公司档案室借阅管理制度

PAGE公司档案室借阅管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室档案资料的管理，确保档案资料的安全与完整，规范档案借阅行为，提高档案资料的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.确保档案资料的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.提高档案资料的利用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案借阅管理职责（一）档案室职责1.负责档案的收集、整理、保管和统计工作，确保档案资料的完整与安全。2.建立健全档案借阅登记制度，对借阅档案的情况进行详细记录。3.按照规定的程序办理档案借阅手续，对借阅档案的人员进行指导和监督。4.定期对档案借阅情况进行检查和总结，及时发现问题并采取措施加以解决。（二）借阅部门及人员职责1.借阅部门应指定专人负责档案的借阅工作，并确保借阅人员遵守本制度的规定。2.借阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失档案。3.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期使用，应办理延期手续。4.借阅人员在使用档案过程中，如发现档案资料存在问题，应及时向档案室报告。三、档案借阅范围（一）可供借阅的档案1.公司已归档的各类文件、资料、报表等，包括但不限于行政文件、财务档案、业务合同、技术资料等。2.经公司领导批准，可供查阅的其他档案资料。（二）限制借阅的档案1.涉及公司机密的档案资料，如商业秘密、技术秘密、财务机密等，须经公司保密委员会批准后方可借阅。2.正在办理的重要业务档案，如重大项目的策划、实施、验收等档案，在业务未结束前，仅限相关业务部门人员查阅，如需借阅，须经业务部门负责人同意。3.法律法规规定限制公开的档案资料，按照相关规定执行。四、档案借阅程序（一）填写借阅申请表借阅人员需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。申请表应提交至所在部门负责人审核签字。（二）部门负责人审核部门负责人根据工作需要和实际情况，对借阅申请进行审核。如申请合理，予以签字批准；如申请不符合规定或不必要，应说明理由并拒绝批准。（三）档案室审批经部门负责人批准的借阅申请，提交至档案室。档案室管理人员对申请进行再次审核，确认档案的可用性和借阅人员的资格。如审核通过，在申请表上签字，并安排档案借阅事宜。（四）借阅登记档案室管理人员根据审批后的申请表，对借阅档案进行详细登记。登记内容包括借阅日期、借阅人员姓名、部门、档案名称、数量、预计归还日期等。同时，为借阅人员提供档案借阅凭证。（五）档案借阅借阅人员凭借阅凭证到档案室领取档案。档案室管理人员应向借阅人员当面清点档案数量，并告知其档案的保管要求和注意事项。（六）归还档案借阅人员应在规定的归还日期前，将档案归还至档案室。档案室管理人员在验收档案时，应检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或泄密情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。验收合格后，在借阅登记册上注明归还日期，并注销借阅凭证。五、档案借阅期限（一）一般档案借阅期限一般档案的借阅期限为[X]个工作日。如需延期使用，借阅人员应提前[X]个工作日向档案室提出申请，经批准后方可延期。延期最长不得超过[X]个工作日。（二）特殊档案借阅期限对于涉及公司机密的档案资料，借阅期限根据具体情况由公司保密委员会确定，最长不得超过[X]个工作日。如需延期，须重新办理审批手续。六、档案借阅要求（一）借阅人员必须妥善保管档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。（二）借阅人员应在档案借阅凭证规定的地点查阅档案，不得在其他无关场所查阅。（三）借阅人员如需复印档案资料，应经档案室管理人员同意，并按照规定的程序办理复印手续。复印后的档案资料应妥善保管，不得随意传播。（四）借阅人员在使用档案过程中，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、圈划、批注或污损。（五）借阅人员应严格遵守公司的保密制度，对借阅的档案资料负有保密责任，不得泄露档案内容。如因工作需要必须引用档案内容时，应经档案室管理人员同意，并注明档案来源。七、档案借阅监督与检查（一）档案室管理人员应定期对档案借阅情况进行检查，确保档案按时归还，档案资料的完整性和保密性得到保障。（二）公司内部审计部门或其他相关部门有权对档案借阅情况进行抽查，如发现问题，应及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。（三）对于违反本制度规定的借阅行为，档案室管理人员应及时制止，并报告公司领导。公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款等处罚；如造成严重后果的，将依法追究其法律责任。八、档案借阅的信息化管理（一）建立档案借阅管理信息系统，实现档案借阅申请、审批、登记、查询、统计等业务的信息化管理。（二）借阅人员可通过公司内部网络，在线提交档案借阅申请，查询档案借阅状态和历史记录。（三）档案室管理人员应及时