政府工程类档案管理制度

PAGE政府工程类档案管理制度一、总则（一）目的为加强政府工程类档案管理，确保档案资料的完整、准确、系统、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织承担的所有政府工程类项目档案的管理工作，包括项目前期文件、项目实施过程文件、项目竣工验收文件等各个阶段形成的各类档案资料。（三）管理原则1.统一领导、分级管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构，负责统筹领导政府工程类档案管理工作；各项目部门负责本部门职责范围内档案资料的收集、整理、归档工作，并接受档案管理机构的监督指导。2.全程跟踪、同步归档原则档案管理工作应贯穿政府工程建设项目的全过程，与项目建设同步进行，确保档案资料的形成、积累与项目建设进度相匹配。3.真实完整、规范准确原则档案资料应如实反映项目建设的实际情况，内容完整、数据准确、格式规范，符合国家和行业相关标准要求。4.安全保密、便于利用原则确保档案资料的安全保管，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露；同时，应建立科学合理的档案检索和利用体系，方便档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理领导小组，由公司/组织主要领导担任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组下设档案管理办公室，挂靠在[具体部门名称]，负责日常档案管理工作的组织协调和具体实施。（二）档案管理领导小组职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理工作的规章制度和发展规划。2.审定政府工程类档案管理工作的年度计划和总结，研究解决档案管理工作中的重大问题。3.监督检查各项目部门档案管理工作的执行情况，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（三）档案管理办公室职责1.负责制定和完善政府工程类档案管理的具体业务规范和操作流程，并组织实施。2.指导、监督各项目部门档案资料的收集、整理、归档工作，定期检查档案整理质量，对不符合要求的数据提出整改意见。3.负责政府工程类档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编目、存储、保管、统计等工作，确保档案资料的安全完整。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用；负责办理档案的借阅、查阅手续，做好档案利用登记和跟踪反馈工作。5.组织开展档案信息化建设工作，推进档案数字化管理，提高档案管理工作的效率和水平。6.负责组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务素质和技能水平；参与档案管理工作的经验交流和学术研究活动。7.定期向档案管理领导小组汇报档案管理工作情况，及时反映工作中存在的问题和困难，并提出相应的解决方案和建议。（四）项目部门档案管理职责1.负责本部门职责范围内政府工程类档案资料的收集、整理、分类、装订和初步编目工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.明确专人负责档案管理工作，按照档案管理办公室的要求，按时将整理好的档案资料移交至档案管理办公室集中保管，并办理交接手续。3.在项目建设过程中，配合档案管理办公室做好档案资料的收集、整理和归档工作，提供必要的支持和协助；对档案管理工作中发现的问题及时反馈并整改。4.严格遵守档案管理制度，妥善保管本部门留存的档案资料，确保档案资料的安全保密；按照规定的程序和要求办理档案的查阅、借阅手续，做好档案利用登记和归还工作。三、档案收集与整理（一）收集范围政府工程类档案资料的收集范围涵盖项目建设全过程，包括但不限于以下方面：1.项目前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。项目设计文件，如初步设计、施工图设计、设计变更通知等。项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。2.项目实施过程文件工程施工文件，如施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更签证、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。工程监理文件，如监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。设备材料文件，包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备运行维护手册、材料质量证明文件、材料检验报告等。工程进度文件，如工程进度计划、进度报表、工程进度照片等。工程安全与文明施工文件，如安全管理制度、安全检查记录、文明施工措施方案、安全事故报告及处理文件等。3.项目竣工验收文件工程竣工验收报告、竣工验收备案表、工程质量保修书等。工程竣工决算报告、审计报告等。工程竣工图（包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业竣工图）。工程声像档案，如项目建设过程中的照片、录像、录音等资料。（二）收集要求1.各项目部门应明确档案资料收集责任人，按照档案收集范围及时、全面地收集本部门职责范围内的档案资料，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案资料应真实反映项目建设的实际情况，内容应清晰、完整、准确，签字盖章手续齐全；对于重要文件和关键数据，应进行备份保存，防止数据丢失。3.收集的档案资料应保持原始性和真实性，不得擅自修改、伪造或销毁；对于不符合要求的档案资料，应及时进行补充、完善或重新整理。4.在项目建设过程中，各项目部门应建立档案资料收集台账，详细记录档案资料的名称、来源、形成时间、收集时间等信息，便于档案资料整理和移交工作的管理。（三）整理原则政府工程类档案资料的整理应遵循以下原则：1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按照项目建设程序和档案资料的类别进行分类整理。2.分类应科学合理，便于查找和利用；同一类别的档案资料应按照时间顺序或重要程度进行排列，确保档案资料的系统性和逻辑性。3.档案资料应进行编目，编制档案目录和卷内目录，注明档案资料的题名、日期、编号、责任者等信息，便于档案的检索和查询。4.对于破损、褪色或字迹模糊的档案资料，应进行修复或复制，确保档案资料的可读性和完整性；同时，应按照档案整理要求进行装订，使其整齐美观，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照项目前期文件、项目实施过程文件、项目竣工验收文件等类别进行一级分类。