新农村建设档案管理制度

PAGE新农村建设档案管理制度一、总则（一）目的为加强新农村建设档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在新农村建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区新农村建设过程中形成的各类档案，包括但不限于农村基础设施建设、农业生产发展、农村社会事业、农村基层组织建设等方面的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则新农村建设档案由专门的档案管理机构或人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容应真实反映新农村建设的实际情况，数据准确可靠，手续完备。3.方便利用原则档案管理应便于查阅和利用，提高档案的使用效率，为新农村建设提供有力支持。4.安全保密原则确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，维护档案的机密性。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置成立新农村建设档案管理领导小组，由地区相关领导担任组长，成员包括农业、建设、民政、财政等部门负责人。领导小组下设办公室，负责日常档案管理工作。同时，各行政村应设立档案管理室，配备专（兼）职档案管理人员。（二）领导小组职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本地区新农村建设档案管理工作的规章制度和发展规划。2.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作所需的经费、设备等条件。3.对档案管理工作进行监督检查，指导档案管理机构的业务工作。（三）档案管理办公室职责1.负责制定档案管理工作的具体实施细则和操作规程。2.组织开展档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.对各行政村档案管理室进行业务指导和培训，定期检查档案管理工作情况。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理。5.做好档案统计工作，及时向上级部门报送档案管理工作情况。（四）行政村档案管理室职责1.负责收集、整理本行政村在新农村建设过程中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理的要求，对档案进行分类、编号、装订、上架等整理工作。3.建立健全档案管理制度，做好档案的保管、保护工作，防止档案损坏、丢失。4.积极为村民和相关部门提供档案查阅服务，充分发挥档案的作用。5.定期向档案管理办公室报送档案管理工作情况，接受业务指导和监督检查。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.农村基础设施建设档案包括农村道路、桥梁、水利设施、电力设施、通信设施等建设项目的规划、设计、施工、验收等文件材料。2.农业生产发展档案涵盖农业产业结构调整、农业科技推广、农产品质量安全、农村土地承包等方面的文件资料。3.农村社会事业档案如农村教育、医疗卫生、文化体育、社会保障等领域的工作记录、统计报表、政策文件等。4.农村基层组织建设档案包括党组织建设活动记录、村民自治相关文件、村务公开资料、农村经济合作组织档案等。5.其他与新农村建设有关的档案如农村生态环境保护、农村扶贫开发、农村精神文明建设等方面的档案材料。（二）收集要求1.各部门和行政村应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对收集到的档案材料，应进行认真核对，确保内容真实、准确、完整，手续完备。3.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、照片、录像等多种形式，确保档案信息的全面性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容，将档案分为农村基础设施建设、农业生产发展、农村社会事业、农村基层组织建设等类别，每个类别下再根据具体内容进行细分。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式。3.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保存和查阅。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便快速检索和查找档案。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门和行政村应定期将整理好的档案向档案管理机构或档案管理室归档，归档时间一般为每年一次。2.归档的档案应填写归档清单，并办理交接手续，确保档案交接的准确性和完整性。3.对重要的档案应进行备份，备份可采用纸质备份、电子备份等方式，确保档案的安全性。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映新农村建设重大历史事件、重要决策、重要成果等具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案在一定时期内对新农村建设工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年。3.短期保管的档案在较短时间内对新农村建设工作有参考价值的档案，保管期限一般为1年至10年。（三）保管条件1.档案管理机构和档案管理室应具备符合档案保管要求的场所和设备，如档案库房、档案架、温湿度控制设备、防火防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对电子档案应进行安全存储，定期进行备份和维护，防止电子档案数据丢失或损坏。五、档案的利用与服务（一）利用范围1.为新农村建设规划、决策提供参考依据。2.为农村基础设施建设、农业生产发展、农村社会事业等工作提供技术支持和历史借鉴。3.为村民查询个人权益、土地承包、房屋产权等相关档案信息提供服务。4.为上级部门检查指导新农村建设工作提供档案资料。（二）利用方式1.查阅设立档案查阅室，为利用者提供档案查阅服务。利用者查阅档案时，应填写查阅登记表，经档案管理人员同意后，方可查阅档案。2.借阅对确需借阅档案的利用者，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅者应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损坏档案。3.复制根据利用者的需求，可为其提供档案复制服务。复制档案应经档案管理人员审核同意，并注明复制日期和出处。（三）服务措施1.加强档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。2.定期开展档案编研工作，编写档案资料汇编、专题概要等，为利用者提供便捷的档案信息服务。3.加强与相关部门和单位的沟通协调，拓展档案利用渠道，提高档案的利用效率。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案或相关资料进行分析比较，确定档案的独特价值和保存必要性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案编制销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.销毁清单经档案管理机构负责人审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。七、档案管理人员职责（一）档案管理机构负责人职责1.全面负责档案管理工作，贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。2.制定档案管理工作计划和规章制度，组织实施档案管理工作。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作所需的经费、设备等条件。4.对档案管理人员进行考核和培训，提高档案管理队伍的业务素质。（二）档案管理人员职责1.认真履行档案管理工作职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等具体工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。4.保守档案机密，维护档案的安全和完整，防止档案丢失、损坏和泄密。八、监督与检查（一）监督检查主体档案管理领导小组负责对本地区新农村建设档案管理工作进行监督检查，档案管理办公室负责具体的监督检查工作。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案管理机构和人员的配备情况。4.档案管理设施设备的配备和使用情况。（三）监督检查方式1.定期检查每年组织一次全面的档案管理工作检查，对各部门和行政村的档案管理情况进行实地检查。2.不定期抽查根据工作需要，不定期对部分部门和行政村的档案管理工作进行抽查，及时发现问题并督促