管委会档案三合一制度

PAGE管委会档案三合一制度一、总则（一）目的为加强管委会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规和行业标准，结合管委会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于管委会各部门及所属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。管委会档案工作实行集中统一领导，由综合档案室负责集中管理管委会各类档案。2.真实完整原则。档案应如实反映管委会各项工作活动的真实情况，确保档案的完整性。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则。加强档案的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守档案保密规定。二、档案管理体制（一）档案管理机构管委会设立综合档案室，作为管委会档案管理的职能部门，负责管委会档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和具体实施。（二）档案管理人员职责1.综合档案室负责人职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定管委会档案管理制度和工作计划。组织、指导和监督各部门的档案工作，定期检查档案工作情况。负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。组织档案人员的业务培训和考核，提高档案人员的业务素质。负责向管委会领导和上级档案部门报告档案工作情况，及时解决档案工作中的问题。2.档案管理人员职责负责接收、整理、保管和统计本部门形成的档案，确保档案的完整和安全。按照档案管理的有关规定，对档案进行分类、编号、编目等工作，编制检索工具，方便档案的查阅利用。积极开展档案利用工作，为管委会各项工作提供档案信息服务。严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。三、文件材料的形成与收集（一）文件材料的形成各部门在工作活动中应按照国家有关规定和管委会的要求，及时形成各种文件材料，确保文件材料的真实、准确、完整。文件材料应使用耐久性强的书写材料和符合档案保管要求的载体，字迹工整、图像清晰、图表整洁。（二）文件材料的收集范围1.管委会在履行职能活动中形成的各种文件、会议记录、决议、决定、通知、报告、请示、批复、函件等。2.管委会各类工作计划、总结、统计报表、调研材料等。3.管委会与上级机关、其他单位的往来文件、合同协议、合作项目材料等。4.管委会内部机构设置、人员任免、职称评定、工资福利等方面的文件材料。5.管委会组织的各类活动、培训、会议等形成的文件材料。6.管委会固定资产管理、财务管理、审计监督等方面的文件材料。7.管委会下属单位报送的重要文件材料。8.其他具有保存价值的文件材料。（三）文件材料的收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对重要文件材料应进行跟踪收集，确保文件材料的连续性和完整性。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。4.各部门应定期将收集的文件材料移交综合档案室，交接时应办理交接手续。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准管委会档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。1.年度：按照文件材料形成的年度进行分类。2.机构（问题）：按照管委会内部机构设置或问题性质进行分类。3.保管期限：根据文件材料的保存价值，分为永久、定期（30年、10年）。（三）整理方法1.文书档案整理对收集的文件材料进行清理，剔除重复、无用的文件。按照分类标准进行分类，将同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限的文件材料放在一起。对每份文件进行编号，编号应按照一定的顺序，确保编号的唯一性。编制文件目录，目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页号、保管期限等内容。装订文件，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。2.科技档案整理按照项目进行分类，一个项目的文件材料集中在一起。对项目文件材料进行编号，编号应体现项目的层次和顺序。编制项目文件目录，目录应包括项目编号、文件名称、文件编号、责任者、日期等内容。对项目文件材料进行组卷，组卷应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。3.会计档案整理按照会计年度进行分类，将同一会计年度的会计凭证、会计账簿、财务报告等文件材料放在一起。对会计凭证进行编号，编号应按照记账凭证的顺序。编制会计档案目录，目录应包括档案编号、类别、题名、日期、保管期限等内容。对会计档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。五、档案的保管（一）保管场所综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.档案架（柜）：应选用坚固耐用、便于分类存放档案的档案架（柜）。2.温湿度控制设备：配备空调、除湿机等设备，确保档案库房的温湿度符合要求。3.防火设备：安装火灾自动报警系统、灭火设备等，确保档案库房的消防安全。4.防虫设备：放置防虫药品，防止档案被虫蛀鼠咬。5.防盗设备：安装防盗门窗、监控设备等，确保档案库房的安全。（三）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找。2.对不同载体的档案应分别保管，确保档案的安全。3.定期对档案进行清查核对，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、发展眼光的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织管委会成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史作用、现实利用情况等因素，综合分析档案的保存价值。（四）保管期限的划分1.永久保管的档案管委会制定的法规性文件。管委会重要会议的决议、决定、记录等。管委会机构演变、人事任免等重要文件材料。管委会与上级机关、其他单位签订的重要合同协议。管委会财务决算、审计报告等重要文件材料。其他具有重要保存价值的文件材料。2.定期保管30年的档案管委会一般性会议的文件材料。管委会年度工作计划、总结、统计报表等。管委会内部机构的一般性文件材料。管委会与其他单位的一般性往来文件。管委会组织的一般性活动、培训等形成的文件材料。其他具有一定保存价值的文件材料。3.定期保管10年的档案管委会临时性工作形成的文件材料。管委会一般性事务的文件材料。管委会下属单位报送的一般性文件材料。其他保存价值较低的文件材料。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、文号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。3.档案销毁清册经管委会领导批准后，由综合档案室负责组织销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，确保档案的合理利用。（二）利用范围1.管委会内部各部门在工作中需要查阅档案的。2.管委会下属单位因工作需要查阅档案的。3.外单位因工作需要查阅管委会档案，经管委会领导批准的。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可到综合档案室查阅档案原件。2.借阅：档案利用者因工作需要可借阅档案，但应办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]天。3.复制：档案利用者可根据需要复制档案，但应经综合档案室负责人批准，复制的档案应加盖综合档案室印章。（四）利用手续1.查阅档案：档案利用者应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等，经综合档案室负责人批准后，方可查阅档案。2.借阅档案：档案利用者应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经综合档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅档案时，档案利用者应出具有效身份证件，并交纳一定的押金。3.复制档案：档案利用者应填写档案复制申请表，注明复制内容、复制用途等，经综合档案室负责人批准后，办理复制手续。复制档案时，档案利用者应按照规定交纳复制费用。（五）利用监督1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。2.档案利用者应在规定的范围内利用档案，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。3.档案利用者归还档案时，综合档案室应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究档案利用者的责任。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，并按照档案管理的要求进行整理。2.电子文件应采用通用格式进行存储，确保电子文件的可读性和可利用性。3.对电子文件应进行分类、编号、编目等工作，编制电子档案目录，目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、存储位置等内容。（二）电子档案的保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，如磁带、光盘、硬盘等。2.存储介质应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。3.电子档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，温度控制在14℃24℃之间