新疆文书档案数字化制度

PAGE新疆文书档案数字化制度一、总则（一）目的为加强新疆文书档案管理，提高档案利用效率，确保档案信息安全，推进文书档案数字化工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于新疆地区各级各类机关、企事业单位、社会团体等涉及文书档案管理与数字化工作的组织和部门。（三）基本原则1.真实性原则：确保数字化后的文书档案与原始档案内容一致，真实反映历史事实。2.完整性原则：涵盖所有应归档的文书档案，保证档案信息的全面性。3.安全性原则：采取有效措施保障数字化档案数据的存储、传输和使用安全，防止信息泄露、篡改或丢失。4.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，统一数字化工作流程和质量要求。（四）引用标准本制度引用以下相关标准规范：1.《纸质档案数字化技术规范》2.《电子文件归档与管理规范》3.《文书档案保管期限表》4.国家及新疆地区有关档案管理的法律法规和政策文件二、职责分工（一）档案管理部门1.负责制定文书档案数字化工作计划和实施方案。2.组织开展文书档案的收集、整理、鉴定、编目等前期工作，确保档案质量符合数字化要求。3.协调数字化工作所需的人员、设备、场地等资源。4.对数字化加工过程进行监督检查，确保工作质量和进度。5.负责数字化档案的验收、存储、保管和利用等工作。（二）数字化加工部门1.根据档案管理部门的要求，制定数字化加工具体操作流程和质量控制措施。2.按照相关标准规范，组织实施文书档案的数字化扫描、图像处理、数据挂接、存储等工作。3.负责数字化设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。4.对数字化加工人员进行培训，提高其业务水平和操作技能。5.配合档案管理部门做好数字化档案的验收工作，及时整改存在的问题。（三）信息技术部门1.提供数字化工作所需的技术支持，包括网络环境、存储设备、软件系统等。2.协助制定数字化档案数据安全策略，保障数据安全。3.参与数字化工作相关技术方案的论证和审核，提供技术建议。4.负责数字化档案管理系统的建设、维护和升级，确保系统功能满足工作需求。（四）其他部门各部门应配合档案管理部门做好本部门文书档案的整理、移交等工作，确保档案及时、准确地纳入数字化管理范围。三、档案收集与整理（一）收集范围1.反映本单位职能活动、具有保存价值的各类文书材料，包括收文、发文、内部文件、会议文件、请示报告、合同协议、统计报表等。2.按照国家和新疆地区档案管理规定，应归档保存的其他文书档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文书材料的收集工作，确保材料齐全、完整。2.收集的文书材料应保持原始状态，不得擅自涂改、剪裁、损毁。3.对重要文件应收集多个版本，如草稿、修改稿、定稿等，以便全面反映文件形成过程。（三）整理原则1.遵循文书档案形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同年度、保管期限、机构（问题）进行整理。3.按照文件的重要程度、时间顺序等进行排列，便于查找和利用。（四）整理方法1.分类：根据文书档案的性质和内容，分为党群工作、行政管理、业务管理等类别，再在类别下细分具体类目。2.编号：对每份文书档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制文书档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目，确保目录信息准确、完整。四、数字化加工流程（一）扫描准备1.对拟数字化的文书档案进行清点、核对，确保档案数量准确、内容完整。2.根据档案纸张状况和扫描要求，选择合适的扫描设备和扫描方式，如高速扫描仪、平板扫描仪等。3.调整扫描设备参数，保证扫描图像清晰、完整，分辨率符合《纸质档案数字化技术规范》要求。（二）扫描操作1.按照档案整理顺序，依次对文书档案进行扫描。扫描过程中应注意保持档案页面平整，避免出现褶皱、阴影等现象。2.对于破损、褪色等质量较差的档案，应先进行修复处理后再扫描。3.扫描后的图像应进行实时检查，发现问题及时纠正。（三）图像处理1.对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量清晰、端正、完整。2.采用黑白二值、灰度、彩色等模式对图像进行转换，根据档案内容和利用需求选择合适的图像模式。3.对图像进行加密存储，防止图像信息泄露。（四）数据挂接1.将数字化图像与对应的文书档案目录信息进行关联，建立准确的数据链接。2.对图像文件名进行规范命名，文件名应包含档号、年度、保管期限等关键信息，便于识别和查找。