财务档案库房制度表

PAGE财务档案库房制度表一、总则1.目的为了加强公司财务档案库房的管理，确保财务档案的安全、完整、有序保存和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司财务档案库房的管理工作，包括财务档案的收集、整理、归档、存储、保管、查阅、销毁等环节。3.职责分工财务部门负责财务档案的收集、整理、立卷、装订等前期工作，并定期向档案库房移交。档案管理部门负责财务档案库房的日常管理，包括档案的接收、存储、保管、查阅登记等工作。公司各部门应配合财务部门和档案管理部门做好财务档案的相关工作，确保财务档案的及时收集和完整归档。二、财务档案的收集与整理1.收集范围会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。会计账簿，如总账、明细账、日记账等。财务报告，包括月度、季度、年度财务报表及相关附注。税务资料，如纳税申报表、税务审计报告等。银行对账单、余额调节表等。财务预算、决算资料。财务审批文件、合同协议等。其他与财务相关的重要文件和资料。2.收集要求财务人员应按照财务核算和管理的要求，及时收集各类财务档案资料，确保资料的真实性、完整性和准确性。对于原始凭证，应保持其原始状态，不得涂改、挖补，如有错误应按照规定进行更正。收集的财务档案资料应分类整理，便于后续的归档和查阅。3.整理方法会计凭证应按照编号顺序排列，原始凭证附在相应记账凭证后面，并在记账凭证上注明附件张数。会计账簿应按照科目顺序整理，每本账簿应编制目录，注明各科目所在页码。财务报告应按照时间顺序装订成册，并编制封面，注明报告名称、期间、编制单位等信息。其他财务档案资料应根据其性质和类别进行分类整理，如税务资料可按照税种、年份分类，银行对账单可按照月份、账户分类等。三、财务档案的归档1.归档时间财务档案应在年度终了后[X]个月内完成归档工作，确保档案资料及时、完整地入库保存。2.归档流程财务部门将整理好的财务档案资料移交至档案管理部门，双方应办理交接手续，填写《财务档案交接清单》，注明档案名称、数量、移交时间等信息，交接双方签字确认。档案管理部门接收财务档案后，应按照档案分类标准进行再次核对和整理，确保档案的准确性和规范性。对归档后的财务档案应建立档案目录，详细记录档案的名称、类别、存放位置、归档时间等信息，便于查询和管理。3.归档要求归档的财务档案应符合档案装订规范，做到整齐、牢固、美观，便于长期保存。档案封面应填写清晰、准确，注明档案名称、年度、保管期限等信息。对于电子财务档案，应按照相关规定进行备份存储，并与纸质档案一同归档保存，确保电子档案的安全性和可读取性。四、财务档案的存储与保管1.库房环境要求财务档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点，确保库房温度、湿度适宜，温度保持在[X]℃[X]℃之间，湿度保持在[X]%[X]%之间。库房应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、烟雾报警器、防盗门窗等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。库房内应设置专门的档案架或档案柜，用于存放财务档案，档案架或档案柜应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.档案存放方式财务档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，避免混淆。同一类别的档案应按照时间顺序依次排列，便于查阅和管理。对于重要的财务档案，如涉及重大财务决策、重大经济事项的档案，应单独存放，并采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。3.保管期限规定会计凭证的保管期限为[X]年。会计账簿的保管期限为[X]年。财务报告的保管期限为[X]年。其他财务档案资料的保管期限应根据相关法律法规和公司实际情况确定，一般不少于[X]年。保管期限届满的财务档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案管理的合规性。4.定期盘点与检查档案管理部门应定期对财务档案进行盘点，每年至少进行[X]次全面盘点，确保档案数量与档案目录一致，档案状态良好，无丢失、损坏等情况。在盘点过程中，如发现档案数量不符或档案存在问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。同时，档案管理部门应定期对库房环境进行检查，包括温湿度、消防设施、安全设施等，确保库房环境符合要求，档案安全得到保障。五、财务档案的查阅1.查阅权限公司内部人员查阅财务档案，需填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的，并经所属部门负责人签字批准。涉及财务机密的档案，如重大财务决策资料、财务审计报告等，查阅申请需经财务部门负责人和公司分管领导签字批准。外部单位查阅财务档案，如审计机构、税务机关等，需持有单位介绍信，并经公司分管领导签字批准，档案管理部门应指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。2.查阅流程查阅人员填写《财务档案查阅申请表》后，提交至档案管理部门。档案管理部门审核申请表，符合查阅权限要求的，安排专人负责提供档案，并在指定地点供查阅人员查阅。查阅人员应在规定的时间内查阅档案，不得擅自将档案带出库房或进行复制、拍照等操作。如需复制档案，应按照相关规定办理审批手续，并在档案管理部门的监督下进行。查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，档案管理人员应检查档案是否完整、无损，如有问题应及时记录并查明原因。3.查阅记录档案管理部门应对每一次财务档案查阅进行详细记录，包括查阅日期、查阅人员姓名、所属部门、查阅目的、查阅档案名称及数量等信息。查阅记录应妥善保存，保存期限与财务档案保管期限一致，以便日后查询和审计。六、财务档案的销毁1.销毁条件保管期限届满且确无保存价值的财务档案，可按照规定进行销毁。在销毁前应对拟销毁的档案进行鉴定，由财务部门、档案管理部门及相关部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估，提出销毁意见。2.销毁流程鉴定小组出具销毁意见后，填写《财务档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，并经财务部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导签字批准。档案管理部门根据批准的《财务档案销毁申请表》，组织实施档案销毁工作。销毁时应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的安全性。销毁完毕后，监销人员应在《财务档案销毁清册》上签字确认，注明销毁日期、地点、方式等信息。《财务档案销毁清册》应与《财务档案销毁申请表》一同归档保存，保存期限与财务档案保管期限一致。3.销毁方式财务档案的销毁方式应根据档案的性质和数量选择合适的方式，如采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。对于电子财务档案，应采用专业的技术手段进行销毁，如数据擦除、格式化等