档案管理员离岗移交制度

PAGE档案管理员离岗移交制度一、总则（一）目的为了规范档案管理员离岗时的工作交接行为，确保档案管理工作的连续性、准确性和完整性，防止档案资料的丢失、损坏或泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案管理员岗位人员离岗时的工作交接。（三）基本原则1.依法依规原则：交接工作必须严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准。2.全面准确原则：交接内容应涵盖档案管理工作的各个方面，确保资料完整、准确无误。3.及时高效原则：离岗人员应在规定时间内完成交接工作，接收人员应及时进行审核，确保交接工作顺利进行，不影响档案管理工作的正常开展。二、交接准备（一）离岗通知1.档案管理员确定离岗日期后，应提前[X]个工作日向所在部门及档案管理部门提交书面离岗申请，说明离岗原因、离岗时间等信息。2.所在部门及档案管理部门收到申请后，应在[X]个工作日内进行审核，并通知离岗人员。如因特殊情况需调整离岗时间，应提前与相关部门沟通协调。（二）资料整理1.离岗人员在接到离岗通知后，应立即对其所负责的档案资料进行全面整理。按照档案类别、保管期限、年度等进行分类，核对档案数量、编号等信息，确保档案资料的完整性和准确性。2.对电子档案进行备份，并检查存储介质的可读性和完整性。同时，清理个人电脑及存储设备中的档案相关数据，确保不遗留无关信息。3.整理档案管理工作中形成的各类文件、记录、台账等资料，如档案借阅登记册、档案利用情况统计报表等，确保资料齐全、有序。（三）交接清单编制1.离岗人员根据资料整理情况，编制详细的交接清单。交接清单应包括档案类别、名称、数量、存放位置、电子档案存储路径等信息，确保清单内容清晰、准确。2.对于重要档案或特殊档案，应在交接清单中注明其特殊情况及注意事项。3.交接清单应一式三份，由离岗人员、接收人员和监交人分别签字确认。三、交接内容（一）档案实体交接1.纸质档案交接：按照交接清单逐一核对档案数量、名称、编号等信息，确保档案实体与清单一致。同时，检查档案的装订、编目等情况，如有问题应及时记录并协商解决。2.电子档案交接：将电子档案备份存储介质移交给接收人员，并确保接收人员能够正常读取和使用。同时，提供电子档案的目录清单及相关说明，便于接收人员进行管理。3.特殊载体档案交接：如照片、录音、录像等特殊载体档案，应按照相关规定进行整理和交接。交接时，应检查载体的完好性、存储信息的可读性等情况，并做好记录。（二）档案管理系统操作权限交接1.离岗人员应在交接前将其在档案管理系统中的操作权限全部移交，确保接收人员能够正常使用系统进行档案管理工作。2.接收人员应及时修改自己的系统登录密码，并对系统中的个人信息进行更新。3.交接过程中，应对档案管理系统的操作记录进行检查，确保系统操作的合规性和准确性。（三）档案管理工作流程及相关规定交接1.离岗人员向接收人员详细介绍档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作流程，以及各项工作的具体要求和注意事项。2.交接档案管理工作中涉及的相关规章制度，如档案借阅制度、档案保密制度等，并确保接收人员熟悉并遵守这些规定。3.分享档案管理工作中的经验和技巧，帮助接收人员尽快熟悉工作环境，提高工作效率。（四）未完成工作交接1.对于离岗时正在进行的档案管理工作任务，如档案整理项目、档案数字化工作等，离岗人员应向接收人员详细说明工作进展情况、已完成的工作内容、下一步工作计划等，并提供相关的工作记录和资料。2.接收人员应根据离岗人员的介绍，制定详细的工作计划，确保未完成的工作能够顺利推进，不影响档案管理工作的整体进度。四、交接程序（一）交接申请离岗人员在完成交接准备工作后，应向所在部门及档案管理部门提交交接申请，说明交接准备情况、交接时间等信息。（二）交接会议1.所在部门及档案管理部门在收到交接申请后，应组织召开交接会议。会议由档案管理部门负责人主持，离岗人员、接收人员、监交人等参加。2.在交接会议上，离岗人员应按照交接内容逐一进行汇报，并将交接清单及相关资料提交给接收人员。接收人员应认真核对交接内容，如有疑问应及时提出。3.监交人应对交接过程进行监督，确保交接工作的合规性和公正性。（三）现场核对1.交接会议结束后，接收人员应与离岗人员一同到档案存放地点进行现场核对，按照交接清单逐一清点档案实体，检查档案管理系统操作权限等情况。2.在现场核对过程中，如发现问题应及时记录并协商解决。对于无法当场解决的问题，应明确责任人和解决期限，并形成书面记录。（四）签字确认1.现场核对无误后，离岗人员、接收人员和监交人应在交接清单上签字确认。交接清单一式三份，分别由离岗人员、接收人员和档案管理部门留存。2.交接双方应在交接记录上签字，明确交接时间、交接内容、交接双方等信息。交接记录作为档案管理工作的重要资料，应妥善保存。五、监交规定（一）监交人员职责1.监交人员应由档案管理部门负责人或其指定的人员担任。监交人员应全程参与交接过程，对交接工作进行监督和指导。2.监交人员应确保交接工作符合相关法律法规和行业标准的要求，交接内容完整、准确，交接程序合规。3.对于交接过程中出现的问题，监交人员应及时协调解决，确保交接工作顺利进行。（二）特殊情况监交1.如离岗人员与接收人员存在争议或矛盾，监交人员应及时进行调解，确保交接工作能够客观、公正地进行。2.对于涉及重要档案或敏感信息的交接，应增加监交人员的数量或邀请相关部门的人员参与监交，确保交接工作的安全性和保密性。六、后续管理（一）接收人员培训1.接收人员在完成交接后，档案管理部门应组织对其进行相关培训，使其尽快熟悉档案管理工作流程和相关规定。2.培训内容应包括档案管理系统操作培训、档案整理规范培训、档案保密知识培训等，确保接收人员能够独立承担档案管理工作任务。（二）定期检查1.档案管理部门应定期对接收人员的档案管理工作进行检查，检查内容包括档案整理情况、档案利用情况、档案安全管理情况等。2.对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保档案管理工作质量不断提高。（三）责任追溯1.如因交接工作不规范或交接人员责任不清导致档案资料出现问题，应按照相关规定追究交接人员的责任。2.对于离岗人员在交接前已发现但未及时处理的问题，仍由离岗人员承担相应责任；对于交接后接收人员发现的问题，由接收人员