3.建立数据索引，提高数据检索效率。（五）存储管理1.将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。2.对存储设备进行定期备份，防止数据丢失。备份数据应异地存放，确保数据安全性。3.建立存储设备使用记录和维护日志，记录设备运行状态和维护情况。五、质量控制（一）质量标准1.扫描图像应清晰、完整，无黑边、白边、褶皱、污渍等现象，分辨率不低于200dpi。2.图像处理应准确、规范，图像色彩、对比度、亮度等符合要求，文字清晰可辨。3.数据挂接应准确无误，图像与目录信息匹配，索引数据完整、准确。4.存储数据应安全可靠，无数据丢失、损坏等情况。（二）质量检查1.数字化加工部门应建立质量自检制度，对每一批次数字化档案进行质量检查，检查比例不少于10%。2.档案管理部门应定期对数字化档案进行抽检，抽检比例不少于5%。抽检内容包括扫描图像质量、图像处理效果、数据挂接准确性等。3.对于检查中发现的问题，应及时通知数字化加工部门进行整改，直至符合质量标准。（三）验收1.数字化档案加工完成后，应进行全面验收。验收工作由档案管理部门组织，数字化加工部门、信息技术部门等相关人员参加。2.验收内容包括质量检查结果、数据完整性、存储安全性等。验收合格后，出具验收报告。3.对验收不合格的数字化档案，应责令数字化加工部门限期整改，重新进行验收，直至验收合格为止。六、安全管理（一）人员安全1.对参与文书档案数字化工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.与数字化加工人员签订保密协议，明确其在工作中应承担的保密义务和责任。3.限制非授权人员进入数字化加工场所，对进入场所的人员进行登记和身份验证。（二）数据安全1.采取数据加密技术，对数字化档案数据进行加密存储和传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。2.建立数据备份与恢复机制，定期对数字化档案数据进行备份，并将备份数据存储在异地。制定数据恢复预案，确保在数据出现问题时能够及时恢复。3.加强对存储设备的管理，设置访问权限，防止未经授权的人员访问存储设备。定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）网络安全1.建立数字化档案管理网络安全防护体系，安装防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和恶意软件入侵。2.对数字化档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，及时更新系统安全补丁。3.限制数字化档案管理系统的网络访问权限，采用身份认证、授权管理等技术手段，确保只有授权人员能够访问系统。（四）应急处置1.制定数字化档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高应对突发安全事件的能力。3.发生安全事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，最大限度减少损失，并及时向上级主管部门报告。七、档案利用与保密（一）利用服务1.建立数字化档案查询利用系统，方便用户通过网络查询和利用档案信息。2.制定档案利用申请、审批、登记等制度，确保档案利用合法、合规。3.根据用户需求，提供档案复制、打印、借阅等服务。复制、打印的档案应与原始档案内容一致，并进行登记备案。借阅档案应严格按照规定办理借阅手续，限期归还。（二）保密措施1.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的数字化档案，应严格按照保密规定进行管理，采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。2.在档案利用过程中，对利用人员进行保密提醒，要求其遵守保密规定。3.加强对档案利用场所的管理，防止无关人员接触档案信息。八、培训与考核（一）培训计划1.档案管理部门应制定文书档案数字化培训计划，定期组织相关人员参加培训。2.培训内容包括档案管理基础知识、数字化加工技术、安全保密规定、系统操作技能等。3.培训方式可采用集中授课、现场实操、在线学习等多种形式，提高培训效果。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训活动，确保培训人员按时参加培训。2.培训过程中应注重实践操作，让培训人员在实际操作中掌握数字化工作技能。3.建立培训档案，记录培训人员的培训情况和考核成绩。（三）考核评价1.对参与文书档案数字化工作的人员进