物业科档案管理制度汇编

PAGE物业科档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强物业科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，提高物业管理工作效率和服务质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于物业科各部门在物业管理活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义物业科档案是指物业科在物业管理服务、设施设备维护、客户服务、行政管理等工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：物业科档案由综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映物业管理活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集物业管理活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及公司机密、客户隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅、利用效率，为物业管理工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.负责制定和完善物业科档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理物业科各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查阅利用。4.负责档案库房的日常管理，确保档案存放安全，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。5.对物业科各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员业务水平。6.按照有关规定，做好档案的移交、接收工作，确保档案的连续性和完整性。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和保管工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室归档。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.学习和掌握档案管理知识，遵守档案管理制度，不断提高本部门档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业管理服务物业服务合同、协议及其补充协议。物业项目接管验收资料，包括物业共用部位、共用设施设备清单及验收记录等。日常巡查记录、维修记录、保养记录、安全检查记录等。客户投诉处理记录、回访记录。社区文化活动资料，如活动方案、照片、视频等。2.设施设备管理设施设备台账，包括设备名称、型号、规格、购置时间、维修保养记录等。设施设备运行记录，如电梯运行记录、消防设施巡检记录等。设施设备维修计划、维修报告、更换零部件记录。设施设备更新改造资料，包括改造方案、审批文件、验收报告等。3.客户服务业主/住户档案，包括业主基本信息、房屋信息、缴费记录等。装修管理资料，如装修申请表、装修协议、装修巡查记录等。物业服务费用收缴记录，包括收费台账、催缴记录等。社区关系维护资料，如与业主委员会沟通记录、社区共建活动资料等。4.行政管理物业科内部文件，包括通知、报告、请示、会议纪要等。工作计划、总结、统计报表等。人员招聘、培训、考核、奖惩等人事档案资料。财务预算、决算、收支报表等财务档案资料。办公用品采购、领用记录等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，确保档案的真实性、完整性和及时性。2.档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为物业管理服务、设施设备管理、客户服务、行政管理等四大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。编号格式可采用“年份+部门代码+流水号”，如“2023WY001”表示2023年物业科物业管理服务类的第1份档案。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物和不必要的附件，确保档案整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于查阅和检索。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.物业管理服务类档案应在相关工作结束后一个月内归档。2.设施设备管理类档案应根据设备维修保养周期和更新改造情况及时归档。3.客户服务类档案应在每月末进行整理归档。4.行政管理类档案应在文件办理完毕后一周内归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员按照整理要求，将本部门整理好的档案进行初步分类和编号，填写档案移交清单。2.档案移交清单一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案一并移交综合档案室。3.综合档案室对移交的档案进行审核、验收，如发现问题及时与移交部门沟通解决。审核验收合格后，在档案移交清单上签字确认，并将档案入库保管。（三）保管期限1.永久保管：涉及物业科重大决策、重要资产产权、长期合同协议等具有长远历史价值和凭证作用的档案。2.定期保管：分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案：包括物业项目接管验收资料、设施设备台账、重要维修改造资料、物业服务费用收缴记录等。保管期限为10年的档案：包括日常巡查记录、客户投诉处理记录、一般维修记录、社区文化活动资料等。（四）保管方式1.纸质档案：采用专用档案柜存放，按照档案类别和保管期限进行排列，便于查找和管理。2.电子档案：存储在专用服务器或存储设备上，建立电子档案数据库，按照档案分类体系进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。3.声像档案：采用光盘、磁带等介质进行存储，并注明档案内容、日期、来源等信息，与纸质档案或电子档案建立关联，统一管理。（五）库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等。3.档案存放应整齐有序，便于查找和利用。档案柜应定期进行检查和维护，确保档案存放安全。4.库房应设置专人负责管理，严格限制非档案管理人员进入库房。档案管理人员应定期对库房进行巡查，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.物业科内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅物业科档案，需持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经物业科负责人签字同意后，由综合档案室指定专人陪同查阅。查阅内容仅限于经批准的范围，不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.涉及公司机密、客户隐私等敏感信息的档案，查阅权限严格按照公司保密制度执行，未经授权不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等内容。2.《档案查阅申请表》经审批后，查阅人员持申请表到综合档案室办理查阅手续。3.综合档案室档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅人员姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得将档案带出档案室。如需摘抄、复制、拍照等，应事先向档案管理人员说明，经同意后方可进行。摘抄、复制的内容应经档案管理人员核对无误后，加盖档案查阅专用章。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在档案查阅登记簿上签字确认。（三）利用反馈1.档案利用部门或人员在利用档案后，应及时将利用效果反馈给综合档案室。利用效果反馈内容包括档案对工作的帮助、存在的问题及改进建议等。2.综合档案室应定期对档案利用情况进行统计分析，总结档案利用规律和存在的问题，不断优化档案管理工作，提高档案利用价值。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由物业科负责人担任组长，综合档案室负责人及各部门负责人为成员。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应从档案内容的真实性、完整性、准确性以及与物业管理工作的相关性等方面进行综合评估。3.对于涉及法律纠纷、产权归属、重要历史事件等具有潜在凭证作用的档案，应适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行逐卷鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁申请表》经物业科负责人审核批准后，由综合档案室负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，内容包括档案销毁申请表编号、档案名称、编号、保管期限、销毁日期、销毁方式、监销人员签字等。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应做到数据准确、内容完整、报送及时。统计报表包括档案数量统计表、档案利用情况统计表、档案销毁情况统计表等。3.档案统计数据应作为物业科档案管理工作考核和决策的重要依据，定期进行分析总结，为档案管理工作的改进提供参