在一级分类的基础上，根据文件的具体内容和性质进行二级分类，如项目实施过程文件可分为工程施工文件、工程监理文件、设备材料文件等。对于每一份档案资料，应根据其内容和性质确定其所属的类别和编号，确保档案资料分类准确、编号唯一。2.编号档案编号应采用统一的编码规则，确保编号的系统性和唯一性。编号应包含项目名称、类别代码、年度、顺序号等信息，便于档案的标识和管理。例如，项目名称为“[项目具体名称]”，其档案编号可表示为：[项目名称缩写][类别代码][年度][顺序号]。其中，类别代码可根据档案资料的类别进行设定，如“Q”表示项目前期文件，“S”表示项目实施过程文件，“J”表示项目竣工验收文件等；年度采用公元纪年，顺序号按照档案资料的形成时间或重要程度依次编排。3.编目档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，按照档案类别和编号顺序进行编排，形成完整的档案目录体系。卷内目录应放在每卷档案资料的首页，注明卷内文件的题名、日期、编号、责任者等信息，便于查阅卷内文件。4.装订档案资料应采用线装或胶装的方式进行装订，确保装订牢固、整齐美观。装订时应去除金属物，对纸张较大的文件应进行折叠，使其大小一致。对于幅面小于A4的文件，应粘贴在A4纸上，并在粘贴处加盖骑缝章；对于幅面大于A4的文件，应按照A4纸的尺寸进行折叠，折叠后的文件应平整、牢固，便于查阅和保管。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各项目部门应在项目建设过程中及时将整理好的档案资料移交至档案管理办公室进行归档，确保档案资料的连续性和完整性。2.档案移交应填写档案移交清单，详细注明档案资料的名称、数量、类别、编号等信息，双方签字确认后作为档案移交的凭证。3.档案管理办公室在接收档案资料时，应认真核对档案移交清单，对档案资料的完整性、准确性和整理质量进行检查；对于不符合要求的档案资料，应及时退回项目部门进行整改，直至符合要求后再予以接收。（二）保管期限政府工程类档案的保管期限应根据国家相关法律法规和行业标准的要求，结合项目的重要性和实际情况确定。一般分为永久、长期和短期三种保管期限：1.永久保管项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等项目前期重要文件。工程竣工验收报告、竣工验收备案表、工程质量保修书、工程竣工决算报告、审计报告等项目竣工验收重要文件。涉及国家机密、商业秘密、知识产权等重要档案资料。2.长期保管项目设计文件、施工组织设计、工程变更签证、工程质量检验报告、设备采购合同等项目实施过程中重要文件。工程声像档案中的重要照片、录像等资料。保管期限一般为[X]年。3.短期保管工程进度报表、安全检查记录、文明施工措施方案等项目实施过程中一般性文件。保管期限一般为[X]年。（三）保管方式1.纸质档案保管档案管理办公室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内；定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。纸质档案应按照档案类别和保管期限进行分类存放，排列整齐有序，并建立档案存放索引，便于档案的查找和利用。2.电子档案保管建立政府工程类档案数字化管理系统，对纸质档案进行数字化扫描和存储，实现档案信息的电子化管理。电子档案应按照与纸质档案一致的分类方法和编号规则进行存储，确保电子档案与纸质档案的对应关系清晰准确。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理介质上，并分别存放于不同的地点；同时，应建立电子档案备份管理制度，定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。加强电子档案的安全管理，设置严格的用户权限和访问控制，防止电子档案信息泄露、篡改或丢失；定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。（四）档案清查与统计1.档案管理办公室应定期对政府工程类档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案资料的数量、质量和保管情况与档案管理台账一致。2.在档案清查过程中，如发现档案资料丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理；同时，应做好档案清查记录，对清查结果进行总结分析，提出改进措施和建议。3.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案管理工作的动态信息；定期向上级主管部门报送档案统计报表，为档案管理决策提供依据。五、档案利用与借阅（一）利用原则政府工程类档案的利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，在确保档案资料安全保密的前提下，充分发挥档案资料的作用，为项目建设、管理和决策提供支持和服务。（二）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅政府工程类档案资料，用于项目建设、管理、审计、评估等工作。2.政府有关部门、相关单位因工作需要查阅、借阅政府工程类档案资料，须按照规定办理查阅、借阅手续。3.涉及项目建设的诉讼、仲裁等法律事务，需要查阅、借阅档案资料作为证据的，应按照法律程序办理相关手续。（三）借阅手续1.公司/组织内部人员借阅档案资料，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理办公室审核。2.档案管理办公室根据借阅申请，对借阅人的身份和借阅权限进行核实，对符合借阅条件的申请予以批准，并办理档案借阅登记手续；同时，向借阅人发放《档案借阅证》，明确借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。3.借阅人应按照《档案借阅证》上注明的借阅期限及时归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续；逾期未还的，档案管理办公室应及时催还，并暂停其再次借阅档案的权限。4.借阅人在借阅档案资料期间，应妥善保管档案资料，不得擅自涂改、伪造、转借、复印或泄露档案内容；如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理办公室报告，并承担相应的赔偿责任。（四）查阅手续1.公司/组织内部人员查阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理办公室审核。2.档案管理办公室根据查阅申请，安排专人负责提供档案资料，并在指定地点进行查阅；查阅人不得擅自将档案资料带出档案管理办公室。3.查阅人应在查阅过程中保持安静，不得在档案资料上涂改、标记或损坏；如需复印档案资料，应经档案管理办公室同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅完毕后