导审批后，方可进行销毁操作。3.销毁监督档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。监销人员应在销毁清单上签字确认，销毁清单应作为档案销毁的凭证进行保存。4.对于电子档案的销毁,应采用符合数据删除标准的方式进行处理，确保数据无法恢复。七、监督档案管理的监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门应定期对监督档案管理工作进行检查和监督，确保档案管理工作符合本制度要求。2.检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节的执行情况，以及档案内容的完整性、准确性和规范性。（二）考核办法1.将监督档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理部门及相关责任人进行考核。2.考核指标包括档案管理工作的规范性、档案资料的完整性、档案查阅借阅的及时性等方面。