县残联档案安全管理制度

PAGE县残联档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强县残联档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在残联工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及档案管理行业标准，结合县残联实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县残联机关各部门、下属事业单位及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的安全管理工作。（三）基本原则1.安全第一原则始终将档案安全放在首位，采取有效措施，防止档案损毁、丢失、泄密等情况发生。2.预防为主原则强化档案安全防范意识，建立健全各项安全管理制度和应急预案，提前预防各类安全事故的发生。3.依法管理原则严格按照国家法律法规和行业标准要求，规范档案安全管理行为。二、档案管理部门及人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案安全管理制度，并组织实施。2.对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行监督和指导。3.定期组织档案安全检查，及时发现和消除安全隐患。4.负责档案库房的建设、维护和管理，确保库房设施设备符合安全要求。5.组织开展档案安全宣传教育和培训工作，提高工作人员的安全意识和业务能力。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目等工作，确保档案的质量。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行清查核对，确保档案的完整和安全。4.按照规定的程序和要求，为档案利用者提供服务，做好档案查阅、借阅登记等工作。5.协助档案管理部门开展档案安全检查和整改工作，及时报告安全隐患情况。三、档案收集与整理安全管理（一）收集要求1.各部门应及时将工作中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应真实、完整，字迹清晰，签署完备。3.对电子文件的收集，应确保数据的准确性和完整性，按照规定的格式和存储要求进行保存。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类方案和编号规则，对收集的文件材料进行科学分类、编号和编目。2.整理过程中应保持文件材料的原有顺序，不得随意打乱或丢失。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。四、档案保管安全管理（一）库房建设与设施设备1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等。3.档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，标识清晰。2.不同载体的档案应分开存放，如纸质档案、电子档案、照片档案、实物档案等。3.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）库房管理1.档案库房应专人负责管理，严格限制无关人员进入。2.库房管理人员应定期对库房进行巡查，检查档案的存放情况、设施设备运行情况等，发现问题及时处理并报告。3.保持库房内清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。4.按照规定的温湿度要求，合理调节库房内的温湿度，确保档案保存环境适宜。五、档案利用安全管理（一）利用原则1.严格遵守档案利用规定，确保档案利用过程中的安全。2.坚持保密原则，不得泄露档案内容，维护档案的保密性。3.按照规定的程序和权限提供档案利用服务，不得擅自扩大利用范围。（二）利用方式1.档案查阅（1）利用者需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。（2）档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全。（3）查阅档案时，利用者应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.档案借阅（1）因工作需要借阅档案的，利用者需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。（2）借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（3）借阅档案时，档案管理人员应向利用者当面清点档案数量、核对档案内容，并办理借阅登记手续。（4）利用者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。（5）利用者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）电子档案利用1.利用电子档案时，应使用规定的软件和设备，确保电子档案的正常读取和使用。2.对涉及机密的电子档案，应采取加密存储、身份认证等安全措施，防止电子档案信息泄露。3.电子档案利用过程中产生的临时文件、数据等，应妥善保管，不得随意删除或丢失。六、档案信息化安全管理（一）网络安全1.建立健全档案信息化网络安全管理制度，加强网络安全防护，防止网络攻击、病毒感染等事件发生。2.配备防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，定期进行维护和更新，确保网络安全运行。3.对档案管理网络进行分级分类管理，设置不同的用户权限，严格控制用户对档案信息系统的访问。（二）数据安全1.加强档案数据的备份与恢复管理，定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.建立数据安全审计机制，对档案数据的访问、修改、删除等操作进行记录和审计，及时发现和处理异常情况。3.对涉及机密的档案数据，应进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。（三）系统安全1.定期对档案信息系统进行漏洞扫描和安全评估，并及时修复发现的安全漏洞。2.加强对档案信息系统的用户管理，设置强密码要求，并定期更换密码。3.制定档案信息系统应急预案，定期进行演练，确保在系统遭受攻击或出现故障时能够及时恢复和处理。七、档案安全检查与整改（一）检查内容1.档案安全管理制度的执行情况。2.档案库房设施设备的运行情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等环节的安全情况。4.档案信息化系统的安全情况。（二）检查方式1.定期检查档案管理部门应每年至少组织[X]次全面的档案安全检查，对发现的问题及时进行整改。2.不定期检查档案管理人员应随时对档案安全情况进行巡查，发现问题及时报告并处理。3.专项检查根据工作需要，对档案安全的重点部位、关键环节等进行专项检查，确保档案安全。（三）整改措施1.对检查中发现的安全隐患，应立即制定整改措施，明确整改责任人，限期整改。2.整改完成后，应进行复查，确保安全隐患得到彻底消除。3.对因安全隐患导致档案受损或发生安全事故的，应依法追究相关人员的责任。八、档案安全应急处置（一）应急预案制定档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置程序、保障措施等内容。（二）应急处置程序1.事故报告发生档案安全事故后，相关人员应立即向档案管理部门负责人报告，档案管理部门负责人应及时向上级主管部门报告。2.应急处置档案管理部门应按照应急预案的要求，迅速组织人员进行应急处置，采取有效措施，防止事故扩大，保护档案安全。3.事故调查事故发生后，应及时组织事故调查，查明事故原因、经过和损失情况，提出处理意见和改进措施。4.恢复重建在确保档案安全的前提下，及时对受损档案进行修复或重建，尽快恢复档案管理工作的正常秩序。（三）应急保障1.人员保障成立档案安全应急处置小组，明确小组成员的职责分工，定期进行培训和演练，提高应急处置能力。2.物资保障配备必要的应急救援物资和设备，如灭火器、消防水带、应急照明设备、防护用品等，并定期进行检查和维护，确保物资设备完好有效。3.经费保障安排专项档案安全应急处置经费，用于应急处置工作的开展、物资设备的购置、人员培训等方面。九、档案安全宣传教育与培训（一）宣传教育1.定期开展档案安全宣传活动，通过多种形式，如举办讲座、发放宣传资料、设置宣传栏等，向全体工作人员宣传档案安全知识，提高安全意识。2.结合典型案例，对档案安全事故进行警示教育，吸取教训，增强工作人员的安全防范意识。（二）培训1.制定档案安全