防疫指挥部文书档案制度

PAGE防疫指挥部文书档案制度一、总则（一）目的为加强防疫指挥部文书档案管理，确保防疫工作中各类文件、资料的规范收集、整理、保管和利用，提高防疫工作效率，保障防疫工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于防疫指挥部各部门及工作人员在防疫工作中形成的各类文书档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则防疫指挥部文书档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映防疫工作实际情况，数据准确，手续完备。3.及时归档原则各类文件资料应在规定时间内及时归档，不得积压、延误。4.便于利用原则档案管理应便于防疫工作查考利用，提高工作效率。二、文书档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善防疫指挥部文书档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理防疫指挥部各类文书档案，包括纸质档案和电子档案。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的安全和完整。6.负责档案的借阅、归还、保密等工作，严格执行档案借阅制度。7.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门防疫工作中文件资料的形成、积累和整理，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门文件资料的收集、整理和保管工作，确保文件资料的齐全、完整。3.配合档案管理部门做好档案的整理、编目、鉴定等工作，提供必要的协助。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理规章制度。2.认真做好档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案质量。3.负责档案的日常管理，包括档案的保管、借阅、归还、保密等工作，严格执行档案管理程序。4.积极开展档案利用工作，为防疫工作提供及时、准确的档案信息服务。5.定期对档案进行检查、鉴定和统计，及时发现和解决档案管理中存在的问题。6.不断学习档案管理业务知识，提高档案管理水平。三、文书档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的与防疫工作有关的文件、通知、指示、通报等。2.防疫指挥部制定的各类工作计划、方案、预案、制度、规定等。3.防疫工作中形成的会议记录、纪要、简报、报告、总结等。4.防疫物资采购、调配、使用等方面的文件资料。5.疫情监测、防控措施落实、人员排查、隔离观察等方面的文件资料。6.与相关部门、单位、社会组织等的往来函件、协议、合同等。7.防疫工作中的照片、音像资料等。8.其他与防疫工作有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应保持原貌，不得擅自涂改、损毁。3.对于重要文件资料，应进行备份或复制，防止原件丢失或损坏。4.收集的文件资料应按照规定的时间和要求及时移交档案管理部门。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件资料的不同保存价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、上架等操作。（四）整理方法1.分类按照防疫工作的不同方面和文件资料的性质，将档案分为综合类、疫情防控类、物资保障类、宣传教育类、对外联络类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，目录应清晰、准确、完整。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。5.上架将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于档案的保管和利用。四、文书档案的保管（一）保管期限1.永久保管凡是反映防疫工作重大事件、重要决策、长远规划等具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。（1）保管期限为30年的档案，主要包括防疫工作中形成的重要文件、资料、记录等，在30年后仍有一定的查考利用价值。（2）保管期限为10年的档案，主要包括防疫工作中形成的一般性文件、资料、记录等，在10年后查考利用价值相对较小。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。5.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确。（三）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员参加，对档案的内容、价值等进行综合评估。3.鉴定结果应形成鉴定报告，经防疫指挥部领导批准后执行。4.对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。五、文书档案的利用（一）利用范围1.防疫指挥部内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理延期手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损毁档案。3.复制因工作需要复制档案的，应填写复制申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制档案应使用档案管理部门统一提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案名称、档案编号等。3.档案利用登记应定期进行统计和分析，为档案管理工作提供参考依据。六、文书档案的保密（一）保密范围1.涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案。2.防疫工作中尚未公开的重要信息和数据。3.其他需要保密的档案。（二）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任。2.对涉及保密的档案，应单独存放，严格限制查阅和借阅范围。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。4.对档案的查阅、借阅、复制等操作，应进行严格的审批和登记，确保档案的安全。5.加强对档案管理场所的安全防范，防止档案被盗、被窃。（三）保密教育1.定期对档案管理人员和利用者进行