投资评审档案管理制度

PAGE投资评审档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司投资评审档案管理，规范投资评审档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保投资评审档案的完整性、准确性和安全性，为公司投资决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有投资评审项目档案的管理，包括但不限于项目立项申请、可行性研究报告、尽职调查报告、投资决策文件、项目实施过程中的各类文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司投资评审档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映投资评审项目的实际情况，数据准确、资料完整。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露，维护公司利益。4.便于利用原则档案管理应便于查询、借阅和利用，提高工作效率，为公司投资业务提供有效支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善投资评审档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门做好投资评审档案的收集、整理和移交工作。3.负责投资评审档案的集中统一保管，建立档案管理数据库，确保档案的安全和完整。4.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及外部相关单位提供档案查阅、借阅服务。5.定期对投资评审档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）项目主办部门职责1.负责本部门投资评审项目档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案资料的齐全、完整。2.在项目结束后，按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。（三）其他部门职责各部门应积极配合档案管理部门和项目主办部门做好投资评审档案管理工作，在工作中形成的与投资评审项目相关的文件资料，应及时移交至项目主办部门或档案管理部门。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目立项阶段：包括立项申请报告、项目建议书、可行性研究报告及相关批复文件等。2.尽职调查阶段：尽职调查报告、审计报告、评估报告、法律意见书、行业研究报告等。3.投资决策阶段：投资决策文件、会议纪要、专家意见等。4.项目实施阶段：项目合同、协议、资金拨付凭证、工程进度报告、验收报告等。5.其他与投资评审项目相关的文件资料，如往来信函、电子邮件、电话记录等。（二）收集要求1.项目主办部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.收集的档案资料应原件为主，如无法取得原件，应提供清晰、完整的复印件，并注明出处。3.对于电子文件，应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定的格式和存储介质进行保存。（三）整理要求1.项目主办部门应按照档案管理的要求，对收集到的档案资料进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和利用。2.每份档案资料应编制页码，并填写档案目录，目录内容应包括文件题名、日期、页码、备注等。3.对于同一项目的相关资料，应按照形成时间顺序进行排列，确保档案资料的连贯性和系统性。四、档案归档（一）归档时间项目主办部门应在项目结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交至档案管理部门。档案管理部门应在收到档案后的[X]个工作日内完成归档工作。（二）归档程序1.项目主办部门填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、日期等信息，并经双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，检查档案资料的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时与项目主办部门沟通，要求其补充或更正。3.核对无误后，档案管理部门将档案按照规定的分类方法进行归档，并录入档案管理数据库。五、档案保管（一）保管期限投资评审档案的保管期限分为永久、定期两种。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定，一般项目档案保管期限为[X]年，重要项目档案保管期限为永久。（二）保管方式1.档案管理部门应配备专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案应按照类别、年度、项目等进行分类存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的地点，确保数据的安全性。（三）保管要求1.档案管理部门应建立健全档案保管制度，并定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。2.对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制；对于电子档案，应定期进行数据备份和维护，防止数据丢失或损坏。3.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员应做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅投资评审档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的投资评审档案，查阅人需经公司分管领导批准，并在档案管理部门指定的地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）借阅权限1.公司内部人员借阅投资评审档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损、抽取、撤换等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。（三）查阅与借阅登记档案管理部门应建立档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅和借阅的时间、人员、档案名称、查阅或借阅期限等信息，并定期进行核对和清理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、项目主办部门及相关业务部门的人员组成，负责对到期的投资评审档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据国家有关规定和公司实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值进行评估。鉴定标准应包括档案的内容、来源、时间、形式等方面的因素。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期的投资评审档案进行清理，列出需鉴定的档案清单，并提交给档案鉴定工作小组。2.档案鉴定工作小组对需鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.档案鉴定工作小组形成鉴定报告，经公司分管领导批准后，作为档案销毁的依据。（四）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定报告，对确定销毁的档案进行登记造册，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，档