档案管理规定制度牌

PAGE档案管理规定制度牌一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实准确原则。档案内容应真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，确保档案信息的准确性和可靠性。3.完整系统原则。应保证档案的完整性，涵盖公司/组织各个方面的工作记录，同时注重档案的系统性，便于查找和利用。4.安全保密原则。加强档案的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设立档案管理室，作为公司/组织档案管理的专门机构，配备必要的档案管理人员。（二）档案管理室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定并组织实施本公司/组织的档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司/组织各类档案。3.负责档案信息资源的开发利用，为公司/组织各项工作提供档案服务。4.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。（三）兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理室。2.协助档案管理室开展档案整理、鉴定、统计等工作。3.遵守档案管理规定，确保本部门档案的安全和保密。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工的个人基本信息、招聘录用、培训考核、薪酬福利、奖惩任免等方面的资料。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关档案。4.业务档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案等。5.项目档案：针对公司/组织的各类项目，包括项目立项、可行性研究、设计方案、施工过程、竣工验收等阶段的文件资料。6.声像档案：如照片、录音、录像等记录公司/组织活动和重要事件的声像资料。（二）档案编号1.采用层次分类编号法，对各类档案进行编号。编号应简洁明了，便于识别和管理。2.编号格式为：大类代码中类代码小类代码顺序号。例如，行政档案的编号格式为：XZ010100X，其中“XZ”为行政档案大类代码，“01”为行政文件中类代码，“01”为行政文件小类代码，“00X”为顺序号。3.各类档案的具体编号规则由档案管理室根据实际情况制定，并报公司/组织领导批准后实施。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理规定，及时将本部门在工作活动中形成的各类文件材料收集齐全，不得遗漏。2.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，相关部门应指定专人负责跟踪收集，确保档案的完整性。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于公司/组织的档案材料全部移交档案管理室。（二）档案整理1.档案管理室收到各部门移交的档案后，应按照档案分类和编号规则进行整理。2.整理工作包括对档案材料进行分类、排序、编目、装订等，确保档案的整齐规范。3.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制，保证档案的可读性。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，确保电子档案与纸质档案内容一致，并便于检索和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、年度财务报告、重要合同协议等具有重要历史价值和凭证作用的文件材料。3.长期保管的档案保管期限为15年至50年，如一般性业务文件、中期财务报告等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，如临时性文件、一般性通知等。5.档案保管期限的确定由档案管理室根据档案的重要程度和历史价值进行鉴定，并报公司/组织领导批准。（三）档案清查1.档案管理室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.清查工作包括核对档案的数量、检查档案的保管情况、清点电子档案数据等，发现问题及时进行处理。3.清查结果应形成书面报告，报公司/组织领导审阅，并作为档案管理工作考核的依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理室应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作由档案管理室牵头，会同相关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素进行综合评估，提出鉴定意见。3.对涉及重要历史事件、重大决策、知识产权等方面的档案，如需销毁，应报经公司/组织主要领导批准。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、类别、编号、数量、保管期限等信息。2.销毁清册应经公司/组织领导审核批准后，由档案管理室负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.严禁擅自销毁档案，销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、方式等，以备查考。七、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可以查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，须经公司/组织领导批准，并办理相关手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和利用范围。（二）利用手续1.公司/组织内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称及用途，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室办理查阅或借阅手续。2.外部单位查阅公司/组织档案，应提交单位介绍信、查阅申请函等相关材料，经公司/组织领导批准后，由档案管理室安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用登记1.档案管理室应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人姓名、所在部门、档案名称及编号、查阅或借阅用途、归还时间等信息。2.登记记录应妥善保存，以便查询和统计档案利用情况。八、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露档案信息。2.档案查阅场所应相对独立，无关人员不得进入。查阅档案时，应在档案管理室指定的区域内进行，不得擅自将档案带出室外。3.涉及保密内容的档案，应在封面或首页加盖“机密”、“秘密”等保密标识，并按照保密规定进行管理。4.对档案管理人员应定期进行保密教育和培训，提高保密意识和业务水平。（二）安全管理1.档案管理室应加强安全防范措施，配备必要的安全设施设备，如防火器材、防盗报警装置、监控设备等。2.档案管理人员应定期检查档案管理场所的安全状况，发现问题及时报告并处理。3.电子档案应采取加密存储