人员资料档案收纳管理制度

PAGE人员资料档案收纳管理制度一、总则（一）目的为加强公司人员资料档案的管理，确保人员资料的完整性、准确性和安全性，便于公司对人员进行全面了解、合理调配和有效管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的资料档案收纳管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：人员资料应如实填写和收集，确保档案内容真实反映员工的实际情况。2.完整性原则：涵盖员工从入职到离职全过程的各类相关资料，保证档案资料的全面性。3.保密性原则：严格保护员工个人隐私，对涉及员工隐私的资料妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和流程进行资料的收纳、整理、存储和查阅，确保管理工作规范有序。二、人员资料档案的内容（一）个人基本信息1.身份证明：身份证复印件、户口本复印件等。2.学历学位：学历证书、学位证书复印件。3.入职信息：入职申请表、劳动合同、入职体检报告等。（二）工作经历1.过往工作单位：离职证明、工作经历描述等。2.项目经验：参与项目的相关资料，包括项目名称、担任角色、项目成果等。（三）培训与证书1.培训记录：参加公司内部培训、外部培训的记录，包括培训课程名称、培训时间、培训证书等。2.专业技能证书：如职业资格证书、专业技术职称证书等。（四）绩效考核与奖惩1.绩效考核记录：各年度、季度的绩效考核结果及评价。2.奖惩情况：获得的奖励（如优秀员工奖、创新奖等）和受到的处罚（如警告、记过等）记录。（五）薪酬福利信息1.薪资调整记录：每次薪资调整的相关文件和依据。2.福利享受情况：如社保、公积金缴纳记录，各类福利待遇的享受情况等。（六）职业发展规划1.个人职业规划书：员工提交的职业发展规划文档。2.晋升与调岗记录：涉及晋升、调岗的相关审批文件和沟通记录。（七）其他相关资料1.健康状况：定期体检报告、病假记录等。2.个人荣誉：获得的其他荣誉称号及相关证明材料。三、人员资料档案的收集（一）入职时资料收集1.新员工入职时，人力资源部门应向其发放《人员资料档案收集清单》，明确所需提交的资料内容。2.员工需在规定时间内将填写完整、真实有效的个人基本信息及相关证明材料提交至人力资源部门。人力资源部门应认真核对资料的真实性和完整性，对于不符合要求的资料，及时通知员工补充或更正。（二）在职期间资料更新1.员工工作经历发生变化、取得新的培训证书或专业技能证书、获得奖惩等情况时，应在事件发生后的[X]个工作日内，将相关资料提交至人力资源部门进行更新。2.人力资源部门定期对员工档案进行检查，发现资料缺失或需要更新的，及时通知员工办理。（三）离职时资料交接1.员工离职时，人力资源部门应按照档案管理规定，对其档案进行全面审核。审核无误后，办理档案交接手续。2.离职员工需确保将个人在公司期间形成的所有工作资料、文件等完整归还公司，如有未归还或遗漏的资料，应承担相应责任。四、人员资料档案的整理（一）分类整理1.人力资源部门按照档案内容的类别，将人员资料分为个人基本信息、工作经历、培训与证书、绩效考核与奖惩、薪酬福利信息、职业发展规划、其他相关资料等类别。2.每类资料再根据具体内容进行细分，如个人基本信息类可细分为身份证明、学历学位等。（二）编号与排序1.为每份档案建立唯一的编号，编号应便于识别和管理。编号规则可采用“入职年份+部门代码+员工序号”的形式。2.对每类资料按照重要性、时间顺序等进行排序，确保资料排列有序，便于查阅。（三）装订与归档1.将整理好的资料按照类别依次装订成册，对于纸张较多的资料可采用活页夹等形式装订，确保装订牢固、整齐。2.装订后的档案按照编号顺序放入专门的档案柜中进行归档，每个档案柜应标明存放的档案类别和范围。五、人员资料档案的存储（一）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应妥善存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。2.电子档案应存储在公司的服务器或专用存储设备上，按照统一的命名规则和文件夹结构进行分类存储。同时，定期对电子档案进行备份，备份存储在不同的介质上，并异地存放。（二）存储环境1.档案存放地点应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，防止档案因环境因素受损。2.严禁在档案存放地点存放易燃、易爆、腐蚀性物品，确保档案存储安全。（三）存储期限1.员工在职期间，其档案应持续更新和保存。2.员工离职后，其档案应按照国家法律法规和公司规定的期限进行保存。一般情况下，劳动合同等重要资料的保存期限为[X]年，其他一般性资料的保存期限为[X]年。保存期限届满后，经公司审批同意，可按照规定进行销毁。六、人员资料档案的查阅（一）查阅权限1.人力资源部门：有权查阅员工的全部档案资料，用于员工管理、调配、晋升、薪酬调整等工作。2.员工所在部门负责人：可查阅本部门员工的档案资料，但查阅范围应限于与工作相关的内容，如绩效考核、工作经历等，不得查阅涉及员工隐私的信息。查阅目的应与工作需要相关，并提前向人力资源部门提出申请。3.公司高层管理人员：因工作需要查阅员工档案的，应经人力资源部门负责人审核后报公司领导批准。查阅范围应严格限定在与决策相关的必要信息，查阅后应及时归还档案，不得私自留存或泄露档案内容。4.其他人员：未经公司领导批准，任何其他人员不得查阅员工档案。因司法机关等特殊原因需要查阅员工档案的，应按照法定程序办理相关手续，由人力资源部门专人陪同查阅，并对查阅过程进行记录。（二）查阅流程1.申请：查阅人员需填写《人员资料档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等内容。申请表经所在部门负责人或相关领导签字批准后，提交至人力资源部门。2.审核：人力资源部门对查阅申请进行审核，核实查阅人员的权限和查阅目的的合理性。对于符合规定的申请，予以批准；对于不符合规定的申请，及时反馈申请人并说明原因。3.查阅：经批准后，查阅人员在人力资源部门指定的地点进行查阅。查阅过程中，应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。如需复印档案资料，应经人力资源部门同意，并按照规定进行登记。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还人力资源部门，由档案管理人员进行核对和签收。如发现档案资料有损坏或缺失，查阅人员应承担相应责任。七、人员资料档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及员工个人隐私的资料，如身份证号码、家庭住址、薪资信息等，严格保密，未经员工本人同意，不得向任何第三方透露。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，在档案管理工作中妥善保管档案资料，防止信息泄露。不得私自将档案带出公司或借给无关人员。3.在档案查阅过程中，查阅人员应妥善保管档案资料，不得在非规定场所查阅或讨论档案内容，防止信息被无关人员获取。（二）安全管理1.加强档案存放地点的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，确保档案存放环境安全。2.定期对档案进行清查和盘点，检查档案资料的完整性和安全性，发现问题及时处理。3.对因自然灾害、设备故障等原因可能影响档案安全的情况，制定应急预案，确保在紧急情况下能够采取有效措施保护档案资料。八、人员资料档案的销毁（一）销毁条件1.档案保存期限届满，且经公司审批同意销毁的。2.档案因保管不善等原因出现损坏、遗失，无法继续使用且无保存价值的。（二）销毁流程1.提出申请：由档案管理人员根据档案保存期限和实际情况，提出档案销毁申请，填写《人员资料档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等内容。2.审核批准：申请表经人力资源部门负责人审核后，报公司领导批准。公司领导应根据档案管理规定和实际情况，对销毁申请进行审批。3.销毁实施：经批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同实施档案销毁工作。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等