莆田人事档案管理制度

PAGE莆田人事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司人事档案由人力资源部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和安全性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确，如实反映员工的工作经历、业绩、奖惩等情况。3.保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对人事档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.及时更新原则：随着员工工作变动、业绩变化等情况，及时更新档案内容，保证档案的时效性。二、人事档案内容（一）员工基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证复印件：提供员工有效身份证件的复印件。3.学历学位证书复印件：包括最高学历和学位证书。4.专业技术资格证书复印件：如职称证书、职业资格证书等。（二）工作经历1.入职登记表：记录员工入职公司的基本信息、岗位、入职时间等。2.工作变动记录：包括岗位调动、晋升、降职等情况的记录，注明变动时间、原因及相关审批文件。3.培训经历：参加公司内部培训、外部培训等情况的记录，包括培训名称、时间、培训机构等。（三）业绩考核1.年度绩效考核表：每年员工的绩效考核结果记录，包括考核等级、考核评语、绩效奖金等。2.项目业绩记录：参与公司项目的业绩情况，如项目成果、贡献等。（四）奖惩情况1.奖励记录：包括公司内部奖励、外部奖励等情况，注明奖励名称、时间、颁发单位。2.惩罚记录：如违纪处分、警告等情况，记录处分原因、时间及相关审批文件。（五）劳动合同1.劳动合同文本：员工与公司签订的劳动合同原件或复印件。2.续签、解除、终止劳动合同记录：注明相关时间及原因。(六)其他资料1.员工体检报告：定期的员工体检结果记录。2.员工职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划。3.其他与员工相关的重要资料。三、人事档案的收集与整理（一）收集1.新员工入职时，人力资源部门负责收集其基本信息、学历学位证书、身份证复印件等资料，并填写入职登记表。2.员工工作变动时，相关部门应及时将变动情况及相关审批文件提交人力资源部门，以便更新档案。3.绩效考核结束后，考核部门应将考核结果及时反馈给人力资源部门，录入员工档案。4.员工受到奖惩时，相关部门应在规定时间内将奖惩文件提交人力资源部门存档。（二）整理1.人力资源部门对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案内容的类别进行编号。2.对每份档案资料进行核对，确保资料的真实性和完整性。3.将整理好的档案资料装入档案袋或档案盒，并在封面注明员工姓名、档案编号、档案内容等信息。四、人事档案的保管（一）保管部门公司人事档案由人力资源部门指定专人负责保管，设立专门的档案保管室，确保档案存放安全。（二）保管环境档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，保持室内清洁、干燥、通风良好。（三）档案存放方式1.按照档案编号顺序排列档案，便于查找和管理。2.建立电子档案目录，对档案内容进行电子化管理，方便查询和统计。（四）档案定期检查1.人力资源部门定期对人事档案进行检查，一般每年至少检查一次。2.检查内容包括档案资料的完整性、准确性、存放情况等，发现问题及时处理。（五）档案安全保密措施1.档案保管人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.非档案管理人员未经允许不得进入档案保管室。3.档案查阅、借阅必须按照规定的程序进行登记，确保档案的安全。五、人事档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员查阅人事档案，需填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。2.人力资源部门根据审批结果，安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案保管人员，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.因工作需要借阅人事档案的，需填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人、人力资源部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。借阅期满后，应按时归还档案。六、人事档案的转递（一）转递原因1.员工离职：员工与公司解除或终止劳动合同后，其人事档案应及时转出。2.工作调动：员工因工作需要调动到其他单位，其人事档案应按照规定转递。3.其他原因：如档案材料补充、档案整理等需要转递档案的情况。（二）转递程序1.人力资源部门根据转递原因确定档案转递对象，并填写《人事档案转递通知单》。2.将需要转递的档案材料进行整理、核对，确保档案内容完整、准确。3.将档案材料密封后，通过机要交通或专人送取的方式转递给接收单位，并要求接收单位在《人事档案转递回执》上签字确认。（三）转递记录人力资源部门对人事档案的转递情况进行详细记录，包括转递时间、转递对象、转递方式、接收单位等信息，并存档备查。七、人事档案的信息化管理（一）建立人事档案信息系统公司应建立完善的人事档案信息系统，将员工的基本信息、工作经历、业绩考核、奖惩情况等档案内容录入系统，实现档案信息的电子化管理。（二）信息系统功能1.查询功能：授权人员可通过系统查询员工的人事档案信息。2.统计功能：系统可对档案信息进行统计分析，如员工年龄结构、学历分布、绩效考核情况等。3.预警功能：对档案到期更新、员工合同到期等情况进行预警提醒。（三）信息安全管理1.加强人事档案信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露。2.定期备份系统数据，确保数据的安全性和完整性。3.根据国家有关法律法规和公司规定，对系统数据进行妥善保管和处理。八、人事档案管理的监督与考核（一）监督部门公司设立人事档案管理监督小组，由人力资源部门负责人、纪检部门人员等组成，负责对人事档案管理工作进行监督检查。（二）监督内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节。2.档案管理人员的工作情况，如是否严格遵守保密制度、是否及时更新档案内容等。3.档案信息的准确性和完整性。（三）考核1.人力资源部门对档案管理人员的工