档案库房管理制度与规定

PAGE档案库房管理制度与规定一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的安全、完整与有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度与规定。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案库房的管理，包括各类纸质档案、电子档案等的存储与保管。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。2.科学管理原则：采用科学的方法和技术，对档案进行分类、存储和管理。3.方便利用原则：便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案库房管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库房管理制度与规定，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责档案库房的日常管理，包括库房的安全、卫生、温湿度控制等。4.负责档案的查阅、借阅和利用服务工作，按照规定办理相关手续。5.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和管理能力。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责接收各部门移交的档案，对档案的完整性、准确性进行检查。按照档案分类标准，对档案进行分类、编号、编目和装订，确保档案整理规范。2.档案保管负责将整理好的档案入库保管，按照规定的存储方式和排列顺序存放档案。定期对档案进行清点和检查，发现问题及时报告并采取措施解决。做好档案库房的安全防范工作，确保档案不受火灾、水灾、虫灾等危害。3.档案查阅与借阅负责办理档案查阅、借阅手续，按照规定提供档案利用服务。对查阅、借阅档案的人员进行登记，记录查阅、借阅的时间、内容和用途。督促查阅、借阅人员按时归还档案，对逾期未还的档案进行催还。4.档案统计与信息化管理负责对档案的数量、种类、保管期限等进行统计，定期向上级部门报送档案统计报表。负责档案信息化管理工作，将档案信息录入档案管理系统，实现档案信息的数字化存储和检索。（三）其他部门职责1.各部门负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.各部门应配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅和利用服务工作，按照规定提供相关资料和信息。三、档案库房建设与设施设备管理（一）库房选址与布局1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的位置，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放区域。2.库房应分为档案存储区、整理区、查阅区等功能区域，各区域之间应保持适当的距离，避免相互干扰。3.档案存储区应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，按照档案类别和保管期限进行排列，便于档案的查找和管理。（二）库房设施设备配置1.温湿度调节设备：配备空调、除湿机、加湿器等设备，确保库房内温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。2.防火防盗设备：安装火灾自动报警系统、灭火设备、防盗门窗、监控设备等，确保库房的安全。3.防虫防鼠设备：配备防虫药品、防鼠器具等，防止档案受到虫蛀、鼠咬。4.档案存储设备：根据档案的种类和数量，配置合适的档案架、档案柜、光盘柜等存储设备，确保档案存储安全、整齐。5.查阅设备：配备电脑、打印机、复印机、扫描仪等查阅设备，方便档案的查阅和利用。（三）设施设备维护与管理1.建立设施设备维护管理制度，定期对库房设施设备进行检查、维护和保养，确保设施设备正常运行。2.对设施设备的维护情况进行记录，建立设施设备维护档案，记录设施设备的维护时间、内容、维修人员等信息。3.设施设备出现故障时，应及时通知专业维修人员进行维修，确保设施设备尽快恢复正常运行。4.对老化、损坏的设施设备，应及时进行更新和更换，确保库房设施设备的先进性和可靠性。四、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的记录。2.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。3.公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等。4.公司的财务档案、审计档案、税务档案等。5.公司的产品档案、技术档案、科研档案等。6.其他具有保存价值的档案。（二）档案收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案收集齐全、完整，整理规范后移交档案管理部门。2.档案收集过程中，应注意对档案的真实性、完整性和准确性进行审核，确保档案质量。3.对重要档案和特殊载体档案，应采取特殊的收集和保护措施，确保档案安全。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，确定保管期限。3.便于保管和利用。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于档案的查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装的方式，避免使用金属装订物。五、档案保管（一）档案存储方式1.纸质档案应存放在档案架或档案柜中，按照类别和保管期限进行排列。2.电子档案应存储在服务器、磁盘阵列或磁带等存储设备上，并进行备份。备份应采用异地存储的方式，确保数据安全。3.特殊载体档案，如光盘、磁带、照片、录音带等，应存放在专门的存储设备中，并按照规定的环境条件进行保管。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为5年以下。2.档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和公司实际情况，由档案管理部门会同相关部门共同研究确定。（三）档案清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量、种类、保管期限等信息准确无误。2.清点和检查的内容包括档案的完整性、准确性、存储状况等。发现问题应及时记录并采取措施解决。3.每年应对档案进行一次全面的清点和检查，形成清点报告，向上级部门报告档案管理情况。（四）档案安全防范1.加强档案库房的安全管理，制定安全管理制度，明确安全责任。2.安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设备，确保档案库房的安全。3.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。4.做好档案库房的日常安全检查工作，发现安全隐患及时报告并采取措施消除。六、档案查阅与借阅（一）查阅与借阅范围1.公司内部人员因工作需要，可以查阅和借阅与其工作相关的档案。2.外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。（二）查阅与借阅手续1.查阅和借阅档案的人员应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、内容、用途、查阅或借阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》应由申请人所在部门负责人签字批准。3.档案管理部门对申请表进行审核，批准后按照规定提供档案查阅或借阅服务。4.查阅和借阅档案的人员应在档案管理部门指定的数据查阅区进行查阅，不得将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。5.借阅档案的人员应按照规定的时间归还档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。（三）查阅与借阅限制1.涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，不得查阅和借阅。2.永久保管的档案，未经档案管理部门同意，不得查阅和借阅。3.档案查阅和借阅应严格按照规定的范围和手续进行，不得擅自扩大查阅和借阅范围或违规办理查阅和借阅手续。七、档案统计与信息化管理（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的数量、种类、保管期限、查阅利用情况等进行统计。2.档案统计应做到准确、及时、全面，统计数据应真实可靠。3.档案统计报表应按照规定的格式和时间报送上级部门，为公司档案管理决策提供依据。（二）档案信息化管理1.建立档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。2.档案管理人员应将档案信息及时录入档案信息化管理系统，确保档案信息的准确性和完整性。3.加强档案信息化管理系统的安全管理，设置用户权限，防止档案信息泄露和篡改。通过档案信息化管理系统，为公司员工提供便捷的档案查阅和利用服务，提高工作效率。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.档案鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据国家有关规定和公司实际情况，对档案进行全面审查和评估。3.档案鉴定应形成鉴定报告，注明鉴定的档案名称、数量、保管期限、鉴定意见等信息。（二）档案销毁1.对经过鉴定确定已无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁应填写《档案销毁申请表》，注明销毁的档案名称、数量、保管期