照片档案三合一制度

PAGE照片档案三合一制度一、总则（一）目的为加强公司照片档案的管理，确保照片档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在各项工作活动中形成的照片档案的管理。（三）定义照片档案是指公司在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的以感光材料为载体的历史记录。（四）管理职责1.公司办公室负责照片档案管理工作的统筹协调，制定相关管理制度，指导、监督各部门照片档案的收集、整理、归档等工作。2.各部门负责本部门工作活动中形成照片档案的收集、整理，并按规定及时移交公司办公室归档。3.公司档案管理人员负责照片档案的具体整理、编目、存储、保管和提供利用等工作。二、照片的收集（一）收集范围1.反映公司重要会议、重大活动、重要工作成果的照片。2.记录公司领导及员工重要公务活动、外事活动的照片。3.展示公司生产经营、技术创新、企业文化建设等方面的照片。4.反映公司重点工程、项目建设过程及成果的照片。5.具有历史纪念意义或反映公司发展历程的照片。6.其他具有保存价值的照片。（二）收集要求1.照片应主题明确，图像清晰，画面完整，能够准确反映所摄对象的主要特征和现场情况。2.照片应注明拍摄时间、地点、人物、事由等相关信息。3.数码照片应保留原始数据，不得进行过度编辑或修改，确保照片的真实性。4.对于重要活动或事件，应拍摄多角度、多场景的照片，以全面记录过程。（三）收集流程1.各部门在工作活动开展过程中，指定专人负责照片的拍摄工作。2.拍摄完成后，拍摄人员应及时整理照片，并按照要求填写照片说明，将照片及相关说明一并移交部门负责人审核。3.部门负责人审核通过后，将照片及说明汇总，定期移交公司办公室。三、照片的整理（一）整理原则1.遵循照片档案的形成规律，保持照片之间的有机联系。2.分类科学，便于查找和利用。（二）整理方法1.按照照片的主题、时间、地点等因素进行分类。2.对每张照片进行编号，编号应具有唯一性。编号格式可采用“年度+流水号”，如“2023001”表示2023年的第1张照片。3.编写照片说明，照片说明应包括照片的题名、拍摄时间、地点、人物、事由、背景等信息，语言应简洁明了，准确完整。4.对照片进行组卷，同一主题或相关主题的照片可组成一卷，每卷照片数量不宜过多，以方便管理和查阅。（三）整理步骤1.初步筛选：对收集到的照片进行初步筛选，剔除重复、模糊、无保存价值的照片。2.分类编号：按照整理方法对照片进行分类编号。3.编写说明：为每张照片编写详细的说明。4.组卷装订：将整理好的照片进行组卷，并装订成册。四、照片的归档（一）归档时间各部门应在工作活动结束后[X]个工作日内，将整理好的照片档案移交公司办公室归档。（二）归档要求1.移交的照片档案应齐全、完整，整理规范，符合本制度的要求。2.照片档案应采用纸质载体和电子载体同时归档，纸质照片应打印清晰，装订整齐；电子照片应存储在移动硬盘或光盘等存储介质上，并确保数据的完整性和可读性。3.归档的照片档案应编制详细的目录，目录应包括照片编号、题名、拍摄时间、地点、人物、事由、保管期限等信息。（三）归档流程1.各部门将整理好的照片档案及目录清单一并移交公司办公室。2.公司办公室档案管理人员对移交的照片档案进行核对、验收，如发现问题应及时通知移交部门进行整改。3.验收合格后，档案管理人员将照片档案进行上架存储，并在档案管理系统中录入相关信息，建立电子档案目录。五、照片档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的照片档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.纸质照片应存放在专用的档案盒或相册中，按编号顺序排列上架。2.电子照片应存储在多个存储介质上，并定期进行备份，备份存储介质应异地存放。3.照片档案应分类存放，不同保管期限的照片应分开存放。（三）保管期限照片档案的保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种。1.反映公司重大历史事件、重要工作成果、具有历史纪念意义等的照片档案应列为永久保管。2.记录公司一般性工作活动、生产经营等方面的照片档案可列为长期保管。3.其他临时性、阶段性工作活动形成的照片档案可列为短期保管。（四）保管检查1.档案管理人员应定期对照片档案进行检查，检查内容包括照片的完整性、存储介质的状态、库房环境等。2.如发现照片有褪色、霉变、损坏等情况，应及时采取措施进行修复或复制；如发现存储介质有损坏，应及时进行更换和数据恢复。3.对检查情况应做好记录，发现问题应及时报告并处理。六、照片档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保照片档案的安全。2.遵循方便利用、服务公司发展的原则，为公司各项工作提供支持。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅照片档案，应填写《照片档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到公司办公室档案查阅室查阅。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自复制、拍摄或涂改照片档案。2.借阅：因特殊原因需要借阅照片档案的，应填写《照片档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经公司办公室负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管照片档案，不得转借他人，不得在照片档案上涂改、标记、污损等。3.复制：公司内部人员因工作需要复制照片档案的，应填写《照片档案复制申请表》，注明复制用途、数量等，经所在部门负责人审批后，到公司办公室办理复制手续。复制的照片档案应与原件一致，并加盖公司办公室印章。（三）利用登记1.档案管理人员应对照片档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括