动监所档案管理制度

PAGE动监所档案管理制度一、总则（一）目的为加强动物卫生监督所（以下简称“动监所”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规和行业标准，结合动监所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于动监所各类档案的管理，包括但不限于行政文件、业务档案、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：动监所档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案内容应真实、准确、完整，如实反映动监所各项工作的实际情况。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏、泄露，确保档案信息安全。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率，为动监所各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定动监所档案管理制度并组织实施。2.负责动监所各类档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理工作流程和操作规范，确保档案管理工作的标准化、规范化。4.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理，保障档案保管条件符合要求。5.组织开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理业务培训，提高档案管理人员业务素质。（二）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。3.按照档案保管期限和分类要求，及时将档案归档入库，做好档案的上架、存放和保管工作。4.负责档案的查阅、借阅登记和归还工作，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案安全。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决，保证档案的完整和准确。6.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，对销毁的档案进行详细登记。7.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，提高档案管理信息化水平。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案材料的及时、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案移交档案管理部门统一保管，并办理移交手续。3.在工作中应严格遵守档案管理规定，妥善保管本部门使用的档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.积极配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与动监所工作相关的文件、通知、指示、决定等。2.动监所形成的行政文件，包括工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度等。3.动物卫生监督业务档案，如动物防疫合格证发放档案、动物检疫档案、兽药饲料监管档案、畜产品安全监测档案等。4.人事档案，包括干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资档案、奖惩记录等。5.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.其他与动监所工作相关的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理分类，定期移交档案管理部门。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，检查档案材料的完整性、准确性和规范性。2.审核合格的档案按照分类编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、年度等信息。3.填写档案归档登记表，详细记录档案的名称、数量、归档日期等内容。4.将档案移交至档案库房进行保管，并建立档案保管台账。（二）保管期限1.动监所档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：凡是反映动监所主要职能活动和历史面貌的，对动监所工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管：凡是反映动监所一般工作活动，在较长时间内对动监所工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管：凡是在较短时间内对动监所工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅规定的，安排查阅人员在指定地点查阅档案，并提供必要的协助。3.查阅人员应遵守档案查阅纪律，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、转借档案。4.查阅档案时，严禁无关人员进入查阅场所，查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、传播档案内容，确保档案安全。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）销毁程序1.档案销毁清册应经档案鉴定小组组长审核签字，并报动监所负责人批准。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。3.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，注明销毁日期、方式等信息。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立动监所档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.依托档案管理信息系统，实现档案信息资源的共享，为动监所各项工作提供及时、准确的档案信息支持。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理规范，将纸质档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保数据准确、完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和准确性。3.建立数据备份制度，定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（三）系统安全管理1