档案馆数字资源管理制度

PAGE档案馆数字资源管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆数字资源的管理，确保数字资源的完整性、准确性、安全性和可用性，充分发挥数字资源在公司/组织发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆数字资源的采集、整理、存储、利用、安全管理等活动。（三）基本原则1.合法性原则：数字资源的管理应符合国家法律法规和相关行业标准的要求。2.真实性原则：确保数字资源的内容真实可靠，与原始档案一致。3.完整性原则：保证数字资源的全面性，不遗漏重要信息。4.安全性原则：采取有效措施保障数字资源的安全，防止数据丢失、泄露和损坏。5.便捷性原则：便于数字资源的检索、利用和共享，提高工作效率。二、数字资源采集（一）采集范围1.本公司/组织在各项业务活动中形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于办公文档、业务报表、合同协议、技术资料等。2.对传统档案进行数字化转换后形成的数字副本，如纸质文件、照片、录音录像等。3.从外部获取的与本公司/组织相关的有价值的数字资源，如行业数据、政策法规文件等。（二）采集要求1.明确采集的标准和规范，确保采集的数字资源格式统一、质量合格。2.对于电子文件，应在其形成过程中同步进行采集，保证数据的实时性和准确性。3.对传统档案数字化转换时，应按照相关技术标准进行操作，保证转换后的数字副本与原始档案内容一致。4.采集的数字资源应进行元数据著录，以便于管理和检索。（三）采集流程1.需求提出：各部门根据工作需要，向档案馆提出数字资源采集需求。2.审核批准：档案馆对采集需求进行审核，报公司/组织相关领导批准。3.采集实施：按照批准的采集方案进行数字资源的采集工作。4.质量检查：采集完成后，对数字资源的质量进行检查，确保符合要求。5.入库存储：将质量合格的数字资源存储到档案馆的数字资源库中。三、数字资源整理（一）分类标准1.按照公司/组织的业务分类，如行政、财务、人力资源、业务项目等进行一级分类。2.在一级分类基础上，根据数字资源的内容、形式等进行二级及以下分类。3.参考国家档案分类标准，结合本公司/组织实际情况，制定科学合理的分类体系。（二）编号规则1.为每一类数字资源赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。2.编号应包含分类代码、年度、顺序号等要素，便于识别和管理。（三）元数据管理1.建立完善的元数据体系，对数字资源的基本信息、背景信息、保管期限等进行著录。2.元数据应与数字资源同步更新，确保其准确性和完整性。3.利用元数据进行数字资源的检索、统计和分析。（四）整理流程1.初步筛选：对采集到的数字资源进行初步筛选，剔除重复、无效的数据。2.分类编号：按照分类标准和编号规则对数字资源进行分类编号。3.元数据著录：为数字资源著录元数据。4.审核校对：对整理后的数字资源进行审核校对，确保整理结果准确无误。5.存储上架：将整理好的数字资源存储到相应的存储设备中，并进行上架管理。四、数字资源存储（一）存储设备1.选用安全可靠、性能稳定的存储设备，如磁盘阵列、磁带库、云存储等。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保其正常运行。（二）存储方式1.根据数字资源的特点和使用频率，选择合适的存储方式，如在线存储、近线存储、离线存储等。2.对重要的数字资源进行多副本存储，防止数据丢失。（三）存储环境1.提供适宜的存储环境，保证温度、湿度、防尘、防火、防盗等条件符合要求。2.建立存储环境监测系统，实时监测存储环境的各项参数。（四）存储管理1.建立数字资源存储台账，记录数字资源的存储位置、存储时间、存储介质等信息。2.定期对数字资源进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。3.对存储设备进行定期盘点，确保数字资源的存储情况清晰准确。五、数字资源利用（一）利用权限1.根据数字资源的密级和使用范围，设定不同的利用权限。2.明确各类人员对数字资源的访问权限，如查阅、下载、修改等。（二）利用流程1.申请：用户根据工作需要，向档案馆提交数字资源利用申请。2.审核：档案馆对利用申请进行审核，批准后给予相应的利用权限。3.利用：用户按照规定的权限和流程利用数字资源。4.登记：对数字资源的利用情况进行登记，包括利用时间、利用人员、利用内容等。（三）共享机制1.建立数字资源共享平台，实现数字资源在公司/组织内部的共享。2.制定数字资源共享规则，明确共享的范围、方式和审批程序。3.对共享的数字资源进行跟踪管理，确保共享过程的安全和合规。（四）统计分析1.定期对数字资源的利用情况进行统计分析，如利用频率、利用部门、利用类型等。2.根据统计分析结果，为公司/组织的决策提供数据支持，优化数字资源管理策略。六、数字资源安全管理（一）安全策略1.制定完善的数字资源安全策略，包括访问控制、数据加密、病毒防护等。2.定期对安全策略进行评估和更新，确保其有效性。（二）访问控制1.采用身份认证、授权管理等技术手段，对数字资源的访问进行严格控制。2.限制非授权人员对数字资源的访问，防止数据泄露。（三）数据加密1.对重要的数字资源进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。2.选用合适的加密算法和密钥管理系统，保证加密的强度和可靠性。（四）病毒防护1.安装先进的病毒防护软件，定期对数字资源进行病毒扫描和查杀。2.及时更新病毒库和系统补丁，防止病毒入侵。（五）安全审计1.建立数字资源安全审计机制，对数字资源的访问、操作等行为进行审计。2.定期对安全审计结果进行分析，发现问题及时处理。（六）应急处理1.制定数字资源安全应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期进行应急演练，提高应对安全事件的能力。3.发生安全事件时，应及时采取措施进行处理，减少损失，并向上级报告。七、人员管理（一）人员职责1.档案馆管理人员：负责数字资源的采集、整理、存储、利用、安全管理等工作。2.各部门兼职档案员：协助档案馆进行数字资源的采集和整理工作，负责本部门数字资源的日常管理。3.系统管理员：负责数字资源管理系统的维护和管理，保障系统的正常运行。（二）培训与考核1.定期组织数字资源管理相关人员参加培训，提高其业务水平和技能。2.建立人员考核机制，对数字资源管理工作进行考核，考核结果与绩效挂钩。八、监督与检查（一）监督机制1.设立专门的监督机构或人员，对数字资源管理制度的执行情况进行监督。2.定期对数字资源管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.数字资源采集、整理、存储、利用、安全管理等环节的工作是否符合制度要求。2.数字资源管理系统的运行情况是否正常。3.人员职责履行情况是否到位。（三）整改措施1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.责任部门应按照整改通知书的要求进行整改，并将整改情况及