业委会档案管理制度

PAGE业委会档案管理制度一、总则（一）目的为加强本小区业主委员会（以下简称“业委会”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在业委会工作及小区管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于业委会在履行职责过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：业委会档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映业委会工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：便于业委会成员及相关人员查阅和使用档案，提高工作效率。二、档案管理职责（一）业委会主任职责1.全面负责业委会档案管理工作，监督制度的执行情况。2.审批档案管理工作计划和重要档案的保管、利用等事项。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等具体工作。2.制定档案管理工作计划，建立健全档案管理制度和工作流程。3.对档案进行分类、编号、编目等，确保档案的规范化管理。4.定期检查档案的保管状况，对破损、变质档案及时进行修复和处理。5.为业委会成员及相关人员提供档案查阅、借阅服务，做好登记和催还工作。（三）业委会成员职责1.按照档案管理要求，及时将工作中形成的文件、资料移交档案管理人员归档。2.遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.业委会成立及换届选举相关文件，包括筹备组文件、选举办法、选票、当选人员名单等。2.业委会会议文件，如会议通知、议程、决议、纪要等。3.与物业服务企业签订的合同、协议及其补充文件。4.小区公共收益收支情况记录，包括收入来源、支出明细、票据等。5.业主意见和建议的收集、处理记录。6.小区维修资金使用情况资料，如申请报告、审批文件、维修记录等。7.涉及小区规划、建设、改造等方面的文件和资料。8.其他与业委会工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将工作中形成的文件、资料收集齐全，定期移交档案管理人员。2.收集的档案应保持原件的完整性，如有破损、缺页等情况，应及时修复或补充。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等进行分类，一般分为综合管理类、会议文件类、合同协议类、财务收支类、维修资金类、业主意见类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核后的档案按照分类编号顺序装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明类别、编号等信息。3.填写档案归档登记表，记录档案的归档日期、名称、数量等内容。（二）保管期限1.永久保管：业委会成立及换届选举相关文件、涉及小区重大权益的合同协议、小区规划建设等重要文件。2.定期保管：其他文件资料根据其重要程度和使用频率确定保管期限，一般分为3年、5年、10年等。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。3.对电子档案应进行定期备份，存储在不同介质上，并异地存放。4.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量和内容准确无误。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.业委会成员因工作需要查阅档案，可直接到档案管理人员处查阅。2.其他人员因特殊原因需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经业委会主任批准后，方可查阅。3.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经业委会主任批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时报告并处理。六、档案的统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理人员应定期对档案的数量、种类、保管期限等进行统计，填写档案统计报表。2.统计报表应准确反映档案的实际情况，为档案管理决策提供依据。（二）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由业委会主任、档案管理人员及相关专业人员组成，对档案进行全面审查。3.鉴定小组根据档案的价值和保管状况，提出存毁意见，报业委会主任批准。4.对决定销毁的档案，应编制销毁清册，经业委会主任批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字。七、档案的信息化管理（一）建立档案信息系统1.利用现代信息技术，建立业委会档案信息系统，实现档案的电子化管理。2.档案信息系统应具备档案录入、查询、统计、借阅管理等功能，提高档案管理效率。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将档案信息录入档案信息系统，确保数据的准确、完整。2.定期对档案信息系统的数据进行维护和更新，保证系统的正常运行。（三）信息安全管理1.采取有效的安全措施，保障档案信息