档案查阅利用制度

PAGE档案查阅利用制度》一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案的查阅利用管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在工作中涉及档案查阅利用的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案查阅利用工作合法合规。2.安全保密原则在档案查阅利用过程中，采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.服务工作原则以服务公司/组织各项工作为宗旨，合理、高效地提供档案查阅利用服务，满足工作需要。二、档案查阅利用的范围（一）可供查阅利用的档案类别1.行政管理档案包括公司/组织的各类规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政公文等。2.人事档案涵盖员工的个人基本信息、履历、考核评价、薪酬福利、培训记录等。3.财务档案包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关资料。4.业务档案根据公司/组织的业务类型，如销售业务档案、采购业务档案、项目档案等，记录业务活动的过程与结果。5.其他档案如合同档案、知识产权档案、资质证书档案等。（二）限制查阅利用的档案情况1.涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案，未经授权不得查阅利用。2.正在进行审查、审计或涉及法律纠纷的档案，在相关程序未结束前，限制查阅利用范围。3.其他根据法律法规或公司/组织规定限制查阅利用的档案。三、查阅利用流程（一）查阅申请1.内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、用途、查阅时间等信息。2.申请表需经所在部门负责人审核签字，确认查阅目的与工作需求相符。（二）审批1.根据查阅档案的类别和敏感程度，申请表提交至相应的档案管理部门负责人或公司/组织分管领导进行审批。2.对于涉及重要机密或较大范围查阅的申请，需经更高层级领导批准。（三）查阅安排1.档案管理部门根据审批结果，安排专人协助查阅者在指定地点进行查阅。2.查阅过程中，查阅者应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（四）利用方式1.查阅者可根据需要对档案进行复印、拍照等，但需提前向档案管理部门提出申请，并注明具体用途和数量。2.对于不宜复印或拍照的档案，可采用抄录、摘录等方式获取所需信息，但抄录、摘录内容应与原件一致，并经档案管理人员核对。（五）归还查阅完毕后，查阅者应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应检查档案的完整性和准确性，如有损坏或缺失，应及时查明原因并追究责任。四、档案查阅利用的权限管理（一）不同层级人员的查阅权限1.公司/组织高层管理人员可查阅与公司/组织整体运营、战略决策相关的各类档案，包括行政管理、财务、业务等方面重要档案。2.部门负责人有权查阅本部门工作范围内的档案，如业务档案、部门行政管理档案等，以指导部门工作开展和决策。3.普通员工根据工作需要，经审批后可查阅与其岗位职责相关的档案，如人事档案中的个人培训记录、业务档案中的相关业务资料等。（二）特殊情况的权限申请与审批1.因工作需要跨部门查阅档案或查阅不属于本人权限范围内的档案，查阅者应详细说明理由，并按照规定的审批流程申请特殊权限。2.对于涉及公司/组织重大利益、敏感信息或历史遗留问题等特殊档案的查阅，需经过严格的多层级审批，确保查阅行为的必要性和安全性。五、档案查阅利用的安全与保密措施（一）档案管理场所安全1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案存储环境适宜。2.安装监控设备，对档案管理场所进行实时监控，记录人员出入情况和档案操作过程。（二）查阅利用过程中的保密要求1.查阅者在查阅档案时，应保持安静，不得在档案管理场所内大声喧哗或讨论敏感信息。2.对于涉及机密的档案，查阅者应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露档案内容。3.档案管理人员应监督查阅过程，防止查阅者违规操作或泄露档案信息。（三）电子档案的安全管理1.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，设置严格的访问权限和密码保护。2.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。在进行电子档案查阅利用时，应采取加密传输、身份认证等安全措施。（四）违规处理1.对于违反档案查阅利用安全与保密规定的行为，公司/组织将视情节轻重给予警告批评、罚款直至解除劳动合同等处罚。2.如因违规行为导致档案信息泄露、丢失或损坏，相关责任人应承担相应的法律责任，并负责采取措施消除影响，挽回损失。六、档案查阅利用的监督与检查（一）内部监督机制1.档案管理部门定期对档案查阅利用情况进行自查，检查查阅申请、审批、归还等流程是否规范，档案是否完整无损。2.设立内部监督举报渠道（如举报邮箱、举报电话等），鼓励员工对档案查阅利用过程中的违规行为进行举报。（二）定期检查与评估1.公司/组织定期（每年至少一次）对档案查阅利用制度的执行情况进行全面检查，评估制度的有效性和适应性。2.根据检查评估结果，对制度进行修订和完善，确保档案查阅利用工作始终符合法律法规和公司/组织发展的需要。七、附则（一）制度解释权本制度由