企业年会活动策划合同协议2025

企业年会活动策划合同协议2025甲方（委托方）：[甲方公司全称]，法定代表人：[姓名]，地址：[地址]，联系电话：[电话]，统一社会信用代码：[代码]乙方（策划方）：[乙方公司全称]，法定代表人：[姓名]，地址：[地址]，联系电话：[电话]，统一社会信用代码：[代码]鉴于甲方希望举办2025年度企业年会活动，并委托乙方进行活动的策划、组织及执行；乙方具备相应的活动策划、组织及执行能力，愿意接受甲方的委托。双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议，以兹共同遵守。第一条合同标的与范围本合同项下的活动名称为：[甲方公司名称]2025年度企业年会。活动时间拟定于2025年[月份][日期]，预计持续时间[时长]小时。活动地点设定于[具体地点]，涵盖主会场、签到区、餐饮区、娱乐区等功能区域。活动主题为：[活动主题名称]，旨在[活动目标，例如：增强团队凝聚力、表彰优秀员工、发布公司战略、提升员工士气等]。乙方负责提供本次年会活动的整体策划服务，包括但不限于：创意构思、流程设计、物料设计制作（含主视觉、邀请函、签到背景板、舞台背景板、指示牌、桌卡、奖杯/奖牌设计制作等）、场地布置方案、设备租赁与管理方案（含灯光、音响、LED大屏、桌椅、布幔、鲜花绿植等）、人员安排方案（含主持人、礼仪、主持人、摄影摄像师、演艺人员、技术保障人员等）、现场执行与流程控制、活动安全保障协调、活动后影像资料初步整理、项目总结报告等全部策划执行工作。第二条合同期限本合同自双方授权代表签字并加盖公司公章（或合同专用章）之日起生效。项目整体履行周期约为[天数]天，自合同生效之日起至活动结束且所有后续工作（包括场地清理确认、费用结算核对、尾款支付确认等）完成之日止。活动举办日期为2025年[月份][日期]。第三条双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.甲方有权对乙方提交的活动策划方案、预算方案、设计稿件等提出建议和意见，并拥有最终审核确认权。2.甲方有权在活动筹备及执行过程中，对乙方的工作进行监督和检查，确保活动按计划推进。3.甲方有权要求乙方按照合同约定及甲方确认的方案完成活动策划与执行工作。4.甲方有权要求乙方就其违反合同约定的行为进行纠正，并承担相应责任。5.甲方应在合同约定的时间内（收到后[例如：3]个工作日内）书面审阅乙方提交的策划方案、预算方案、物料设计稿等，如逾期未反馈，视为对该方案或设计稿的初步认可。甲方确认的方案或设计稿，其最终解释权归甲方所有。6.甲方应按照本合同第五条约定，按时、足额支付活动费用。7.甲方应指定一名项目联系人，负责与乙方就活动相关事宜进行沟通、确认。8.甲方应向乙方提供举办年会所需的相关背景资料，包括但不限于公司文化介绍、年度经营总结、表彰政策与名单、预计参会人数、活动预算范围、场地具体条件、特殊需求等，并保证所提供资料的真实性、准确性。9.甲方应积极配合乙方完成活动所需的场地准备、人员协调、设备提供（如公司自有音响、灯光、投影设备等）、宣传支持（如内部通知、海报张贴等）及其他必要的协助工作，具体协助内容由双方另行书面确认。10.甲方负责办理活动举办所需的所有政府审批或备案手续，并承担相关费用。11.甲方应对参与活动的员工进行必要的活动前告知和安全提示，确保活动期间员工遵守秩序，并对员工在活动期间的人身及财产安全负责。12.甲方对活动过程中产生或收集的影像、图片、视频等资料拥有著作权（除非本合同另有约定或甲方支付了额外费用以获得完全使用权），乙方仅可在本合同约定的范围内（如用于年会现场播放、公司内部宣传等）使用这些资料，不得用于其他商业目的或提供给第三方。（二）乙方权利与义务1.乙方有权要求甲方按照合同约定提供必要的信息和协助。2.乙方有权按照合同约定收取活动策划与执行服务费用。3.乙方有权根据甲方确认的方案，对活动策划、创意、设计等细节进行专业化的深化和执行。4.乙方应组建专业的项目团队负责本项目的策划与执行，并向甲方指派项目总监或主要负责人作为主要联系人，保持顺畅沟通。5.乙方应根据甲方提供的资料和要求，制定详细的活动策划方案（包括但不限于活动流程、主题氛围营造、环节设计、物料清单、供应商方案、预算明细、人员需求等），提交甲方审核。6.根据甲方确认的方案，乙方负责进行活动所需物料的创意设计、制作或采购，确保质量和效果符合要求。7.乙方负责活动场地的勘察、布置方案设计与实施，确保符合活动主题和流程需求。8.乙方负责活动所需设备的租赁、运输、安装、调试、使用管理和维护，确保设备正常运行。9.