法庭档案室制度规范要求

PAGE法庭档案室制度规范要求一、总则（一）目的为加强法庭档案室的规范化管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度规范要求。（二）适用范围本制度适用于本法庭档案室的档案管理工作，包括各类案件档案、行政文件、业务资料等的收集、整理、保管、查阅和利用。（三）基本原则1.集中统一管理原则：法庭档案室对全庭各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映法庭工作的全过程，保证档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为法庭工作和社会公众提供便捷的档案服务。二、档案收集（一）收集范围1.案件档案：包括各类刑事、民事、行政案件的立案材料、庭审记录、证据材料、裁判文书等。2.行政文件：法庭的各类行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结等。业务资料：司法统计报表、调研文章、案例分析、培训资料等。其他相关资料：与法庭工作有关的各类声像资料、电子文档等。（二）收集要求1.及时性：各部门在工作完成后应及时将相关档案材料移交档案室，确保档案的及时收集。2.完整性：移交的档案材料应齐全完整，符合档案整理的要求。3.准确性：档案材料的内容应真实准确，签字盖章等手续完备。（三）收集程序1.部门整理：各部门负责对本部门产生的档案材料进行初步整理，按照档案类别和时间顺序进行分类、排序，确保材料的整齐有序。2.移交登记：各部门填写《档案移交登记表》,详细注明移交档案的名称、数量、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.档案室接收：档案室对移交的档案进行认真核对，检查档案的完整性和准确性，符合要求的予以接收，并在《档案移交登记表》上注明接收日期。三、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.年度分类法：根据文件形成的年度进行分类，将档案分为不同年度的类别。2.保管期限分类法：按照档案的保管期限，分为永久、长期（[具体年限]年）、短期（[具体年限]年）三类。3.机构（问题）分类法：结合法庭的内部机构设置或业务问题，对档案进行进一步细分。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，去除金属物，采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件牢固整齐。2.编页号：在每份文件材料的有字页面正面的右上角、背面的左上角编写页号，以便于统计和查找。3.编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，准确反映卷内文件的内容和排列顺序。4.装盒：将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息，如全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止卷号等。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房内配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等，确保档案保管环境的适宜和安全。（二）档案上架1.按照分类标准，将档案盒有序排列上架，同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。2.建立档案存放索引，标明各类档案在密集架上的存放位置，方便快速定位档案。（三）保管期限管理1.定期对档案的保管期限进行鉴定，根据档案的实际价值和相关规定，确定档案的保管期限是否需要调整。2.对超过保管期限的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案保管的合理性和有效性。（四）安全管理1.制定安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案库房的日常巡查，及时发现和排除安全隐患。2.采取安全防护措施，如安装监控设备、门禁系统、防盗报警装置等，防止档案被盗、被篡改或遭受其他安全事故。3.定期进行档案安全检查，包括对档案实体的检查和对保管环境的检测，确保档案的安全保管。五、档案查阅（一）查阅范围1.本法庭工作人员因工作需要：可查阅与本人工作相关的档案材料，包括案件档案、行政文件、业务资料等。2.外单位因工作需要：经法庭批准，可查阅相关档案，但必须遵守查阅规定，办理查阅手续。3.当事人及代理人：在符合法律规定和法庭要求的情况下，可查阅与其案件相关的档案材料。（二）查阅手续1.本法庭工作人员查阅档案：填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案：需提交单位介绍信、查阅人有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经法庭分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案室应安排专人陪同。3.当事人及代理人查阅档案：应提交有效身份证件、授权委托书（当事人委托代理人查阅的），填写《档案查阅申请表》，经法庭案件承办人同意后，到档案室查阅。查阅时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自摘抄、复制档案内容。（三）查阅限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案：严格按照国家有关法律法规进行管理，限制查阅范围和查阅方式，确保档案信息的安全保密。2.正在审理或执行的案件档案：根据案件审理和执行的需要，按照法庭的相关规定进行查阅，防止档案信息的不当泄露对案件造成影响。（四）查阅登记1.档案室对每一次档案查阅进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅目的、档案名称、查阅期限等信息。2.查阅人归还档案时，档案室应检查档案的完整性，确认无误后在查阅登记本上注明归还日期。六、档案利用（一）利用方式1.提供档案原件查阅：根据查阅人的需求，提供档案原件供其查阅，确保查阅人能够获取准确的档案信息。2.档案复制：对于确需复制档案的情况，档案室应按照规定的程序进行办理。复制档案应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案室印章，并注明复制日期、份数等信息。3.档案摘录：查阅人如需摘录档案内容，应经档案室同意，并在指定的地点进行。摘录内容应准确无误，不得擅自修改或歪曲档案原意。摘录完成后，查阅人应签字确认，并注明摘录日期。（二）利用审批1.本法庭工作人员利用档案：按照查阅手续进行审批，经所在部门负责人签字同意后即可利用。2.外单位利用档案：需经法庭分管领导批准，并按照查阅手续办理相关事宜。3.当事人及代理人利用档案：经法庭案件承办人同意后，按照查阅手续进行利用。（三）利用反馈1.鼓励利用档案的人员对档案利用情况进行反馈，提出改进档案管理和服务的意见和建议。2.档案室对利用反馈信息进行收集整理，分析研究档案利用过程中存在的问题，及时采取措施加以改进，提高档案利用的质量和效率。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由法庭分管领导担任组长，档案室负责人及相关业务部门负责人为成员。鉴定工作小组负责对档案的鉴定工作进行组织领导和审核把关。（二）鉴定标准1.根据档案的形成时间：对档案的时效性进行评估，确定是否仍具有保存价值。2.依据档案的内容：判断档案对法庭工作、历史研究、社会利用等方面的重要性，确定其保存价值。3.考虑档案的完整性：对于残缺不全、无法反映主要内容的档案，可根据实际情况进行鉴定。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案室对到期档案进行初步整理，按照保管期限和类别进行分类，确定需要鉴定的档案范围。2.详细审查：鉴定工作小组对初步筛选出的档案进行详细审查，逐卷逐件分析档案的内容、价值和保存状况，提出鉴定意见。3.形成鉴定报告：根据鉴定意见，编制《档案鉴定报告》，明确鉴定结论，即哪些档案需要继续保存，哪些档案可以销毁。4.审批备案：《档案鉴定报告》报法庭分管领导审批后，送档案室备案。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对经鉴定批准销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审批签字：《档案销毁清册》经法庭分管领导签字确认后，方可进行销毁。3.实施销毁：销毁档案应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等符合环保要求的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.销毁记录：对档案销毁的时间、地点、方式、监督人等信息进行详细记录，并由参与销毁的人员签字确认。销毁记录应长期保存。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度新增数量、累计数量、销毁数量等。2.档案利用情况统计：统计档案查阅、复制、摘录等利用方式的次数、人数、利用档案的类别等信息。3.档案保管状况统计：对档案的保管期限、存放位置、完好情况等进行统计分析。（二）统计方法1.建立档案统计台账：档案室应设立专门的档案统计台账，对各项统计内容进行详细记录。2.定期统计与分析：每月、每季度、每年对档案统计数据进行汇总分析，形成统计报表和分析报告，为档案管理决策提供依据。