档案局购买公共服务制度

PAGE档案局购买公共服务制度一、总则（一）目的为规范档案局购买公共服务行为，提高公共服务质量和效率，满足档案管理工作需求，依据相关法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局在档案整理、数字化加工、档案寄存、档案利用服务等方面购买公共服务的活动。（三）基本原则1.合法合规原则：购买公共服务活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保行为合法、合规。2.公开公平公正原则：通过公开透明的程序，公平对待所有符合条件的服务供应商，确保选择过程公正。3.质量优先原则：以满足档案管理工作质量要求为首要目标，选择具备专业能力和良好信誉的服务供应商。4.效益原则：在保证服务质量的前提下，合理控制成本，提高资金使用效益。二、服务采购需求确定（一）需求调研1.档案局各业务部门根据工作实际，定期开展档案管理服务需求调研，分析现有档案管理工作中存在的问题和不足。2.结合档案事业发展规划和工作重点，明确需要通过购买公共服务解决的事项，如档案数字化加工的范围、档案寄存的场地要求等。（二）需求论证1.组织相关专家、业务骨干对调研确定的服务需求进行论证，评估需求的合理性、必要性和可行性。2.根据论证意见，对服务需求进行调整和完善，确保需求准确、清晰，能够准确反映档案管理工作实际需要。（三）需求审批1.经论证后的服务采购需求提交档案局领导审批，审批通过后作为制定采购文件的依据。2.审批过程中，重点审查需求是否符合法律法规要求、是否与档案局整体工作目标一致、资金预算是否合理等。三、服务供应商选择（一）供应商资格条件设定1.根据服务采购需求，设定供应商应具备的资格条件，包括但不限于：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金良好记录；参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录等。2.针对特定服务项目，还可设定特殊资格条件，如档案数字化加工供应商需具备档案数字化加工资质证书、档案寄存供应商需具备符合安全标准的场地等。（二）采购信息发布1.通过政府指定的采购信息发布媒体、档案局官方网站等渠道，及时、准确发布服务采购信息，包括采购项目名称、采购需求、供应商资格条件、采购程序、采购时间安排等。2.信息发布时间应符合相关法律法规规定，确保潜在供应商有足够时间准备响应文件。（三）供应商报名与资格审查1.潜在供应商按照采购信息要求，在规定时间内报名并提交资格证明文件。2.档案局对报名供应商进行资格审查，核实其是否满足资格条件要求。资格审查可采取实地考察、查阅资料、询问相关部门等方式进行。3.对通过资格审查的供应商，发放采购文件；对未通过资格审查的供应商，告知其原因。（四）采购文件编制1.根据服务采购需求和供应商资格条件，编制详细的采购文件，包括采购项目概述、采购要求、服务标准、合同条款、评审方法和标准等。2.采购文件应语言严谨规范，避免出现歧义或模糊表述，确保供应商能够准确理解采购要求。（五）响应文件提交与接收1.供应商按照采购文件要求编制响应文件，在规定时间内提交至指定地点。2.档案局安排专人负责接收响应文件，对响应文件的完整性、密封性等进行检查，并做好记录。（六）评审1.组建评审小组，评审小组由档案局相关业务人员、专家等组成，人数应符合法律法规规定。2.评审小组按照采购文件规定的评审方法和标准，对供应商响应文件进行评审。评审过程中，可要求供应商进行现场陈述、答疑等。3.评审小组根据评审情况，推荐成交候选供应商，并编写评审报告。（七）成交供应商确定1.根据评审报告，档案局确定成交供应商，并发布成交公告。2.成交公告应包括采购项目名称、成交供应商名称、成交金额、服务内容等信息。（八）合同签订1.与成交供应商签订服务合同，合同内容应明确服务内容、服务标准、服务期限、服务费用支付方式、双方权利义务、违约责任等条款。2.合同签订前，应进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求，维护档案局合法权益。四、服务合同履行（一）合同交底1.将签订的服务合同副本分发给档案局相关业务部门和人员，使其了解合同主要内容和要求。2.组织开展合同交底会议，由合同签订人员向相关人员详细介绍合同条款，明确各方职责和工作流程。（二）服务监督与检查1.档案局业务部门按照合同约定，对服务供应商的服务过程进行监督和检查，定期检查服务质量、进度等情况。2.建立服务监督检查记录制度，对检查发现的问题及时记录，并要求服务供应商限期整改。（三）服务变更管理1.在服务合同履行过程中，如因客观原因需要变更服务内容、服务标准等，应按照合同约定的变更程序进行。2.变更申请由服务供应商提出，经档案局业务部门审核、领导审批后，签订变更协议。变更协议作为合同的补充文件，具有同等法律效力。（四）服务费用支付1.按照服务合同约定的支付方式和时间，审核服务供应商提交的付款申请。2.付款申请应附服务完成情况证明、发票等相关材料。经审核无误后，按照财务管理制度办理费用支付手续。五、服务验收（一）验收准备1.服务供应商完成服务后，向档案局提交验收申请，并提供服务成果报告、相关证明材料等。2.档案局业务部门根据服务合同要求和验收申请，制定验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等。（二）验收实施1.验收人员按照验收方案对服务成果进行实地检查、测试、评估等，核实服务是否符合合同约定。2.验收过程中，可要求服务供应商进行现场演示、说明等，解答验收人员疑问。（三）验收报告编制1.验收人员根据验收情况编写验收报告，验收报告应包括服务项目概述、验收依据、验收标准、验收过程、验收结论等内容。2.验收报告应由验收人员签字确认，如验收合格，报档案局领导审批；如验收不合格，应明确整改要求，要求服务供应商限期整改后重新验收。六、监督与考核（一）内部监督1.档案局内部审计部门定期对购买公共服务活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、资金使用是否合理、服务质量是否达标等。2.设立投诉举报渠道，接受档案局工作人员和社会公众对购买公共服务活动中违规行为的投诉举报，并及时进行调查处理。（二）供应商考核1.建立服务供应商考核机制，对服务供应商的服务质量、进度、信誉等方面进行定期考核。2.考核结果与后续合作挂钩，对考核优秀的供应商，在同等条件下优先考虑后续合作；对考核不合格的供应商，责令其限期整改，整改仍不合格的，终止合作。七、档案管理与保密（一）档案管理1.服务供应商在提供服务过程中形成的档案资料，按照档案管理规定及时移交档案局。2.档案局对接收的档案资料进行整理、归档，妥善保管，确保档案资料的完整性和安全性。（二）保密要求1.服务供应商应与档案局签