乙方负责活动人员的推荐、筛选（如需）、沟通、管理及现场指挥，确保人员服务质量和现场秩序。10.乙方负责制定详细的活动执行流程，并进行现场统筹管理，控制活动节奏，确保各环节顺畅衔接。11.乙方应配备必要的安全保障人员或与专业安保公司合作，制定应急预案，负责活动现场的安全管理，确保活动安全、有序进行。12.乙方应负责活动现场的氛围营造、互动环节的组织实施、氛围音乐播放等。13.活动结束后，乙方负责场地的清理和恢复工作，直至甲方确认场地可撤离。14.乙方应按照合同约定，向甲方提交活动总结报告、服务清单、费用结算单及相关资料。15.乙方应严格遵守保密义务，对在合同履行过程中了解的甲方商业秘密、技术信息、内部资料等承担保密责任，保密期限为本合同有效期内及合同终止后[例如：两年]。未经甲方书面同意，不得以任何方式泄露给任何第三方。16.除非获得甲方书面同意，乙方不得将本合同项下的权利义务转让给任何第三方。17.乙方保证其提供的服务、设计的物料、租赁的设备均为合格产品，并符合相关安全标准。第四条项目预算与支付方式本次年会活动预估总费用为人民币[金额]元（大写：[大写金额]）。此预算包含但不限于场地租赁、搭建、灯光音响、视频制作、物料设计制作、人员服务费、餐饮（如含）、演艺费、设备租赁、运输、税费等所有乙方承诺提供的策划执行服务内容。费用支付方式采用分期付款方式：1.第一期：本合同签订后[例如：5]个工作日内，甲方向乙方支付合同总金额的[百分比]%，即人民币[金额]元（大写：[大写金额]），该款项主要用于乙方的初步方案设计、创意构思及必要物料打样等启动费用。2.第二期：乙方提交经甲方书面确认的活动详细策划方案及预算清单后[例如：5]个工作日内，甲方向乙方支付合同总金额的[百分比]%，即人民币[金额]元（大写：[大写金额]），主要用于活动核心物料的采购定金、关键供应商合作预付款等。3.第三期：活动举办前[例如：7]天，甲方向乙方支付合同总金额的[百分比]%，即人民币[金额]元（大写：[大写金额]），主要用于场地最终确认款项、主要设备租赁定金、演艺人员定金及部分现场搭建材料的预付款。4.尾款：活动正式结束后[例如：15]个工作日内，甲方向乙方支付合同总金额的[百分比]%，即人民币[金额]元（大写：[大写金额]）。乙方应在收到尾款前向甲方提供等额、合法的增值税[普通/专用]发票。甲方在审核乙方提交的最终结算单及发票无误后支付尾款。如结算金额与预付款项有增减，最终结算金额与已支付款项的差额，将在尾款支付时进行冲抵或补足。乙方指定收款账户信息如下：开户行：[银行名称及支行]账户名称：[乙方公司全称]账号：[银行账号]乙方应在收到每期款项后[例如：10]个工作日内，向甲方开具相应金额、合法有效的增值税[普通/专用]发票。第五条验收标准与流程1.方案确认：乙方提交的活动策划方案、预算方案、主视觉设计稿、核心物料设计稿等，需经甲方书面确认后方可进入下一阶段。甲方应在收到乙方提交的上述文件后[例如：3]个工作日内完成审核，并书面反馈确认意见或修改建议。若甲方逾期未反馈，视为对该文件内容的初步认可，乙方可根据初步认可内容继续推进。最终确认的方案及设计稿，其解释权归甲方所有。2.中期检查：在活动场地布置关键节点（例如：主背景板吊装完成、灯光音响主要设备到场调试后），乙方应邀请甲方项目负责人进行现场检查，乙方应根据甲方意见进行必要的调整。3.最终验收：活动当天及结束后，甲方对活动整体效果、流程执行、服务质量、物料使用情况、场地恢复情况等进行全面验收。验收合格后，甲方应于[例如：3]个工作日内向乙方出具书面验收确认书。若甲方对活动有任何不满意之处，应在验收时提出，乙方应在合理期限内进行免费整改，并承担因此产生的直接费用。若甲方提出的整改要求超出原合同范围或系甲方原因导致，相关费用由甲方承担。甲方逾期未进行最终验收确认，视为验收合格。第六条知识产权1.乙方为履行本合同而专门为甲方创作的活动策划方案、创意设计（包括但不限于主视觉、邀请函、背景板、装饰物、流程脚本、视频音频等）、活动主持词等成果，其知识产权（包括但不限于著作权、商业秘密等）归乙方所有。但甲方获得在这些知识产权的基础上，拥有在本次年会活动及相关后续宣传活动中使用这些成果的权利。2.活动中使用的甲方公司名称、商标、Logo、VI系统、企业文化宣传资料、内部数据等知识产权归甲方所有。乙方仅可在为履行本合同之目的，按照甲方要求的方式和范围使用，不得进行任何修改、复制或用于其他任何用途。3.双方基于本合同合作完成的、包含双方知识产权的最终活动成果（例如：活动整体形象、特定设计作品等），其知识产权归属由双方在合同中另行明确约定（如无约定，视为共同拥有，各自享有基于其贡献的权利，并需相互授权对方在本合同约定范围内使用）。