项目拆迁档案管理制度

PAGE项目拆迁档案管理制度一、总则（一）目的为加强项目拆迁档案管理，确保拆迁档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在项目拆迁工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织开展的所有项目拆迁工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则项目拆迁档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映项目拆迁工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集项目拆迁过程中形成的各类文件、资料，确保档案的完整性。4.规范性原则档案的整理、归档、保管等工作应符合国家和行业相关标准及规范。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善项目拆迁档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好项目拆迁文件资料的收集、整理和归档工作。3.集中统一管理项目拆迁档案，建立档案数据库，确保档案的安全和有效利用。4.定期对项目拆迁档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性。5.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门在项目拆迁工作中形成的文件资料的收集、整理和初步归档，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好项目拆迁档案的整理、归档、鉴定、销毁等工作。3.按照档案管理部门的要求，提供档案利用所需的相关资料和信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目拆迁前期准备阶段：包括项目立项批复、规划选址意见书、土地征收批复、拆迁计划及方案等文件。2.拆迁实施阶段：拆迁公告、拆迁补偿安置协议、评估报告、房屋腾空验收记录、被拆迁人信息资料等。3.拆迁后续阶段：拆迁工作总结、审计报告、信访处理记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应原件齐全，如有复印件，应注明原件存放处，并加盖提供单位公章。3.对收集的文件资料应进行分类登记，详细记录文件资料的名称、来源、日期、份数等信息。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序。（四）整理方法1.分类按照项目拆迁工作的不同阶段和文件资料的性质，分为前期准备、拆迁实施、拆迁后续等类别。每个类别下再根据具体内容进行细分。2.编号对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号可采用年度+流水号的方式，如2023001。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，并打印成册。四、档案归档（一）归档时间1.各部门应在项目拆迁工作完成后[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门应在收到档案后的[X]个工作日内完成归档工作。（二）归档程序1.档案移交部门填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息，并与档案管理部门办理交接手续。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后，在档案移交清单上签字盖章。3.档案管理部门按照整理要求对档案进行进一步整理、装订，并将档案装入档案盒，在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。4.将归档后的档案按照类别和保管期限进行上架存放。五、档案保管（一）保管场所及设施1.设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.按照档案的类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，定期进行数据维护，防止数据丢失。六、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅项目拆迁档案。2.相关部门或单位因工作需要查阅项目拆迁档案。3.司法机关因办案需要查阅项目拆迁档案。（二）利用程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人陪同查阅。3.查阅人应在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出库房或进行涂改、损毁等行为。4.查阅人如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，详细记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容、复印份数等信息。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家和行业相关规定，结合项目拆迁档案的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.确保鉴定结果准确、客观，既保证档案的完整性又避免不必要的档案留存。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定内容1.档案是否已失去保存价值，如已完成历史使命、与现行政策法规无关等。2.档案的准确性、完整性和系统性是否存在问题。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，判断其价值。2.综合分析：结合项目拆迁工作的历史背景、发展阶段等因素，综合评估档案的价值。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，并编制档案销毁清单。2.档案管理部门将档案销毁清单报公司/组织领导审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案，并在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立项目拆迁档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理、数据挂接等工作，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.档案信息录入将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，建立档案数据库。3.档案检索与利用利用档案管理信息系统，实现档案的快速检索和在线查阅、下载等功能，提高档案利用效率。（三）信息化安全管理1.建立档案管理信息系统安全防护体系，采取防火墙、