房地产合同档案制度规范

PAGE房地产合同档案制度规范一、总则（一）目的为加强公司房地产合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，提高合同管理效率，维护公司合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司在房地产开发、销售、租赁、物业管理等业务活动中所签订的各类合同档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：合同档案应如实反映合同签订、履行的全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强合同档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全与完整。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于合同档案的查阅、利用和检索。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善合同档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.指导、监督各部门合同档案的收集、整理、归档工作。3.负责合同档案的集中统一保管，建立合同档案目录数据库，实现档案信息的计算机管理。4.按照规定的期限和程序，对合同档案进行鉴定、销毁等处置工作。5.负责提供合同档案的查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。（二）合同业务部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和初步归档工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将合同档案移交至档案管理部门，并确保移交档案的完整性和准确性。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应及时通知档案管理部门，并提供相关资料进行归档。（三）其他部门职责1.协助档案管理部门和合同业务部门做好合同档案的管理工作，提供相关的支持和配合。2.在工作中涉及合同档案查阅、利用时，应按照规定办理相关手续。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.房地产开发项目合同：包括土地出让合同、建设工程施工合同、勘察设计合同、监理合同、材料设备采购合同等。2.销售合同：商品房买卖合同、预售合同等。3.租赁合同：房屋租赁合同、商铺租赁合同等。4.物业管理合同：物业服务合同、前期物业服务合同等。5.其他与房地产经营活动相关的合同：如合作开发合同、委托代理合同等。（二）收集要求1.合同业务部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关附件收集齐全，并进行初步整理。2.合同文本应包括合同正本、副本及补充协议等，附件应包括合同审批表、授权委托书、招投标文件、会议纪要、往来函件等与合同签订、履行有关的资料。3.合同文本及附件应使用原件，如因特殊原因无法提供原件的，应提供经核对无误的复印件，并注明原件存放处。（三）整理标准1.合同档案应按照合同类别、项目名称、签订时间等顺序进行分类整理。2.每份合同应单独装订成册，合同文本在前，附件在后，并在每册首页编制合同档案目录。3.合同档案目录应包括合同编号、合同名称、签订时间、合同主体、合同金额、归档日期等内容，确保目录清晰、准确。4.合同文本及附件应进行编号，编号应连续、唯一，便于查找和管理。四、合同档案的归档与保管（一）归档程序1.合同业务部门整理好合同档案后，填写《合同档案移交清单》，一式两份，一份由移交部门留存，一份随合同档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的合同档案进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.核对无误后，档案管理部门在《合同档案移交清单》上签字确认，并将合同档案存入专门的档案库房进行保管。（二）保管期限1.房地产开发项目合同档案的保管期限为自项目竣工备案之日起[X]年。2.销售合同、租赁合同、物业管理合同档案的保管期限为自合同履行完毕之日起[X]年。3.其他与房地产经营活动相关的合同档案的保管期限，根据合同性质和重要程度由公司档案管理部门确定。（三）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.合同档案应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。3.定期对合同档案进行检查和清点，如发现档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。4.对电子合同档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全性和完整性。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.因工作需要查阅合同档案的，查阅人应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的及所需查阅的合同档案内容。2.《合同档案查阅申请表》经查阅人所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对查阅申请进行审核，如符合查阅规定，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.查阅人应在指定地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。（二）借阅程序1.因工作需要借阅合同档案的，借阅人应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等内容。2.《合同档案借阅申请表》经借阅人所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。3.档案管理部门向借阅人提供合同档案，并办理借阅登记手续，登记内容包括借阅人姓名、部门、借阅合同档案名称、编号、借阅期限、归还日期等。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还合同档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人归还合同档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。（三）查阅、借阅限制1.涉及公司商业秘密、机密信息的合同档案，未经公司领导批准，不得查阅、借阅。2.合同档案的查阅、借阅应严格按照规定的范围和程序进行，不得擅自扩大查阅、借阅范围。3.法律、法规规定不得查阅、借阅的合同档案，按照相关规定执行。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立合同档案鉴定小组，由档案管理部门、合同业务部门及相关法律专业人员组成，负责对到期合同档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.已超过保管期限，且确无保存价值的合同档案。2.合同履行完毕，且相关事项已处理完毕，无后续利用价值的合同档案。3.因自然灾害、意外事故等原因导致合同档案损坏、灭失，无法修复且无参考价值的合同档案。（三）销毁程序1.合同档案鉴定小组对拟销毁的合同档案进行逐一鉴定，提出鉴定意见，并填写《合同档案销毁申请表》。2.《合同档案销毁申请表》经公司领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁合同档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人应在《合同档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告公司领导。5.《合同档案销毁清册》应包括合同档案名称、编号、销毁日期等内容，作为档案管理部门的永久保存资料。七、合同档案的信息化管理（一）建立数据库档案管理部门应建立合同档案目录数据库，将合同档案的基本信息录入数据库，实现档案信息的计算机检索和管理。（二）数据维护1.定期对合同档案目录数据库进行维护，确保数据的准确性和完整性。2.如合同档案的基本信息发生变更，应及时在数据库中进行更新。（三）信息化利用1.利用信息化手段，为合同档案的查阅、借阅提供便利，提高档案利用效率。2.探索开展合同档案信息化分析工作，为公司决策提供数据支持。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门合同档案的管理情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门不定期对合同档案管理工作进行审计，确保合同档案管理工作规范、有效。（二）考核评价1.将合同档案管