企业年会嘉宾邀请协议（含2025年名单管理）

企业年会嘉宾邀请协议（含2025年名单管理）甲方：[企业全称]，地址：[企业注册地址]，法定代表人：[法定代表人姓名]。乙方：[受邀嘉宾姓名/职务/单位名称]，地址：[嘉宾联系方式地址]，联系人：[嘉宾本人或指定联系人姓名]。鉴于甲方拟举办2025年度企业年会，邀请乙方参加，为明确双方权利与义务，特别是在2025年企业年会嘉宾名单管理方面的责任，双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，经友好协商，达成协议如下：第一条邀请确认与接受甲方通过[具体方式，如：正式函件、电子邮件、公司内部通知系统、专属邀请函链接等]向乙方发出2025年度企业年会邀请。邀请内容载明如下：年会主题（若有）：[具体主题]，时间：[具体日期]，[具体开始与结束时间]，地点：[具体会议地点地址]，参会对象：[乙方受邀身份]，年会主要议程或活动亮点（可选）：[具体内容]，甲方联系人及联系方式：[联系人姓名及电话]。乙方应在收到邀请后3个工作日内在[指定方式，如：回复指定邮箱、扫描二维码、点击确认链接、电话确认等]向甲方确认是否出席。乙方明确表示接受或确认出席的行为视为对本协议的初步认可。第二条2025年嘉宾名单管理1.2025年企业年会嘉宾名单（以下简称“名单”）系指甲方为举办年会而编制的，包含所有确认出席嘉宾信息的清单。本名单具有保密性质。2.甲方在年会筹备及举办过程中，依据乙方确认的出席情况，有权获取、使用和管理相关名单信息，用于年会相关的组织安排，如座位安排、接待安排、活动邀请等。乙方确认接受邀请即默认同意甲方为执行年会相关事宜而使用其信息。3.如因故乙方需要更改出席信息（如：行程冲突无法出席、需携带嘉宾等），应至少提前7天以书面形式（如：电子邮件、正式函件）通知甲方，并说明原因。甲方根据乙方通知更新名单，并及时告知乙方更新结果。第三条双方权利与义务1.甲方的权利与义务*按时、按协议约定举办年会。*负责年会的整体策划、内容组织、场地布置、设备保障等。*有权根据乙方确认情况和名单管理需要，进行相关的组织工作（如：发送详细参会指南、安排签到、座位分配等）。*保护乙方个人信息，按照相关法律法规及本协议约定管理名单信息。*如乙方确认出席后因故无法参加，甲方有权视为乙方自动放弃席位，或根据情况安排替代表参加，或不予退款等。2.乙方的权利与义务*按照邀请函约定的时间和地点参加年会。*有权了解年会的基本信息和主要安排。*按照本协议约定及时确认出席或变更信息。*遵守年会的各项规章制度，文明参会。*未经甲方书面同意，不得泄露名单信息或用于协议约定之外的用途。*履行可能存在的其他与年会参与相关的义务（如：按要求着装、配合签到等）。*理解并同意其出席信息可能被用于年会相关的非商业性宣传或报道（如：照片、视频记录、简报等），除非特别声明拒绝。第四条保密条款1.双方应对在履行本协议过程中知悉的对方商业秘密、技术信息以及本协议内容、年会嘉宾名单等非公开信息承担保密义务。2.保密义务自协议签订之日起生效，并在协议终止后持续有效两年。3.保密义务不包括已公开的信息、已自行知悉的信息、或因法律规定或有权机关要求而必须披露的信息。第五条违约责任1.甲方未能按时举办年会或提供符合约定标准的年会服务，应承担相应责任，可能包括协调后续安排、承担乙方部分损失等。2.乙方无正当理由未能按时确认出席，或确认后无故不参加，甲方有权视其自动放弃席位，且乙方可能无法获得后续邀请、承担一定损失等。3.乙方违反保密义务，泄露名单信息，应向甲方支付违约金人民币[约定金额或计算方式]，并承担相应的法律责任。4.乙方在年会中违反规定，造成不良影响，甲方有权取消其参会资格，并保留追究责任的权利。第六条不可抗力1.不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。2.因不可抗力导致协议无法履行或无法完全履行，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明。3.双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否解除协议、部分免除责任或延期履行。第七条争议解决因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。如果协商不成，任何一方均有权向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。第八条协议生效与终止1.本协议自双方签字或盖章之日起生效。2.本协议在2025年度企业年会结束且相关善后事宜处理完毕后自动终止。保密条款和争议解决条款具有持续性。第九条其他1.本协议构成双方就年会嘉宾邀请及名单管理的完