档案馆档案资料利用制度

PAGE档案馆档案资料利用制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆档案资料的管理，充分发挥档案资料的作用，规范档案资料的利用行为，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆所保存的各类档案资料的利用管理。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案资料利用活动合法合规。2.安全保密原则在档案资料利用过程中，切实保障档案资料的安全，防止档案资料的泄露、损毁和丢失，同时严格遵守保密规定，保护涉及的机密信息。3.服务至上原则以服务公司/组织各项工作为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案资料利用服务。4.规范有序原则对档案资料利用的各个环节进行规范管理，确保利用工作有序进行。二、档案资料利用的范围与方式（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案资料，以支持日常办公、项目开展、决策制定等工作。2.公司/组织员工因个人学习、研究等合理需求，经批准后查阅相关档案资料。3.外单位因工作联系、合作等正当理由，按照规定程序申请查阅、借阅本公司/组织相关档案资料。（二）利用方式1.查阅利用者可在档案馆指定地点查阅档案资料，档案馆工作人员应提供必要的协助和指导。2.借阅对于确需借出档案馆的档案资料，应按照规定办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求。3.复制根据利用者的需求，经批准后可为其提供档案资料的复制件，但应确保复制件与原件内容一致，并注明复制情况。三、利用申请与审批（一）申请流程1.公司/组织内部各部门利用档案资料，应由部门负责人填写《档案资料利用申请表》，注明利用目的、所需档案资料的名称和范围等内容，并提交至档案馆。2.员工个人利用档案资料，需本人填写《档案资料利用申请表》，经所在部门负责人审核同意后，提交至档案馆。3.外单位利用档案资料，应提前向本公司/组织提交正式的《档案资料利用申请函》，说明利用目的、范围、时间等详细情况，并填写《档案资料利用申请表》，经本公司/组织相关部门审核同意后，提交至档案馆。（二）审批权限1.查阅一般性档案资料，由档案馆负责人审批。2.借阅档案资料或涉及重要、机密档案资料的查阅，需经公司/组织分管领导审批。3.外单位利用档案资料，无论查阅或借阅，均需经公司/组织主要领导审批。（三）申请审核档案馆收到利用申请后，应及时进行审核。审核内容包括申请的合理性、利用目的的真实性、所需档案资料与利用目的的相关性等。对于不符合要求的申请，应及时通知申请人并说明理由。四、利用服务（一）查阅服务1.档案馆应设立专门的查阅场所，配备必要的设施设备，为利用者提供良好的查阅环境。2.工作人员应根据利用者的需求，迅速准确地查找所需档案资料，并提供相应的查阅服务。在查阅过程中，应提醒利用者遵守查阅规定，爱护档案资料。3.对于珍贵或易损的档案资料，一般不提供原件查阅，可采用数字化副本或提供复印件等方式满足利用者需求。（二）借阅服务1.办理借阅手续时，档案馆工作人员应向借阅人详细说明借阅期限、归还要求以及档案资料的保管责任等事项，并签订《档案资料借阅承诺书》。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应提前向档案馆提出申请，经批准后方可延期。3.借阅人应妥善保管所借阅的档案资料，不得擅自转借、涂改、污损、丢失。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时向档案馆报告，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人归还档案资料时，档案馆工作人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（三）复制服务1.利用者申请复制档案资料，档案馆工作人员应按照规定对申请进行审核，经批准后予以办理。2.复制档案资料应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件清晰可读。复制完成后，应在复制件上加盖档案馆印章，并注明复制日期、份数等信息。3.对于涉及机密信息的档案资料复制，应严格按照保密规定进行操作，确保机密信息不被泄露。五、档案资料利用的安全与保密（一）安全管理1.档案馆应建立健全档案资料安全管理制度，加强对档案资料存储场所的安全防护，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，并定期进行检查和维护。2.在档案资料利用过程中，工作人员应密切关注利用现场情况，确保档案资料不受到任何形式的损坏或丢失。利用结束后，应及时对档案资料进行整理和归位。3.对于电子档案资料的利用，应严格遵守电子信息安全管理规定，防止因网络攻击、病毒感染等原因导致档案资料信息泄露或损坏。（二）保密管理1.利用者应严格遵守国家有关保密法律法规和本公司/组织的保密制度，对在利用档案资料过程中知悉的机密信息予以保密。2.档案馆工作人员应加强对保密工作的管理，对涉及机密信息的档案资料利用进行严格监控，防止机密信息泄露。在提供利用服务时，应根据档案资料的密级，对利用者进行必要的保密提醒。3.对于违反保密规定的利用行为，应依法依规追究相关人员的责任。六、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立档案资料利用监督机制，定期对档案资料利用情况进行检查。检查内容包括利用申请与审批的合规性、利用服务的质量、档案资料的安全与保密等方面。2.档案馆应定期对档案资料利用情况进行统计分析，总结利用工作中存在的问题和经验教训，及时向公司/组织领导汇报，并提出改进建议。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，积极配合做好各项监督检查工作。2.对于监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告相关部门。七、档案资料利用的收费（一）收费原则1.本公司/组织内部各部门因工作需要利用档案资料，一般不收取费用。2.员工个人因非工作需要利用档案资料，可根据实际情况适当收取一定的成本费用，如复制费、邮寄费等。3.外单位利用档案资料，应按照国家有关规定或双方协商的标准收取费用，收费项目包括查阅费、借阅费、复制费等。（二）收费标准1.查阅费：按照[X]元/人次收取。2.借阅费：按照[X]元/卷（册）·天收取。3.复制费：黑白复印件[X]元/页，彩色复印件[X]元/页。如需加急复制，可根据实际情况适当提高收费标准。（三）收费管理1.档案馆应建立收费台账，详细记录收费项目、收费金额、缴费单位或个人等信息，并定期进行核对和结算。2.收费收入应按照公司/组织财务管理制度进行管理，纳入统一核算，确保收费资金