中学档案数字化管理制度

PAGE中学档案数字化管理制度一、总则（一）目的为加强中学档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平，确保档案信息的真实性、完整性和安全性，依据国家相关法律法规及教育行业档案管理标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门在档案形成、整理、数字化处理、存储、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案数字化应确保原始档案信息的真实可靠，不得篡改、伪造档案内容。2.完整性原则：全面涵盖学校各类档案，保证数字化档案与原始档案一致，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案数字化信息的存储、传输安全，防止信息泄露、丢失或被非法获取。4.便捷性原则：通过数字化手段提高档案查询、利用的便捷性，为学校教学、管理等工作提供高效服务。二、档案数字化管理职责分工（一）档案管理部门1.负责制定档案数字化工作计划和实施方案。2.组织档案数字化项目的实施，包括档案整理、扫描、图像处理、数据挂接等工作。3.对数字化档案进行质量检查和验收，确保档案数字化成果符合要求。4.建立和维护档案数字化管理系统，负责档案数据的存储、备份和安全管理。5.指导和监督各部门档案数字化工作，提供业务培训和技术支持。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理和移交，确保档案齐全、完整、准确。2.配合档案管理部门开展档案数字化工作，提供必要的协助和支持。3.按照档案管理规定，正确使用数字化档案，不得擅自更改、删除或泄露档案信息。（三）信息技术部门1.提供档案数字化所需的硬件设备和软件系统，保障系统的稳定运行。2.负责网络安全防护，防止档案数字化过程中的网络攻击和数据泄露。3.协助档案管理部门进行数字化设备的维护和管理，确保设备正常使用。三、档案数字化流程（一）档案收集与整理1.各部门按照档案管理要求，定期收集本部门形成的各类档案，进行初步整理，确保档案分类清晰、编号准确、目录完整。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门补充完善。（二）档案数字化前处理1.对纸质档案进行去污、修复等预处理，确保扫描图像清晰可读。2.按照档案分类方案和编号规则，对档案进行重新编号和编目，建立准确的档案索引。（三）档案扫描1.根据档案内容和保存价值，确定扫描分辨率、色彩模式等参数。一般档案采用黑白二值模式扫描，重要文件、图片等可采用彩色模式扫描。2.扫描过程中要保证图像清晰、完整，避免出现漏扫、重扫、偏斜等现象。对超大尺寸档案可采用分幅扫描，拼接后确保图像完整。3.扫描完成后，对图像进行命名，命名规则应体现档案类别、年度、编号等关键信息，便于识别和管理。（四）图像处理1.对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、去黑边等处理，提高图像质量。2.对图像进行格式转换，统一存储为通用的图像格式，如TIFF或PDF，确保图像在不同设备和软件上能够正常显示和使用。（五）数据挂接与存储1.将处理后的图像数据与对应的档案目录信息进行挂接，建立准确的电子档案数据库。2.采用安全可靠的存储设备和存储方式，对数字化档案进行备份存储。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据安全。3.建立档案数字化存储的索引目录，方便快速检索和查询档案信息。（六）档案数字化验收1.档案管理部门组织相关人员对档案数字化成果进行验收，验收内容包括档案整理质量、扫描图像质量、数据挂接准确性、存储安全性等。2.验收合格的档案数字化项目，办理验收手续，将数字化档案正式纳入档案管理系统进行管理。对验收不合格的项目，责令相关部门限期整改，直至验收合格。四、档案数字化管理系统（一）系统功能要求1.档案录入与编辑：能够方便地录入档案基本信息、目录信息，对档案数据进行修改、删除等操作。2.图像管理：支持对扫描图像进行上传、存储、查看、下载等管理，具备图像放大、缩小、旋转等功能。3.检索查询：提供多种检索方式，如按档案类别、年度、编号、关键词等进行快速检索，能够准确定位所需档案信息。4.权限管理：设置不同的用户角色和权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关档案数据，保障档案信息安全。5.数据统计与分析：能够对档案数字化数据进行统计分析，如档案数量统计、利用情况分析等，为学校档案管理决策提供数据支持。（二）系统安全保障1.采用防火墙、入侵检测系统等网络安全防护措施，防止外部非法网络访问。2.设置用户登录认证机制，采用强密码策略，定期更换密码。3.对系统数据进行定期备份，备份数据存储在异地，防止因本地灾害等原因导致数据丢失。4.建立系统安全审计机制，记录和监控用户操作行为，及时发现和处理异常情况。（三）系统维护与升级1.信息技术部门负责档案数字化管理系统的日常维护，及时处理系统故障和问题，确保系统正常运行。2.根据学校档案管理需求和信息技术发展，定期对系统进行升级，优化系统功能，提高系统性能。五、档案数字化存储与保管（一）存储设备选择1.选用质量可靠、性能稳定的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，满足档案数据长期存储的要求。2.存储设备应具备冗余设计，防止因单个设备故障导致数据丢失。（二）存储环境要求1.档案数字化存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案数据因环境因素受损。2.存储场所应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案数据安全。（三）数据备份与恢复1.制定数据备份策略，定期对档案数字化数据进行全量备份和增量备份。备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储或云存储。2.定期进行数据恢复演练，确保在数据出现问题时能够及时恢复，保证档案信息的连续性和可用性。（四）档案保管期限与销毁1.根据国家档案保管期限规定，确定各类档案的保管期限。对超过保管期限的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。2.档案销毁前，应编制销毁清册，经学校领导批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。六、档案数字化利用与保密（一）档案利用权限规定1.本校教职工因工作需要可申请查阅、借阅数字化档案，需填写申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理相关手续。2.外单位人员查阅本校数字化档案，需持有单位介绍信，经学校主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中应在档案管理部门指定地点进行，不得擅自复制、拍照或传播档案内容。（二）档案利用登记与跟踪1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、档案名称、利用目的等信息。2.对借阅的档案进行跟踪管理，及时催还到期档案，确保档案按时归还。对逾期未还的档案，应及时催问并记录相关情况。（三）档案保密措施1.加强对档案数字化工作人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及国家机密、学校敏感信息的档案，应采取加密存储、专人管理等特殊保密措施，防止信息泄露。3.在档案利用过程中，严格遵守保密规定，不得将档案信息泄露给无关人员。七、档案数字化工作监督与检查（一）监督检查机制1.学校成立档案数字化工作监督小组，定期对档案数字化工作进行监督检查，确保各项工作符合制度要求。2.监督小组应检查档案数字化工作流程执行情况、档案质量、系统运行情况、安全保密措施落实情况等。（二）问题整改与反馈1.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，责令相关部