第七条保密条款1.甲乙双方应对在合作过程中获悉的对方的商业秘密、技术信息、经营策略、客户资料、财务数据、未公开的会议内容、内部资料等一切非公开信息（以下简称“保密信息”）承担严格的保密义务。2.保密信息不包括：已经公开的信息、已经为公众所知的信息、非因违反保密义务而为对方或第三方合法知晓的信息、独立开发或从有权第三方合法获得且未使用任何保密信息的信息。3.接收方（指知悉保密信息的乙方或甲方）仅可将保密信息用于本合同约定的目的，即用于本次年会活动的策划、组织、执行和相关管理工作，不得向任何第三方披露、泄露或允许第三方接触该保密信息，除非：*接收方根据法律法规或有权司法/行政机关的要求披露，但应提前通知披露方，并在可能的情况下寻求法律保护，以保护披露方的利益；*接收方获得披露方（指提供保密信息的甲方或乙方）的书面同意；*该信息在接收方知悉前已经公开。4.任何一方违反本保密义务，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。5.本保密义务不因本合同的变更、解除或终止而失效，持续有效[例如：两年或更长]。第八条违约责任1.若甲方未能按照本合同第五条约定按时足额支付任何一期款项，每逾期一日，应按当期应付未付金额的[例如：万分之五]向乙方支付违约金。逾期超过[例如：30]日，乙方有权暂停相关工作的执行，直至甲方付清款项及违约金；若甲方仍拒不支付，乙方有权单方解除合同，并要求甲方赔偿因其违约行为给乙方造成的全部损失，包括但不限于已产生的费用、预期收益损失、商誉损失等。2.若甲方未能按时提供本合同第三条第（一）款第8项约定的必要资料或协助，导致项目进度延误，乙方工作周期相应顺延，由此造成的乙方额外费用（如增加的加班费、第三方服务费等）由甲方承担。若因甲方原因导致项目无法继续进行，甲方应承担相应的违约责任。3.若甲方无正当理由拒绝或拖延进行本合同第五条约定的最终验收，视为甲方已确认验收合格，乙方可要求甲方支付尾款及发票，甲方不得再以验收不合格为由进行无理扣款。4.若乙方未能按时交付经甲方书面确认的策划方案、设计稿件等重要文件，每逾期一日，应按合同总金额的[例如：万分之五]向甲方支付违约金。逾期超过[例如：15]日，甲方有权单方解除合同，并要求乙方退还已支付的全部款项（扣除乙方已合理完成的、甲方已享受的服务价值后），并赔偿由此给甲方造成的损失。5.若乙方提供的服务、使用的物料或租赁的设备不符合合同约定（以甲方书面确认为准）或国家标准，影响活动效果，乙方应负责免费进行整改，并承担由此产生的所有额外费用（包括但不限于材料费、人工费、运输费等）。若整改后仍无法达到合同要求，或因乙方原因导致甲方直接或间接遭受重大损失（例如：活动严重中断、企业形象受损等），乙方应承担相应的违约赔偿责任。6.若乙方在活动执行过程中因重大过失、故意行为或违反操作规程，导致发生安全事故、财产损失或严重侵犯第三方权益，给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任，包括但不限于直接损失、间接损失、赔偿金、诉讼费、律师费等。7.若乙方违反本合同第七条保密义务，泄露甲方商业秘密，给甲方造成损失的，乙方应赔偿甲方因此遭受的全部损失，该损失赔偿额应包括直接经济损失、间接经济损失、调查费、律师费、诉讼费等。第九条不可抗力1.“不可抗力”是指双方在签订合同时不能预见、对其发生和后果不能避免并不能克服的事件，包括但不限于自然灾害（如地震、台风、洪水、火灾、雷击等）、战争、动乱、政府行为（如法律、法规、规章的变更或政策调整）、流行病疫情等。2.任何一方因不可抗力导致其无法履行或无法完全履行本合同项下的全部或部分义务时，不承担违约责任。但该方应在不可抗力发生后[例如：5]个工作日内，书面通知对方发生不可抗力事件的情况、可能对其履行合同的影响，并提供相关证明文件（如政府公告、新闻报道、保险公司证明等）。3.双方应根据不可抗力事件的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。若不可抗力影响持续超过[例如：30]日，双方均有权单方解除合同，互不承担违约责任，但已发生的费用（扣除不可抗力造成的部分）应予以结算。第十条争议解决因本合同的订立、效力、解释、履行、变更、解除或终止及争议解决等事宜所发生的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向[选择一项：甲方所在地/乙方所在地/合同履行地]有管辖权的人民法院提